Shadow IT bleibt in deutschen Unternehmen weit verbreitet

Nicht freigegebene digitale Anwendungen gehören in vielen deutschen Unternehmen zum Arbeitsalltag.

Eine Befragung von Deel und Censuswide unter 2.000 Beschäftigten zeigt, dass vor allem fehlende offizielle Angebote und der Wunsch nach mehr Produktivität dazu führen, dass Mitarbeitende auf eigene Tools und KI-Anwendungen ausweichen.

Wenn offizielle Lösungen nicht ausreichen

Ob Übersetzungsdienst, Projektmanagement-Software oder KI-Chatbot: Nicht jede Anwendung, die Beschäftigte im Arbeitsalltag einsetzen, wurde zuvor von der IT geprüft und freigegeben. Laut der Untersuchung hat knapp ein Drittel der Befragten (32 Prozent) bereits ein digitales Tool genutzt, das vom Arbeitgeber nicht offiziell bereitgestellt wurde.

Für 30 Prozent war eine höhere Produktivität der Grund dafür. Weitere 27 Prozent verwendeten nicht freigegebene KI-Anwendungen, weil ihnen nach eigenen Angaben keine passende KI-Lösung vom Arbeitgeber zur Verfügung stand.

Damit zeigt sich ein Zusammenhang zwischen Shadow IT und der verfügbaren Unternehmensausstattung. Fehlen geeignete Anwendungen oder sind diese für bestimmte Aufgaben nicht flexibel genug, suchen sich Beschäftigte offenbar eigene Alternativen.

Sensible Daten gelangen in nicht freigegebene Anwendungen

Problematisch wird die Nutzung vor allem dann, wenn dabei Unternehmens- oder personenbezogene Informationen verarbeitet werden. 22 Prozent der Befragten gaben an, bereits Unternehmens-, Kunden- oder personenbezogene Daten in ein nicht offiziell freigegebenes Tool eingegeben zu haben.

Für Unternehmen entsteht dadurch eine schwer kontrollierbare Situation. Die IT kann möglicherweise nicht nachvollziehen, welche Anwendungen genutzt werden, welche Daten dort verarbeitet werden und unter welchen Bedingungen diese Informationen gespeichert oder weitergegeben werden.

Besonders relevant ist dabei die zunehmende Nutzung von KI-Anwendungen. Mit sogenannten Shadow-AI-Angeboten können Beschäftigte Daten an externe Dienste übermitteln, ohne dass diese Nutzung Teil der offiziellen IT- und Sicherheitsprozesse ist.

Viele Beschäftigte sehen darin keinen Regelverstoß

Die Untersuchung deutet außerdem darauf hin, dass Shadow IT von einem großen Teil der Beschäftigten nicht als problematisches Verhalten wahrgenommen wird. 56 Prozent der Befragten erklärten, bei der Nutzung nicht offiziell freigegebener Tools kein schlechtes Gewissen zu haben.

Hinzu kommt eine gewisse Unsicherheit über die geltenden Vorgaben. 28 Prozent waren nach eigenen Angaben bereits unsicher, welche digitalen Anwendungen ihr Arbeitgeber offiziell freigegeben hat.

Auch innerhalb der Unternehmen scheint der Überblick nicht immer vollständig zu sein. Die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass Beschäftigte im eigenen Unternehmen nicht autorisierte Tools verwenden. Gleichzeitig glauben nur 23 Prozent, dass die IT davon weiß. 16 Prozent vermuten dagegen, dass die Nutzung ohne Kenntnis der IT- oder Sicherheitsteams erfolgt. Weitere zehn Prozent können nicht einschätzen, ob die IT informiert ist.

Zwischen Produktivität und Kontrolle

Für Unternehmen entsteht damit ein Spannungsfeld. Beschäftigte greifen zu alternativen Anwendungen, weil diese ihre Arbeit vereinfachen oder beschleunigen können. Gleichzeitig können unkontrollierte Tools Sicherheits- und Datenschutzrisiken schaffen.

Maximilian Lux, Country Lead DACH bei Deel, sieht deshalb Handlungsbedarf bei den Rahmenbedingungen: „Was Beschäftigte als praktische Abkürzung wahrnehmen, kann aus Sicht der IT schnell zu einem erheblichen Risiko werden. Wenn Mitarbeitende auf nicht offiziell freigegebene Anwendungen ausweichen, verlieren Unternehmen den Überblick darüber, welche Tools zum Einsatz kommen und welche Daten dort verarbeitet werden. Dadurch können auch erhebliche datenschutzrechtliche Risiken entstehen.“

Aus Sicht von Deel sollten Unternehmen deshalb nicht ausschließlich auf Verbote setzen, sondern auch geeignete und verständlich geregelte Alternativen bereitstellen. Entscheidend ist dabei, dass Beschäftigte wissen, welche Anwendungen genutzt werden dürfen und wie mit sensiblen Informationen umzugehen ist.

Die Ergebnisse der Befragung zeigen damit vor allem eine Lücke zwischen den offiziellen IT-Vorgaben und der tatsächlichen Arbeitsweise. Je stärker neue digitale Werkzeuge und KI-Anwendungen in den Arbeitsalltag einziehen, desto wichtiger wird für Unternehmen ein klarer Umgang mit diesen Anwendungen. Ziel muss dabei sein, Produktivitätsgewinne zu ermöglichen, ohne den Überblick über eingesetzte Tools und verarbeitete Daten zu verlieren.

(red/Deel)