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Dokumentenaustausch

Kaum eine Branche verfügt über einen ähnlich umfangreichen Datenbestand und mehr vertrauliches Wissen als die der Versicherungen. Ist der Begriff des „gläsernen Kunden“ gerechtfertigt, dann hier. Entsprechend hoch ist der Anspruch an einen sensiblen und verantwortungsbewussten Umgang mit den Daten der Versicherten. 

Dies mag einer der Gründe sein, warum viele Prozesse in der Versicherungsbranche nach wie vor papierbasiert ablaufen. Notwenig ist dies allerdings nicht, denn moderne Dokumentenaustauschsysteme ermöglichen eine manipulations- und rechtssichere Datenübertragung und helfen, bereits vorhandene Kommunikationsinfrastrukturen unkompliziert und sanft in die digitale Welt zu migrieren. Das Ergebnis ist eine umfassende Unified-Communications-Lösung, die sowohl der geforderten Digitalisierung der Versicherungsbranche als auch dem Datenschutz gerecht wird.

Für das reibungslose Tagesgeschäft sind digitale Inhalte ein Segen. Sie lassen sich leicht erstellen, umkompliziert bearbeiten und in Sekundenschnelle übertragen. Diese große Stärke ist aber auch ihr größter Nachteil, nämlich dann, wenn der Datenschutz und die Rechtssicherheit der Kommunikation im Vordergrund stehen. Hinzu kommt, dass Manipulationen an digitalen Inhalten selbst mit hohem forensischem Aufwand kaum nachweisbar sind. Datensensitive Branchen stellt dies vor große Herausforderungen, denn sie stehen in der Pflicht, Kundennutzen zu stiften und gleichzeitig absolut vertrauenswürdig zu arbeiten.

Dies gilt sowohl für den persönlichen Direktkontakt als auch für den Dokumentenaustausch mit Drittparteien. Der Anteil digital durchgeführter Beratungen hat sich in den letzten zwei Jahren mehr als verdoppelt und liegt aktuell bei einem Anteil von 28 Prozent. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Digitalisierung Gewerbe“, der auf Finanzdienstleister spezialisierten Managementberatung EY Innovalue. Umso wichtiger ist es, die enormen digitalen Datenmengen, die tagtäglich durch Versicherungsunternehmen wandern, rechtssicher zu übertragen.

Beste Voraussetzungen hierfür schafft die neue OfficeMaster Suite 7DX des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Mit der Software verbinden Unternehmen ihr E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail zu einer echten, manipulationssicheren Unified-Communications-Lösung.

NGDX – rechtssichere Alternative zur E-Mail

Die markanteste Neuerung der OfficeMaster Suite 7DX ist „Next Generation Document Exchange“ (NGDX), für einen rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen. NGDX übermittelt Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End als PDF an den Empfänger. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte sind hingegen vom Transfer ausgeschlossen. Der Dokumentenversand erfolgt dabei in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden – selbst ohne NGDX-Gegenstelle.

 

Next Generation Document Exchange NGDX

Bild: Manipulationssicherer Dokumentenaustausch mit der OfficeMaster Suite 7DX (Quelle Ferrari electronic).
 

Quittiert wird die erfolgreiche Übermittlung mit einem qualifizierten Sendebericht. Für Branchen, die der Archivierungspflicht unterliegen, bedeutet dies eine große Erleichterung: Bislang wurde die Archivierung häufig mithilfe umständlich dokumentierter Prozesse und teurer WORM-Speichersysteme erfüllt. Ein Nachteil dieser Verfahren ist, dass sich der erfolgreiche Austausch der Dokumente nicht belegen lässt. Anders bei NGDX: Der qualifizierte Sendebericht hat selbst vor Gericht Bestand und zeigt jederzeit an, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden.

Revisionssicherer Datenaustausch dank Blockchain

Kommt es zum digitalen Austausch unternehmenskritischer oder sensibler Daten, sind die Sicherheitsbedenken verständlicherweise groß. Unter Einsatz von NGDX sind diese allerdings unbegründet: Das System basiert auf aktuellen ITU-Kommunikationsstandards und lässt sich durch den Einsatz der Blockchain-Technologie vertrauenswürdig absichern. Für höchsten Manipulationsschutz kann diese „End-to-End“-Übertragung zusätzlich verschlüsselt oder digital signiert werden und entspricht somit selbst höchsten Sicherheitsansprüchen. Für geschäftskritische Dokumente besteht die Möglichkeit eines “digitalen Einschreibens mit Rückschein“. Damit ist NGDX neben dem Fax die erste rechtssichere Alternative zur E-Mail.

Indem jedem Geschäftsprozess ein eindeutiger Hashwert zugeordnet und in der Blockchain hinterlegt wird, können die einzelnen Schritte der unendlich vielen Datentransaktionen transparent und manipulationssicher nachvollzogen werden. So lässt sich jederzeit überprüfen, ob beispielsweise die angegebenen Kunden und Zahlungsziele korrekt sind, welcher Vertragsentwurf final ist oder ob die vorliegende Version auch ursprünglich so unterzeichnet wurde.

Verlustfreie Übertragung unabhängig vom Empfangsgerät

Der historisch dezentrale Aufbau der Versicherungsbranche und ihrer Anbieter, Niederlassungen und Makler hat zur Folge, dass viele unterschiedliche und teilweise nicht miteinander kompatible IT-Systeme im Einsatz sind. Einige Dokumentenaustauschsysteme versagen unter diesen erschwerten Bedingungen den Dienst. Nicht so NGDX: Das System ist abwärtskompatibel zum etablierten Faxprotokoll, so dass auch herkömmliche Faxserver und analoge Fax-Endgeräte ohne zusätzliche Soft- oder Hardware angesprochen werden können. Das gilt auch für moderne Multifunktionsgeräte.

Wegbereiter für die Digitalisierung der Versicherungsbranche

Die OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic bietet unzählige Anwendungsmöglichkeiten – sowohl innerhalb der Versicherungen als auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern, Unternehmen und Dienstleistern. Darüber hinaus ist sie kompatibel mit allen E-Mail- und Web-Clients sowie Microsoft Exchange 2019 und Notes. Nach Einrichtung der Telefonverbindung ist sie sofort funktionsfähig, eine Kopplung an mobile Endgeräte ist ebenfalls möglich. Damit ist OfficeMaster Suite 7DX die ideale Lösung für den rechtssicheren Dokumentenaustausch der Zukunft und zugleich Wegbereiter für die Digitalisierung der Versicherungsbranche.

Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender
Stephan Leschke
Vorstandsvorsitzender, Ferrari electronic AG

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