Unternehmen zahlen aus Angst vor Strafen zu hohe Löhne

Eine ADP-Studie zeigt: 69 Prozent der Unternehmen zahlen zu hohe Löhne, um Compliance-Verstöße und Strafzahlungen im Payroll-Bereich zu vermeiden.

Eine weltweite Untersuchung des Anbieters ADP zur Entgeltabrechnung im Jahr 2026 legt offen, dass viele Unternehmen aus Sorge vor rechtlichen Verstößen gezielte Mehrkosten in Kauf nehmen. Für die Studie wurden 1.816 hochrangige Entscheidungsträger aus dem Payroll-Bereich in großen Unternehmen aus 20 Ländern befragt. Demnach gaben 69 Prozent der Befragten an, ihre Angestellten im Zweifelsfall eher zu hoch zu bezahlen, um das Risiko von Compliance-Verstößen zu minimieren. Die Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben gilt bei 33 Prozent der Führungskräfte als Hauptursache für fehlerhafte Berechnungen, die in einer Überbezahlung resultieren.

Diese vorsorglichen Überzahlungen dienen der Vermeidung von potenziellen Strafen und Reputationsschäden. Aktuell müssen 68 Prozent der befragten Betriebe ein- bis zweimal pro Jahr Strafzahlungen leisten, weil Berechnungen bei Steuern, Überstunden oder Zusatzleistungen fehlerhaft waren. Die Einhaltung lokaler Vorschriften stellt für 75 Prozent der Payroll-Führungskräfte eine der größten Herausforderungen dar. Zudem gaben 70 Prozent an, aufgrund der regulatorischen Komplexität kaum beurteilen zu können, an welchen Stellen konkrete Verstöße vorliegen.

Ressourcenverlust bei Löhnen durch inkompatible IT-Systeme

Ein wesentlicher Grund für die Ungenauigkeiten liegt in einer mangelhaften technologischen Infrastruktur. Die globale Payroll-Landschaft ist stark fragmentiert. Lediglich ein Drittel der Unternehmen hat die Gehaltsabrechnungsdaten vollständig mit übergeordneten Systemen wie ERP- oder HRIS-Plattformen verknüpft. Diese mangelnde Integration führt zu einem hohen personellen Aufwand: IT-Mitarbeiter verwenden im Durchschnitt 22 Stunden pro Woche darauf, den Datenfluss zwischen inkompatiblen Systemen manuell zu verwalten und abzugleichen. Für 43 Prozent der Befragten gehört die Komplexität dieser Systemintegration zu den drei größten Barrieren für ein effizientes Modell. Unzureichend automatisierte Prozesse werden von einem Drittel der Führungskräfte als direkte Ursache für Fehler identifiziert.

Fehlende Transparenz bei der globalen Berichterstattung

Die Fragmentierung setzt sich im Berichtswesen fort. Nur 12 Prozent der befragten Unternehmen verfügen über ein umfassendes regionales und globales Reporting im Payroll-Bereich. Bei knapp der Hälfte der Organisationen meldet jedes Land separat, ohne dass eine länderübergreifende Konsolidierung der Daten stattfindet. 31 Prozent der IT- und Payroll-Verantwortlichen besitzen überhaupt keine Transparenz über ihre globalen Entgeltdaten. Dieser Mangel an standardisierten Datenflüssen erschwert exakte Finanzprognosen und die Analyse der tatsächlichen Arbeitskosten im internationalen Vergleich.

Um diesen Entwicklungen zu begegnen, planen Unternehmen vermehrt Investitionen in die Modernisierung ihrer Systeme. 77 Prozent der Führungskräfte sehen einen klaren Nutzen in integrierten Plattformen, die HR, Payroll und Zeiterfassung zusammenführen. Zudem soll der Einsatz von Automatisierung und künstlicher Intelligenz bei der Datenerfassung und beim Compliance-Management manuelle Fehlerquellen reduzieren. Ein Drittel der Unternehmen setzt bei der internationalen Expansion auf globale Dienstleister, während 37 Prozent gezieltes Outsourcing nutzen, um externes Fachwissen einzubinden.

(ADP/red)