Planung ist das halbe Meeting

Weniger und dafür effektivere Zeit in Besprechungen verbringen ist digital leicht möglich: Über eine Online Meeting Software greifen Teilnehmer auf alle relevanten Informationen und Dokumente zu und können auch Vereinbarungen und Entscheidungswege vergangener Sitzungen in die gegenwärtige Beschlussfindung einfließen lassen.

Digitalisieren, virtualisieren, professionalisieren: So einfach das Prinzip klingt, umso schwerer fällt häufig die Umsetzung, wenn es um das Thema Meetings geht. Besprechungen und Konferenzen gehören zum Unternehmensalltag; sie sind sinnvolle und wichtige Termine für Abstimmungen und ergebnisorientierte Entscheidungen. Nur leider sind sie in der Regel für alle Teilnehmer auch wahre Zeit-, Kosten- und Nervenfresser. Gleichzeitig muss dafür gesorgt sein, dass alle Anwesenden auf dem gleichen Wissensstand und mit entsprechenden Unterlagen versorgt sind. Dazu werden häufig vorab wahre Informationspakete per E-Mail oder postalisch an die Teilnehmer verschickt, damit sie sich einarbeiten und vorbereiten können.

Eine sichere und transparente Lösung, die Papierwust vermeidet, ist das von BCT Deutschland entwickelte Sitzungsmanagement-Tool „Online Meeting“, mit dem man Informationen terminabhängig vorbereiten, verteilen und nachbereiten kann. Als unabhängige Komponente kann es über Open APIs in eine ECM-Plattform integriert oder als separates System genutzt werden. Vor allem im besprechungsintensiven Umfeld sehr nützlich. Mit ihm können Betriebsrat, Geschäftsführung und Co. sowohl reale also auch virtuelle Besprechungen jederzeit strukturiert und somit effektiv abhalten. Die Sitzung selbst aber auch die Unternehmensprozesse werden optimiert, Ressourcen sinnvoll verplant und der Organisationsaufwand auf die wesentlichen Elemente reduziert. Teilnehmen können ausschließlich autorisierte Nutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten, sodass Online Meeting eine sichere Arbeitsumgebung bietet.

Bild 1: Alle Tagesordnungspunkte einer Agenda können mit Dokumenten, Bildern und weiteren relevanten Informationen verknüpft werden. (Quelle BCT)

Die für die Besprechung relevanten Informationen können digital mit der allgemeinen Agenda oder mit konkreten Tagesordnungspunkten verknüpft werden. Dazu zählen Dokumente, Bilder und Grafiken. Vorab kann außerdem eine kurze Zusammenfassung des jeweiligen Meetings und der einzelnen Themen formuliert und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Und während der Sitzung kann die Software für die digitale Protokollerstellung genutzt werden. Damit sind alle wichtigen Informationen jederzeit und von jedem Ort ohne Umwege zugänglich. Ein Papierarchiv, in dem man alte, womöglich handgeschriebene und unleserliche Protokolle durcharbeiten muss, wird überflüssig.

Bild 2: Über die thematische Sortierung erhalten die Teilnehmer einen Überblick über relevante Beschlüsse vergangener Sitzungen in Form einer Timeline. (Quelle BCT)

Vergangenes für zukünftige Entscheidungen nutzen

Neben dem Gewinn, dass Besprechungen strukturierter und zwangsläufig auch effizienter ablaufen, spielt die langfristige Transparenz eine wichtige Rolle. Dazu hat das Online Meeting Tool die Funktion „Themenspezifische Sortierung“ integriert. Sie dient der nachhaltigen Dokumentation und Weiterverfolgung von Beschlüssen und Wegen der Entscheidungsfindung. Sämtliche Meilensteine, inklusive Datum und Zusammenfassung, werden in Form einer Timeline angeboten: Jeder Tagesordnungspunkt steht immer in Bezug zu einem bestimmten Thema, das gegebenenfalls bereits zu einem früheren Zeitpunkt besprochen wurde, wenn auch in einem anderen Kontext. Die Teilnehmer können aber sowohl auf die Agenda – inklusive Notizen, Dokumente etc. – zugreifen als auch nachvollziehen, wie sich Besprechungen und deren Ergebnisse, etwa zu einem neuen Produkt, langfristig entwickelt haben. Sei es die Verknüpfung von aktuellen Tagesordnungspunkten mit bereits besprochenen Themen oder die nachvollziehbare Entscheidungsfindung – vorangegangene Prozesse dienen immer auch der Vorbereitung zukünftiger Vereinbarungen.

Fazit

Meetings sind dann ein Schlüssel zum Erfolg, wenn die wertvolle und knappe Zeit der Teilnehmer und Entscheider effizient genutzt wird. Besprechungen sollten also gut organisiert und vorbereitet sein. Eine transparente und sichere Lösung ist das Sitzungsmanagement-Tool „Online Meeting“: Die Software digitalisiert und professionalisiert Sitzungen. Diese sind zentral abgelegt, können mit Tagesordnungspunkten verknüpft werden und bieten damit eine wesentliche Grundlage für Entscheidungen. Durch die Möglichkeit der themenspezifischen Sortierung in Form einer Timeline können auch Entscheidungswege und Ergebnisse aus vergangenen Sitzungen in die gegenwärtige Beschlussfindung einfließen. Ad-hoc-Entscheidungen anhand unvollständiger Informationen werden verhindert.

Jos Bischoff, Geschäftsführer von BCT Deutschland