Unternehmen hinterfragen Sinn von Büroflächen

Immer mehr Betriebe verkleinern ihre Büros. Eine Neuausrichtung nach dem Minimalprinzip soll ungenutzte Flächen in effiziente Begegnungsorte verwandeln.

Durch die Etablierung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen überprüfen viele Unternehmen in Deutschland die Effizienz ihrer physischen Arbeitsplätze. Daten des Ifo-Instituts belegen diesen Strukturwandel: Jeder vierte Betrieb meldet eine unzureichende Auslastung der eigenen Räumlichkeiten. Bereits 10,3 Prozent der Unternehmen haben ihre Flächen verkleinert, während weitere 12,5 Prozent eine solche Reduktion für die kommenden fünf Jahre planen.

Dr. Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter von MVC Mobile VideoCommunication GmbH, sieht in der reinen Verkleinerung von Büroflächen jedoch zu kurze Sprünge. Das klassische Büro als reiner Ort der Arbeitsabwicklung verliere seine ursprüngliche Bedeutung, da administrative Aufgaben und die alltägliche Kommunikation zunehmend digital und ortsunabhängig stattfinden. „Das Büro ist ein teures Statussymbol, das viele Unternehmen derzeit aus gutem Grund hinterfragen“, erklärt Damberger. Die entscheidende Fragestellung für das Management verschiebe sich von der reinen Größe der Fläche hin zu deren konkretem Einsatzzweck.

Hybride Arbeitsmodelle: Das Minimalprinzip bei der Raumplanung

Als methodischen Ansatz für die zukünftige Flächengestaltung schlägt er die Planung nach dem sogenannten Minimalprinzip vor. Unternehmen ermitteln hierbei den minimal notwendigen Umfang an physischer Präsenz, der erforderlich ist, um die Identität, Führung und Leistungsfähigkeit der Organisation aufrechtzuerhalten. Produktivität und Unternehmenskultur hängen in modernen, dezentralen Strukturen nicht mehr zwangsläufig an der gemeinsamen Nutzung derselben Büroflure. „Die Vorstellung, dass ein Büro automatisch der tägliche Mittelpunkt für alle ist, entspricht längst nicht mehr der Realität“, so Damberger.

Für eine strukturierte Annäherung an dieses Minimum empfiehlt der Experte eine funktionale Trennung der verschiedenen Unternehmensaktivitäten:

• Routineaufgaben und administrative Tätigkeiten werden ins Homeoffice verlagert.
• Strategiemeetings und Onboarding-Prozesse verbleiben im persönlichen Kontakt.
• Kundentermine werden direkt vor Ort beim Klienten wahrgenommen.
• Kreativworkshops und Sonderprojekte weichen bei Bedarf auf externe Tagungsstätten oder Coworking-Spaces aus.

Wandel vom Arbeitsort zum Begegnungsraum

Für Unternehmen, die aufgrund von lokalen Teamstrukturen, Kundenverkehr oder betrieblichen Anforderungen weiterhin auf größere Standorte angewiesen sind, verändert sich die interne Gestaltung der Flächen. Das primäre Ziel verschiebt sich weg von der Bereitstellung standardisierter Schreibtische hin zur Schaffung von Kommunikations- und Interaktionszonen.

Das Büro fungiert in diesem Szenario als Instrument zur Verdichtung von Zusammenarbeit und zur Integration von Mitarbeitern in die Unternehmenskultur. Die seltener stattfindenden physischen Treffen erfordern eine bewusstere Konzeption der Räume, um den Austausch zu fördern und hybride Arbeitsweisen technologisch zu unterstützen. Damberger fasst die veränderte Rolle der Immobilien wie folgt zusammen:

„Wenn Mitarbeiter seltener ins Büro kommen, braucht es weniger Quadratmeter, dafür umso mehr gute Momente. Man könnte auch sagen, das Büro entwickele sich vom Arbeitsort zur Begegnungsstätte. Physische Begegnungen werden seltener, daher müssen wir sie umso bewusster gestalten.“

Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter von MVC Mobile VideoCommunication GmbH

(redMVC Mobile VideoCommunication GmbH)