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Brille

Ob ein Unternehmen erfolgreich und effizient aufgestellt ist, hängt von vielen strategischen, technischen und zwischenmenschlichen Einzelfaktoren ab, die sich gegenseitig bedingen. Oft erkennen Geschäftsführer zwar, dass etwas hakt und Potenziale besser genutzt werden könnten, finden jedoch den Punkt nicht, an dem sie ansetzen müssen.

In anderen Unternehmen sind Prozesse derart festgefahren, dass innovative Ansätze gar nicht erst in Betracht gezogen werden. „Hier helfen ein Perspektivwechsel und ein unverstellter Blick auf das Unternehmen, einen bestimmten Bereich oder ein spezielles Projekt, um einen handlungsorientierten Ausblick für die Zukunft zu entwickeln“, weiß Petra Menzel, Geschäftsführerin der Gordion Projects GmbH. Sie erklärt, wie eine solche Anamnese funktioniert und welche Aha-Effekte sich daraus ergeben.

Klarer Durchblick in kürzester Zeit

Wer wissen möchte, wie es um den aktuellen Zustand eines Unternehmens oder eines Projektes steht, sieht sich häufig mit dem Problem der eigenen, sehr subjektiven Sichtweise konfrontiert. So kann es vorkommen, dass ein Geschäftsführer mit den erzielten Ergebnissen voll zufrieden ist, die Mitarbeiter zum Erreichen ebendieser allerdings viele unnötige Umwege und Hürden auf sich nehmen mussten. Andererseits ist es ebenso möglich, dass Projektbeteiligte stolz ihre Zwischenziele präsentieren, Projektleiter aber zu spät erkennen, dass die Beteiligten auf völlig unterschiedliche Ziele hinarbeiten und nicht ein und dieselbe Vision teilen. „Auch eine gut gemeinte Selbstreflektion ist niemals frei von der eigenen subjektiven Denkweise oder dem Einfluss von Meinungen anderer“, erklärt Petra Menzel.

„Oft fehlt ein externer objektiver Blickwinkel, der mögliche Schwachstellen oder Konflikte frühzeitig sichtbar macht.“ Die Gordion Projects GmbH hat es sich deshalb zur Aufgabe gemacht, genau hier mit der nötigen Objektivität zu unterstützen. „Unternehmen haben keine Zeit für langwierige Untersuchungen, wochenlange Befragungen und mehrmonatige Analysen. Deshalb dauern unsere Projekt-Anamnese-Workshops nur vier Stunden und wir benötigen ausschließlich ein Flipchart und – am allerwichtigsten – die Aufgeschlossenheit des Managements“, so Menzel weiter. Hier zeigt sich zugleich die größte Herausforderung und die größte Chance: Die Hemmschwelle, unternehmensexternen Projektmanagern Einblick zu gewähren, ist oft hoch, allerdings eröffnet sich nur so die Möglichkeit, das Priming, also die vorhergehenden und teils festgefahrenen Denkweisen, zu durchbrechen.

Missverständnisse sichtbar machen

Um die Wirkung eines Unternehmens nach innen und nach außen genaustens erfassen zu können, übernimmt die Projektmanagement-Expertin stets die Rolle der unabhängigen Außenstehenden und kann deshalb sofort erkennen, wo Optimierungspotenzial schlummert. Dabei startet Petra Menzel meist mit einfachen Fragen wie: Was machen Sie besonders gut? Wie stehen die Mitarbeiter zum Unternehmen? Was soll anders werden? Welche Prozesse sollen bleiben? Schon hier treten häufig Ungleichheiten auf, derer sich Management und Projektleitung nicht bewusst sind. „Auch Unternehmen, die zufrieden sind, haben Raum zur Effizienzsteigerung in ihren Abläufen. Meist lassen sich Aspekte in den Bereichen IT, Kommunikation, Organisation und Prozesse verbessern“, beschreibt Menzel. Dabei ist es zunächst wichtig, in nur kurzer Zeit herauszuarbeiten, wo potenzielle Konflikte lauern.

„Am liebsten arbeite ich hier mit der ‚Blind Painting‘-Methode. Ich visualisiere auf einem Whiteboard, was mir Projektbeteiligte über einen Prozess erzählen, und versuche das Framing – also das vermeintlich einheitliche Verstehen einer Situation – darzustellen und letztendlich aufzubrechen. Vorstellungen, die bei allen Teilnehmern gleich sein sollten, sind es häufig überhaupt nicht, was zu Missverständnissen führt. Genau hier setzen wir an, geben einen Ausblick für die Zukunft und entwickeln Handlungsempfehlungen. Was wie wann und in welchem Umfang umgesetzt wird, entscheidet allerdings das Management – wir stellen bloß die Wegweiser auf.“ Besonders wichtig ist der Projektmanagerin dabei die stetige Einbindung von sowohl Fakten als auch Emotionen. Um ein gemeinsames Ziel zu entwickeln, müssen die Bedürfnisse aller beachtet und eingearbeitet werden, denn ohne ehrliche Wertschätzung funktioniert erfolgreiche Projektarbeit auf keinen Fall.

gordion-projects.com
 


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