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Helpful TipsSogar Warren Buffet, einer der erfolgreichsten Unternehmer der Welt, zitiert Dale Carnegies „Die Kunst, beliebt und einflussreich zu werden“ als wichtigen Einfluss auf sein Leben.

Im Jahr 1930 veröffentlicht avancierte das Buch schnell zu einem Klassiker der Ratgeber-Literatur und bietet wichtige Lektionen für den geschäftlichen Erfolg. Der Autor beschreibt dreißig wesentliche Verhaltensweisen sympathischer, überzeugender und einflussreicher Führungspersonen. Die Quintessenz: Erfolgreiches Management basiert auf Empathie.

Das gilt auch bei eDiscovery-Prozessen. Umso mehr deshalb, da der enorme Druck, dem die Beteiligten in der Regel ausgesetzt sind, häufig noch durch technologische Hürden, rechtliche Änderungen und vielschichtige, komplexe Arbeitsprozesse verstärkt wird – all dies unter knappen Fristen und Termindruck. In einem derart gespannten Umfeld besteht die Gefahr, dass die Qualität der Arbeitsbeziehungen leidet. Deshalb müssen eDiscovery-Anbieter ihren Kunden neben Praxiswissen und Erfahrung auch ein Gefühl der Sicherheit vermitteln. Das schaffen Sie, indem Sie sich Handlungsweisen angewöhnen, die schon zu Carnegies Zeiten zu Erfolg geführt und bis heute nicht an Relevanz eingebüßt haben.

Was ist eDiscovery?

Discovery-Verfahren sind im US-Recht ähnlich einem Beweisermittlungsverfahren der Verhandlung vorgeschaltet. Eine Besonderheit bildet die eDiscovery. Sie umfasst sämtliche elektronische Daten.

DIe elektronischen Beweismittel zur rechten Zeit im richtigen Format vorzulegen ist für eine erfolgreiche Strafverfolgung, behördliche Anfragen und Ermittlungen besonders wichtig. Angesichts von immer komplexer werdenden rechtlichen Anforderungen und einem wachsenden Datenvolumen ist der Beweissicherungsprozess schwieriger und kostenintensiver als je zuvor. 

1. Fragen Sie Ihren Kunden, was erreicht werden soll

„Was genau wollen Sie erreichen?“ – Diese Frage sollten eDiscovery-Anbieter ihren Kunden gleich zu Beginn der Zusammenarbeit stellen und während des gesamten Projektes oft wiederholen. Die Bedürfnisse und Anforderungen der eDiscovery sollten von Anfang an klar sein. Da die Fälle sich oft rapide entwickeln und dabei verändern können, sollten die Beteiligten regelmäßig prüfen, ob der eingeschlagene Kurs noch zielführend ist. Denn eingangs definierte Vorgehensweisen müssen möglicherweise angepasst werden, wenn bestimmte Ansprüche einer Partei fallen gelassen werden oder die Rolle einzelner Custodians sich wandelt. Prüfen Sie immer wieder gemeinsam mit dem Kunden, ob Sie auf gleicher Linie sind und ein gemeinsames Ziel vor Augen haben. Passen Sie Ihren Ansatz gegebenenfalls an.

2. Besprechen Sie frühzeitig, wie das Endergebnis aussehen soll

Das Format für die Zusammenstellung der erforderlichen Daten wird im Rahmen der Spezifikation bestimmt. Diese legt auch fest, wie die Dokumente gesichtet und kodiert werden, und definiert übergeordnete Arbeitsabläufe.

Klären Sie relevante Fragen, bevor die Spezifikation erstellt wird. Zielt die Sammlung, Verarbeitung und Sichtung der Daten darauf ab, die erforderlichen Dokumente einer Gegenpartei und dem Gericht vorzulegen? Oder sollen die Informationen einer Regulierungsbehörde zur Verfügung gestellt werden? Ist das Endprodukt für eine interne Ermittlung bestimmt? In welcher Form müssen die Ergebnisse vorliegen? Welche zeitlichen Beschränkungen bestehen?

3. Empfehlen Sie geeignete Technologien

Werden in einer eDiscovery bereits vorhandene oder neue Technologien eingesetzt, kann das dem Kunden Zeit und Geld sparen. Deshalb sollten Sie Empfehlungen über geeignete Technologien aussprechen, wenn sich dies anbietet. Elektronische Duplikaterkennung oder Email-Threading sind nur zwei Beispiele für Anwendungen, mit deren Hilfe die Sichtung von Daten kosteneffizienter und konsistenter gestaltet werden kann. Neue Hilfsmittel kommen immer wieder auf den Markt und eDiscovery-Experten sollten in der Lage sein, die jüngsten technologischen Entwicklungen zu bewerten und gegebenenfalls ihren Kunden zu empfehlen.

4. Vermeiden Sie Technik-Jargon

Technologie-Spezialisten neigen dazu, in der Kundenkommunikation ein Übermaß an technischem Jargon zu verwenden, um ihre Kompetenz unter Beweis zu stellen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass der Kunde Sie engagiert hat, weil er selbst kein Experte ist! Zu viel technisches Geschwätz macht die Angelegenheit nur komplizierter. Achten Sie darauf, sich klar und einfach auszudrücken.

5. Zeigen Sie Entgegenkommen in der Kundenkommunikation

Bei einer eDiscovery müssen häufig enge Terminpläne eingehalten werden. Auch kann es während des Prozesses zu Kursänderungen kommen, durch die der Kunde sich möglicherweise verunsichert fühlt. Um Verlässlichkeit zu demonstrieren, sollten Sie bei der Kommunikation äußerst entgegenkommend sein. Antworten Sie auf jede Email - selbst wenn Sie nur zurück schreiben, dass Sie die Nachricht erhalten haben und sich in Kürze melden werden. Geben Sie klare Fristen vor, innerhalb derer Ihr Ansprechpartner mit einer Antwort rechnen kann. Auf diese Weise verdienen Sie sich das Vertrauen Ihres Kunden.

6. Bereiten Sie schriftliche Meetingpläne vor

Wenn Meetings vereinbart werden, ohne vorher das Ziel, den Inhalt und die Reihenfolge der behandelten Punkte zu bestimmen, kann dadurch viel Zeit verschwendet werden. Setzen Sie vorab eine schriftliche Agenda auf, damit alle Teilnehmer sich auf das Meeting vorbereiten und so die Zeit möglichst effizient nutzen können.

7. Zeichnen Sie Telefonate auf

Wenn Telefongespräche nicht dokumentiert werden, kann das Verwechslungen und Missverständnisse zur Folge haben. Deshalb ist es wichtig, selbst kurze Telefonate mit dem Kunden aufzuzeichnen und alle getroffenen Vereinbarungen schriftlich zu dokumentieren. Dadurch werden alle Teammitglieder in die Lage versetzt, einzelne Aspekte des Vorgehens jederzeit nachvollziehen zu können, selbst wenn sie an der Diskussion nicht beteiligt waren.

8. Machen Sie keine leeren Versprechungen

Offenheit und Aufrichtigkeit sind ausschlaggebend für den Aufbau starker Geschäftsbeziehungen. Anbieter von eDiscovery-Services sollten ihren Kunden gegenüber ehrliche Angaben über mögliche Dienstleistungen machen und dabei realistische Fristen setzen. Vermitteln Sie Ihrem Kunden eine wahrheitsgetreue Vorstellung davon, wie viel Aufwand und Zeit die einzelnen Elemente des eDiscovery-Prozesses in Anspruch nehmen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

9. Erklären Sie Ihre Zahlen

Neben einer klaren und einfachen Sprache ist die verständliche Wiedergabe von Zahlen wichtig für eine gelungene Kommunikation mit dem Kunden. Wenn Sie Zahlen zeigen, erklären Sie Ihrem Gegenüber, was genau sie damit demonstrieren möchten. Andernfalls sind die Angaben wertlos.

Das Erfolgsgeheimnis in der eDiscovery

Eine gute Kommunikationspraxis sowie Aufrichtigkeit und Transparenz sind ausschlaggebend für gutes Gelingen in der eDiscovery. Eine der wichtigsten Lektionen aus „Die Kunst, beliebt und einflussreich zu werden“ besagt, man solle sich in die Position des Kunden versetzen und ihn so behandeln, wie man das selbst von einem Dienstleister erwartet. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen – besonders in der eDiscovery wird sich das bezahlt machen.

Behnam SadoughBehnam Sadough, Director Strategy DACH bei Epiq Systems Deutschland

www.epiqsystems.com

 

 

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