Wie Controlling das erfolgreiche Umsetzen von Software-Projekten ermöglicht

Software-Projekte sind oftmals komplex, abstrakt – und gelten deshalb als schwer zu managen. Kosten und Zeitaufwand laufen schnell aus dem Ruder, wenn nachträglich noch Funktionen hinzugefügt oder adaptiert werden müssen. Damit es gerade am Ende eines Projektes nicht zu unerwarteten Überraschungen kommt, ist detailliertes Controlling über die gesamte Laufzeit das A und O.

Selbst wenn das IT-Team hochqualifiziert, umfassend gebrieft und die Projektvoraussetzungen gut sind, passiert es trotzdem häufig, dass die vereinbarten Budgets oder der Zeitrahmen maßgeblich überzogen werden. Woran kann das liegen? Softwareprojekte sind oft komplex und abstrakt. Selbst wenn viel Zeit in die Projektplanung geflossen ist und die Anforderungen relativ klar definiert scheinen. Auch wenn alles ganz glatt läuft, sollten die Verantwortlichen daher einen genauen Blick auf das Projektmanagement werfen. Denn die Fallstricke sind zahlreich – und oftmals versteckt. Je später die Probleme jedoch erkannt werden, umso schwieriger wird es, die Zeit- und Kostenplanung einzuhalten.

Kleinteiliges Controlling ist der Schlüssel zum Erfolg

Wie sieht ein speziell auf komplexe Software-Projekte zugeschnittenes Controlling aus? Dazu ist es wichtig, zunächst einmal zu verstehen, wie Controlling üblicherweise gehandhabt wird. Oft liegt der Schwerpunkt darauf, den Überblick über das Gesamtbudget und die Ausgaben zu behalten sowie die Differenz herauszufinden, um die verbliebenen Mittel richtig zu verplanen. Das Monitoring erfolgt zumeist in festen Intervallen, wie monatlich oder anlässlich wichtiger Projektmeilensteine. Doch oft sind dann bereits größere Abweichungen vom Soll-Zustand entstanden, die aufwendig korrigiert werden müssen.

Probleme früher aufdecken – und unmittelbar korrigieren

Nicht in jedem Unternehmen werden im Arbeitsalltag Fehler unmittelbar offengelegt – ohne dabei Angestellte bloßzustellen. Gutes Controlling soll stattdessen so früh wie möglich ‘positiv enttäuschen’, das heißt, auf Probleme hinweisen, bevor sie sich manifestieren.

Die Lösung lautet deshalb Mikro-Controlling, also tägliche, detaillierte Status-Updates in jeder Phase des Entwicklungsprozesses. Dazu müssen die Entwickler kontinuierlich Schätzungen zur künftig aufgewendeten Zeit für jede Aufgabe und Teilaufgabe abgeben. Es ist normal, dass diese Variablen im Projektverlauf ständig angepasst werden müssen – Controlling wird so zu einem kontinuierlichen Prozess.

Abweichung vom Soll-Ist-Zustand: Adäquat auf Probleme reagieren

Was passiert, wenn ein Problem durch gutes Controlling frühzeitig erkannt wurde? Dann liegt es in der Verantwortung des Entwicklerteams, den Projektaufbau intern entsprechend anzupassen und auf Basis ihrer Expertise einen Vorschlag zu machen, welche Ressourcen-Verlagerungen das Projekt wieder auf Kurs bringen. Parallel sollte der Account Manager den Status quo mit den Auftraggebern besprechen und ihre Erwartungen managen. Denn neben zeitlichen und finanziellen Engpässen kommt es besonders häufig vor, dass sich bestimmte Funktionen, die sich der Kunde zunächst gewünscht hat, in der praktischen Umsetzung als aufwendig, aber dabei nicht sinnvoll erweisen, da sie keinen echten Mehrwert bringen. Hier liegen dann Potenziale, um Arbeitsaufwand einzusparen. 

In solchen Fällen ist die Beratungskompetenz und Einfühlungsvermögen des Projektmanagers gefragt, um dem Kunden zu erklären, dass das Projekt auch dann erfolgreich sein wird, wenn es nicht alle ursprünglich geplanten Funktionen besitzt.

Es muss vielmehr vermittelt werden, dass Software-Projekte agil sind und zwar eine definierte Gesamtvision brauchen, in der Umsetzung aber einem flexiblen Plan folgen sollten. 

Wie sieht das bei Plattformprojekten konkret aus? Geht es um die Umsetzung eines komplexen Projektes, sollten am Anfang dreißig bis vierzig Kernanforderungen formuliert und konkretisiert werden – ohne sich dabei in der Definition von hunderten von Unterfunktionen zu verlieren. Die Definition von Anforderungen auf einer hohen Abstraktionsebene bildet die Basis von agilen Entscheidungen – die es ermöglichen, ein Projekt flexibel und erfolgreich zum Abschluss zu führen. 

5 Schritte für die Ressourcenplanung bei Softwareprojekten

• Die Kernanforderungen in der Planungsphase definieren
• Bei dem Auftraggeber ein Verständnis für das Vorgehen bei agilen Prozessen schaffen
• Täglich detaillierte Status-Updates erstellen: Zeit und Kosten für Teil- und Unteraufgaben erheben, Schätzung des Restaufwands kontinuierlich aktualisieren
• Bei Engpässen durch Ressourcen-Verlagerungen entgegenwirken
• Anpassen von Funktionen und des Projekt