Automatisierte HR-Prozesse | Use Case

In einen Konzern wie der Helm AG ist das Kommen und Gehen von Mitarbeitern, sowie deren Wechsel und Veränderungen innerhalb des Unternehmens an der Tagesordnung. Bis ins Jahr 2015 handhabte die Personalabteilung die sich daraus ergebenden Aufgaben manuell. 

„Das konnten bis zu 45 einzelne Aufgaben sein, deren Umsetzung mit anderen Abteilungen koordiniert werden mussten“, erinnert sich André Lienesch, Leiter des Service Desk Departments bei der Helm AG. „Per Mail, Zettel oder auf Zuruf wurde im Bedarfsfall kommuniziert und vor allem das gegenseitige Abwarten, bis eine Aufgabe erledigt war, so dass die darauffolgende Aktivität gestartet werden konnte, nahm viel Zeit in Anspruch“. Das hatte nicht nur zahlreiche Fehler zur Folge, sondern auch, dass Termine nicht gehalten werden konnten – beispielsweise, dass beim Arbeitsantritt eines neuen Mitarbeiters dessen Arbeitsplatz noch nicht ausgestattet war. Um diesen Prozess zu verbessern und das Unternehmen für weiteres Wachstum zu rüsten, führte Lienesch zusammen mit Consultants der TAP.DE den Service Catalog und den Service Desk sowie das Asset Management von Matrix42 ein.

Weniger Aufwand: 4 Stunden statt 4 Tage 

Gemeinsam hatten IT, TAP-Vertreter, HR-Abteilung und das Facility Management zuvor eine eingehende Analyse der bestehenden Prozesse durchgeführt und festgestellt, dass ein großer Teil der Aufgaben individuell „aus dem Kopf der Personaler“ heraus abgewickelt wurde. Um die zentralen HR-Prozesse, den Ein- und Austritt eines Mitarbeiters sowie dessen zwischenzeitliche Veränderung abzubilden, überführte man die hiermit verbundenen Aufgaben in den Matrix42 Service Catalog, der seinerseits über eine Schnittstelle zur vorhandenen Personalmanagementlösung der Helm AG verfügte.

„So haben wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Zum einen hatten wir keine redundanten Daten und zum anderen dauerten die Prozesse statt 4 Tagen nur noch 4 Stunden“, sagt Lienesch. Der Grund: Die verschiedenen Prozesse, etwa die Neuanstellung eines Mitarbeiters in einer bestimmten Abteilung, können jetzt von der HR-Abteilung als Service über den Service Catalog gebucht werden. Mit dieser Buchung werden im Hintergrund automatisch die dazugehörigen Aufgaben ausgelöst und umgesetzt, etwa die Bereitstellung von PC, Arbeitsplatz, Firmenwagen, Kantinenkarte etc. Darüber hinaus wurde eine Vollautomatisierung in Bezug auf die Anlage des Active-Directory-Benutzerkontos sowie eines Office365 Mail-Accounts implementiert, so dass nicht nur die Accounts der neuen Mitarbeiter aufgrund eines ausgearbeiteten Organisations- und Funktionskonzepts automatisch den dazugehörigen Standard AD-Gruppen zugeordnet werden, sondern auch beim internen Mitarbeiterwechsel automatisch Standardberechtigungen entfernt und hinzugefügt werden.

HR-Management-Kür 

Mittlerweile können sogar Plätze im hauseigenen Kindergarten über das System gebucht werden. Lienesch: „Neben vielen anderen für Personalabteilung wichtigen Aspekten haben wir auch die Verfügbarkeit von Kindergartenplätzen in unseren Service Catalog eingepflegt.“ So können Angestellte oder neue Mitarbeiter jetzt über die HR-Abteilung sogar einem Kitaplatz für ihr Kind anfragen und auch die Beantragung von Firmenparkplätzen erfolgt bei Neuanstellungen oder Wechseln direkt im System. Das Unternehmen verfügt zudem über eine weitere Besonderheit: die Workplace-Abteilung. Diese ist für die Standardisierung der IT-Arbeitsmittel zuständig und stellt sicher, dass die Angestellten das bestmögliche IT-Equipment haben, um die von ihnen erwartete Leistung für das Unternehmen erbringen zu können.

HR-Prozesse transparent abbilden

Die Helm AG, ihre IT und die Personalarbeit ist in vielerlei Hinsicht vorbildlich. So passt auch die hochgradige Automatisierung der HR-Prozesse mittels eines IT Service Catalogs ins Bild, beispielweise der digitale Onboarding-Prozess. Über 420 Veränderungen an Mitarbeitern wickelt das Unternehmen so innerhalb eines Quartals ab – inkl. einem Bestellvolumen von knapp 1.400 Services. „Da wir die entsprechenden Hierarchien im System hinterlegt haben, ist auch automatisch immer die korrekte Freigabe gewährleistet – egal ob es sich um eine Smartphone-Bestellung, den Firmenwagen oder das Update einer Softwarelösung handelt“, sagt Lienesch. Durch die Automatisierung sinkt die Fehleranfälligkeit, Redundanzen werden vermieden, die Abwicklung wird schneller und die Transparenz nimmt zu. Das erhöht nicht nur die Qualität in der HR-Abteilung sowie der IT, sondern trägt darüber hinaus zur Qualitätssicherung und Wertschöpfung bei.