Gekündigt, aber noch eingeloggt

Eine Untersuchung von Deel und Censuswide zeigt zudem, dass mehr als die Hälfte der Betroffenen diese Zugänge tatsächlich weiter nutzt. Das kann Unternehmen vor erhebliche Datenschutz- und Sicherheitsprobleme stellen.

Digitale Zugänge bleiben häufig bestehen

Für die Studie wurden 2.000 Vollzeitbeschäftigte in Deutschland befragt. 32 Prozent gaben an, nach dem Ende ihres Arbeitsverhältnisses noch Zugriff auf digitale Ressourcen ihres früheren Arbeitgebers zu haben. Dazu zählen etwa E-Mail-Konten, Cloud-Speicher, Projektmanagement-Plattformen und andere berufliche Anwendungen.

Von den Personen mit fortbestehendem Zugriff nutzen 54 Prozent die entsprechenden Angebote weiterhin. Insgesamt berichtete nur knapp die Hälfte der Befragten, dass ihre Zugänge vollständig deaktiviert worden seien.

Damit wird das Ausscheiden aus einem Unternehmen nicht zwangsläufig auch digital abgeschlossen. Bleiben Konten aktiv, können Unternehmen unter Umständen nicht mehr zuverlässig nachvollziehen, wer auf interne Dateien und Systeme zugreift und ob dafür noch eine Berechtigung besteht.

Maximilian Lux, Country Lead DACH bei Deel, sieht deshalb Handlungsbedarf beim Offboarding. Die Deaktivierung von Konten müsse ebenso selbstverständlich sein wie die Rückgabe von Arbeitsgeräten und Schlüsseln.

Berufliche Geräte und Konten für private Zwecke

Die Ergebnisse zeigen außerdem, dass viele Beschäftigte berufliche und private Nutzung nicht konsequent trennen. 40 Prozent haben nach eigenen Angaben schon einmal ein Arbeitsgerät ihres aktuellen oder früheren Arbeitgebers privat verwendet. 32 Prozent nutzten berufliche Konten oder Logins für persönliche Zwecke, etwa für private Nachrichten oder zum Speichern eigener Dateien in einem Unternehmens-Cloudspeicher.

Für 31 Prozent ist der berufliche Zugang dabei vor allem eine Frage der Bequemlichkeit: Sie empfinden ihn als schneller oder praktischer als die private Alternative.

Die Vermischung endet nicht immer bei persönlichen Erledigungen. 27 Prozent der Befragten gaben an, Geräte oder Zugänge ihres Arbeitgebers für Nebenjobs oder eigene Projekte einzusetzen. Bei 21 Prozent durften zudem Personen aus dem privaten Umfeld berufliche Geräte, Arbeitsmittel oder Konten mitnutzen.

Klare Regeln für Zugriffsrechte erforderlich

Werden Firmenkonten für unterschiedliche Zwecke oder durch mehrere Personen verwendet, wird es schwieriger, Zugriffe eindeutig zuzuordnen. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass vertrauliche Informationen außerhalb des vorgesehenen Personenkreises verfügbar sind.

Lux zufolge müssen Unternehmen dafür nicht grundsätzlich auf flexible Arbeitsweisen verzichten. Entscheidend seien vielmehr klare Nutzungsregeln, individuelle Zugänge und IT-Prozesse, mit denen sich Berechtigungen kontrollieren lassen.

Die Untersuchung unterstreicht damit zwei zentrale Aufgaben für Unternehmen: Während eines Beschäftigungsverhältnisses sollte geregelt sein, wofür berufliche Geräte und Konten genutzt werden dürfen. Beim Austritt müssen sämtliche Zugriffsrechte systematisch überprüft und nicht mehr benötigte Berechtigungen entzogen werden. Ein verbindlicher Offboarding-Prozess kann dazu beitragen, unkontrollierte Zugänge und unnötige Datenschutzrisiken zu vermeiden.

(red/Deel)