Viel Zeit mit wenig Sinn – Was bei Meetings besser laufen kann

Langweilig und ineffizient, so sollten Meetings in der Regel nicht sein. Doch leider finden in der Berufswelt häufig genau solche Besprechungen und Zusammentreffen statt, die mehr Kräfte rauben als sie freisetzen und Fragen hinterlassen, statt Antworten und klare Strategien hervorzubringen.

„Meetings sind sehr wichtig für die konstruktive Zusammenarbeit und bieten gerade unter dem Aspekt des New-Work-Ansatzes enorme Potenziale für Unternehmen“, weiß Christian Rampelt, Gründer und Geschäftsführer von dfind.com, und erläutert: „Der Genickbruch ist oft die Durchführung. Laut der Studie ,The Doodle State of Meeting Report 2019‘ verbringen Mitarbeiter in deutschen Unternehmen pro Woche mit Meetings um die drei Stunden, von denen zwei meist Zeitverschwendung und damit hohe Kostenfresser sind. Nur wer Meetings effizient gestaltet, bekommt auch Ergebnisse. Dabei sind nur ein paar einfache Regeln zu befolgen, damit Meetings interessant und effizient ablaufen.“

Geladen wird, wer etwas beitragen kann

Ob ein Meeting überhaupt stattfinden muss, sollte als erste Frage geklärt werden. Hier gilt: Ein Meeting ist kein Vortrag und soll keinen Monolog darstellen. Geht es nur darum, Informationen weiterzugeben oder auf Fragen zu antworten, auf die auch schriftlich reagiert werden kann, sollte von einem Treffen Abstand genommen werden. „Kernaspekte eines guten und effektiven Meetings sind Dialoge, Diskussionen und sich daraus ergebende Ergebnisse“, sagt Christan Rampelt. Aus diesem Grund gehören zu einem Meeting auch nur Personen, die aktiv etwas beisteuern können oder unbedingt über die besprochenen Themen Bescheid wissen müssen.

„Damit das Meeting lebendig wird, macht es Sinn, dass jeder Teilnehmer zu einem Teilbereich etwas vorbereitet. Bei Mitarbeitern, die während des Meetings nur zu einem Punkt Informationen erhalten müssen oder aktiv etwas beisteuern sollen, ist es effektiver, wenn diese Personen auch nur zu dem Zeitpunkt anwesend sind, wenn genau dieses Thema besprochen wird.“ Im Fall von externen Teilnehmern empfiehlt sich eine Videokonferenz statt der Nutzung eines Telefons, um Mimik und Gestik des Gesprächsteilnehmers sehen zu können und so Missverständnisse zu verringern.

Ohne Plan keine Struktur

Unabdingbar ist in jedem Fall eine Agenda mit klaren Zeitfenstern für jeden einzelnen Punkt. Zu Beginn trägt der Moderator jeden Punkt vor und es wird ein Schriftführer eingeteilt, um das Meeting zu protokollieren. Im besten Fall sind die Themen dabei schon nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt. „Ich empfehle, die unterschiedlichen Themen auch von unterschiedlichen Mitarbeitern moderieren zu lassen, so wird das Meeting nicht zu einem Monolog eines Vortragenden“, merkt Rampelt an und weist darauf hin: „Innerhalb des Zeitfensters für ein Thema müssen eine kurze Vorstellung, die Diskussion, Festlegung von Entscheidungen und Zielen sowie die Aufgabenverteilung an Mitarbeiter mit genauen Deadlines erfolgen.“

Medien gilt es dabei nicht inflationär zu nutzen, sondern nur, wenn durch sie langatmige Erklärungen zeitlich verkürzt werden. Das Protokoll sollte immer direkt im Anschluss des Meetings aufbereitet und an alle Teilnehmer verschickt werden und Informationen zu allen Entscheidungen, Aufgabenverteilungen, Deadlines und andere wichtige Informationen enthalten. Christian Rampelt merkt abschließend an: „Trotz dieser Regeln hilft es immer, Feedback einzuholen, um das letzte Meeting zu reflektieren und die Effektivität entweder zukünftig zu halten oder zu verbessern. Das verhindert, in alte Muster zurückzufallen.“

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