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Digitalisierung

Die Digitalisierung nimmt in immer mehr Unternehmen einen wachsenden Stellenwert ein. Nicht nur die voranschreitende Digitalisierung mit Kunden sowie Interessenten des Unternehmens, sondern auch bei den Mitarbeitern wird diese immer interessanter. 

Direkter Austausch mit Kollegen via App oder Messenger hat unzählige Vorteile, vor allem bei der Effizienz. Wie sich die smarten digitalen Lösungen im Unternehmen integrieren lassen und was dabei zu beachten ist, zeigen folgende Tipps.

Mit Digitalisierung neue Mitarbeiter gewinnen: Vorstellungsgespräche neu gedacht

Die klassische Bewerbungsmappe mit auf Papier gedrucktem Lebenslauf, Zeugnissen und einem aussagekräftigen Bild wird zwar nach wie vor Bewerbungsverfahren von vielen Unternehmen gewünscht, der Trend geht aber klar zu digitalisierten Bewerbungsverfahren. Vor allem international agierende Unternehmen konzentrieren sich bei der Bewerbersuche längst nicht mehr nur auf regionale Bewerber, sondern schauen über den Tellerrand. Vorstellungsgespräche mit infrage kommenden Bewerberkandidaten zu vereinbaren, ist aufgrund der räumlichen Distanz kaum möglich und ineffizient.

Deshalb sind digitale Bewerbungsgespräche über Video im Kommen. Das digitale Bewerbungsgespräch hat einige Vorteile, denn der direkte Austausch ist problemlos möglich. Außerdem ist der Eindruck im Video-Telefonat noch einmal ein völlig anderer als nur auf Basis eines auf Papier gedruckten Fotos.

Interne Kommunikation: Apps fördern Austausch und verbessern Workflow

Nicht nur beim Bewerberprozess, sondern auch bei der internen Kommunikation werden digitale Anwendungen zunehmend für wachsende Effizienz eingesetzt. Eine Mitarbeiter-App beispielsweise lässt sich für verschiedene Branchenbereiche nutzen und bietet unzählige Vorzüge.

Durch die digitale Kommunikationsanwendung lassen sich Nachrichten der Personalabteilung oder der Unternehmensführung einfach an alle Mitarbeiter zur Kenntnisnahme übermitteln. Solch eine mobile Anwendung hat aber noch weitere Vorzüge: Eine App bietet den direkten Draht der Mitarbeiter zum Unternehmen und sorgt für mehr Transparenz und Vertrauen. Mithilfe der App lassen sich auch interne Befragungen (beispielsweise zur Mitarbeiterzufriedenheit) einfach durchführen, um das Zugehörigkeitsgefühl verstärken sowie Verbesserungspotenzial möglichst frühzeitig zu erkennen und umzusetzen.

Unternehmens-App für noch mehr Überblick

Eine unternehmensinterne Anwendung hilft nicht nur bei der Verbesserung der Kommunikation. Sie kann auch smarten Zugriff auf unternehmensrelevante Inhalte geben. Statt das Intranet auf dem PC zu nutzen und nach Lageplänen, Öffnungszeiten für die Kantine oder andere Informationen zu suchen, kann eine App all das praktisch auf den mobilen Endgeräten bereitstellen. Möglich ist der Zugriff auf wichtige Ansprechpartner oder unternehmensinterne Informationen von überall aus, natürlich im geschützten Datenumfeld.

Kollegen via App leichter kennenlernen

Speziell in größere Unternehmen ist es häufig schwer, alle Kollegen abteilungsübergreifend überhaupt einmal kennenzulernen oder sich deren Namen zu merken. Die digitale Lösung schaff Abhilfe, denn mit einer App lassen sich auch Mitarbeiterprofile erstellen. Ähnlich der sozialen Netzwerke können die Arbeiter dann, falls gewünscht, individuelle Profilinformationen einfügen oder sich den übrigen Mitarbeitern mit einem Foto vorstellen.

Digitale Schulungen für noch mehr Effizienz

Digitale Lösungen bringen nicht nur bei der Unternehmenskommunikation einen deutlichen Mehrwert, sondern helfen auch dabei, Schulungen abzuhalten und Weiterbildungen zu realisieren. Gerade für die Digitalisierung bestehen unzählige Weiterbildungsmöglichkeiten, welche sogar durch die Arbeitsagentur gefördert werden können.

Mithilfe einer unternehmenseigenen digitalen Plattform/mobile Anwendung lassen sich beispielsweise Lerninhalte in Dokumentenform oder Video-Weiterbildungsmöglichkeiten bereitstellen. Auch der direkte Austausch der Weiterbildungsteilnehmer ist durch einen integrierten Chat denkbar einfach möglich. Vor allem für Mitarbeiter, die auf verschiedene regionale Standorte verteilt sind, sind solche digitalen Angebote erstklassig, denn sie sparen nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Kosten für Unterbringung, Anreise oder Verpflegung.

Belegverwaltung Digital: smarte Vorbereitung für Personalabteilung und Buchhaltung

Tankbelege, Bewirtungsquittungen oder Formulare für durchgeführte Dienstreisen – nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Personalabteilung werden häufig mit wahren Papierbergen überflutet, was die Abrechnung der Mitarbeiter und ihrer Leistungen betrifft. Um möglichst umweltschonend und effizient zu arbeiten, etablieren sich hier ebenfalls vermehrt digitale Lösungen.

Mit einer smarten internen Anwendung ist es beispielsweise möglich, mit der unternehmenseigenen App Belege abzufotografieren, sie hochzuladen und der Personalabteilung/Buchhaltung zur Verfügung zu stellen. Die Verarbeitung der digitalen Informationen findet ganz einfach auf Knopfdruck statt und kann sogar dem individuellen Mitarbeiterkonto zugeordnet werden.

Tipp: Seit dem 1. Januar 2021 ist es möglich, Krankschreibungen digital an die Krankenkassen zu übermitteln. Voraussetzung: Der Patient stimmt zu. Um Papier zu sparen, kann das Unternehmen die digitale AU-Bescheinigung einfach in der Arztpraxis anfordern und diese smart im digitalen Unternehmensprozesse verarbeiten. Die Folge: besserer Workflow und vor allem enorme Papierersparnis.
 
 


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