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Businessman ConceptIst das wirklich so verrückt, wie es klingt? In vielen Köpfen und Unternehmen hat sich der schlechte Ruf des IT-Controllings festgesetzt. Das liegt an vielen verschiedenen Faktoren: An erster Stelle kommt die Tatsache zum Tragen, dass in der Praxis die konkrete Aufgabe des Controllings nicht ganz klar ist.

Gerade im deutschsprachigen Raum verbinden Mitarbeiter und auch Führungskräfte mit dem Begriff „Controlling“ schnell das ähnlich klingende Wort „Kontrolle“ aus der eigenen Sprache. Der englische Begriff „to control“ bedeutet hier jedoch nicht „kontrollieren“ sondern eher „steuern“ oder „lenken“. So kommt es zu dem Umstand, dass die Aufgaben von Controlling und Revisionen munter vermischt werden und in Skepsis gegenüber dem Controlling als solches enden.

Problem: hausgemacht?

Revision und Controlling haben ganz unterschiedliche Zielsetzungen: Die Revision kümmert sich um „Ordnung“ während das Controlling für den Unternehmenserfolg, oder konkret für den IT-Erfolg sorgen soll. Im Vergleich zur Revision, die dem Prinzip der „korrekten Erfassung“ folgt, arbeitet ein erfolgreiches Controlling nach dem Prinzip der „richtigen Handlung“. Zu dieser Verwechslung tragen einige Controller allerdings nicht ganz unwesentlich durch ihr Auftreten bei, da sie den anderen Mitarbeiten gegenüber weniger als Unterstützer, sondern vielmehr als „Exekutor“ und Entscheider über Wohl und Wehe des Projektes auftreten. Oft ist der Controller sich dieser einschüchternden und demotivierenden Wirkung nicht bewusst. Dabei bleibt der Nutzen eines angemessenen Controllings zweifellos wichtig für den Erfolg der Unternehmens-IT. Was also leistet gutes Controlling, um der IT einen echten Mehrwert zu liefern und bei der Bewältigung der täglichen Herausforderungen zu helfen? Oder um sogar zu motivieren? In der Praxis liefert das IT-Controlling dem IT-Management wichtige Informationen und Trigger für die Steuerung der IT.

Echter Nutzen aus dem IT-Controlling:

  1. Die IT erhält konkrete Informationen zu ihrem aktuellen Leistungsstand
  2. Abweichungen von definierten Zielen oder Meilensteinen werden erkannt
  3. Die Akteure werden zu zielführenden Maßnahmen motiviert

Der erste Punkt ist selbsterklärend, hier geht es um korrektes Feststellen und Messen des Status Quo orientiert an vorab definierten Messgrößen. Punkt zwei bedarf dagegen einiger Voraussetzungen, ohne die das IT Controlling sich schwertut, konkrete Ergebnisse zu liefern. Um Abweichungen zu erkennen, muss vorher vom Unternehmen, beziehungsweise der IT ein sinnvoller Bezugsrahmen anhand von Zielen und Erfolgsfaktoren geschaffen werden. Ohne diesen Bezugsrahmen ist die Erkennung willkürlich und abhängig von der persönlichen Wahrnehmung des jeweiligen Controllers. Vermutlich handelt es sich hierbei genau um einer der Gründe für die weit verbreiteten Vorbehalte gegenüber dem Controlling.

Damit der letzte Punkt wirklich Mitarbeiter motivieren kann, müssen die gelieferten Informationen natürlich den wirklichen Bedürfnissen der IT und den Unternehmensanforderungen gerecht werden. Ebenso wichtig: Die geplante Entwicklung des Unternehmens im Blick zu behalten, statt sich ausschließlich vom Blick in den Rückspiegel lenken zu lassen. Sowohl die angestrebten Maßnahmen als auch der Status Quo müssen den Mitarbeitern transparent sein. Die Ziele zwar zu kennen, aber nicht zu genau wissen, ob man sich auf dem richtigen Weg befindet, motiviert die engagiertesten Mitarbeiter nicht.

IT-Controlling als Motivationsfaktor

Der Erfolg des IT-Controllings hängt sehr stark von einem IT-Management ab, das die Ergebnisse konsequent nutzt, um Entscheidungen zu treffen und zu handeln. Ansonsten bleibt es bei der Kommunikation von Missständen und der Verbreitung nachhaltig schlechter Laune bei allen Beteiligten.

Klassischen Aufgabenbereiche des IT-Controllings

Das IT Controlling gliedert sich in das Unternehmenscontrolling ein und steuert die IT-Organisation im Idealfall in fünf Aufgabenbereichen:

1. IT-Portfolio-Controlling/IT-Service-Controlling

Befasst sich mit der Betrachtung des gesamten Leistungsumfangs der IT im Zusammenhang mit den dazu relevanten Vereinbarungen in Richtung Kunde. Hier werden auch IT- Servicekosten, die IT-Service-Preisbildung sowie der Nutzungsgrad und das Absatzvolumen der angebotenen IT Leistungen betrachtet.

2. IT-Projekt-Controlling

Die erste Herausforderung in diesem Aufgabenbereich ist eine sinnvolle Definition der Kriterien eines Projektes. Hier kann das IT-Controlling mit der Definition von Anforderungen unterstützen. Daraus abgeleitet sollten in der Praxis die oben in Bild 1 dargestellten, allgemeinen Controlling-Aufgaben Bestandteil des Projektmanagements sein. Letztlich geht es wie immer darum, dass Projekte in time, in budget und in quality abgeschlossen werden.

3. IT-Infrastruktur-Controlling

Beschäftigt sich mit der effizienten Gestaltung von Architekturen sowie dem angemessenen Ressourceneinsatz bei der Nutzung von Mitarbeiterfähigkeiten sowie technischer Funktionen. Die Steuerung von Sourcing-Entscheidungen sowie der Umgang mit Schatten-IT spielen hier ebenfalls eine Rolle.

4. IT-Produkt-Controlling

Dieser Aufgabenbereich betrachtet den Lebenszyklus der technischen Systeme inklusive der nötigen Lizenzen. Hier geht es um die Frage, welche Kriterien zu Neuanschaffungen, Erweiterungen, Reparaturen oder Austausch führen und wie Assets finanziert werden sollen.

5. IT-Prozess-Controlling

IT-Prozess-Controlling befasst sich mit der Steuerung der IT-Abläufe: Wie gut funktionieren die etablierten Prozesse und wann gilt ein Prozess als erfolgreich implementiert? Welchen Abläufen wird besondere Aufmerksamkeit gewidmet und wie lässt sich die Zielerreichung und die Wirtschaftlichkeit steuern?

Das IT-Controlling muss in seiner täglichen Arbeit den genannten fünf Aufgabenbereichen gerecht werden und es muss dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter die Ergebnisse als schlüssig akzeptieren. Nur so kann das IT-Controlling eine echte Motivation zum Handeln induzieren.

Controlling gut – alles gut?

Ein gutes IT-Controlling allein kann sicher keinen Mitarbeiter motivieren, abgesehen vielleicht vom Controller selbst. Steht das IT-Controlling dagegen in einem engen Verbund mit dem IT-Management, liefert es die wesentlichen Auslöser für richtige und zielgerichtete Entscheidungen. Damit nimmt es letztlich wesentlichen Einfluss auf die langfristige Motivation aller beteiligten Mitarbeiter.

Nico Kroker und Martin Beims, geschäftsführende Gesellschafter der aretas GmbH

www.aretas.de
 

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