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Home Office

Wie und wo werden wir in Zukunft arbeiten? Die Corona-Krise hat viele Unternehmen zum Umdenken gebracht. Hybride Arbeitsmodelle aus einem Mix aus Büroarbeit und Remote Work werden die Arbeitswelt bestimmen, denn Flexibilität und die Fähigkeit, schnell auf veränderte Umstände einzugehen, sind wichtiger als je zuvor.

Inzwischen wollen mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen Remote Working langfristig ausweiten, wie eine Befragung des ifo Instituts ergab. Hierfür benötigen Unternehmen nicht nur Technologie-Lösungen für die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice, sondern auch Konzepte für die Rückkehr zum und das sichere Arbeiten am Büroarbeitsplatz. Remote Working und Smart & Safe Workplaces müssen integriert und verknüpft werden.

Smart & safe workplaces

Immer mehr Unternehmen wollen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sukzessive die Rückkehr in die Büros ermöglichen. Doch im Hinblick auf die neuen Anforderungen im „New Normal“ sehen sich die Organisationen dabei mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Für die Sicherheit der Mitarbeiter und des Geschäftsbetriebes werden nun effektive und flexible Technologie- und Schutzkonzepte benötigt. Zum Beispiel Wärmebildkameras für das Körpertemperatur-Screening im Eingangsbereich, um das Risiko von Infektionen zu minimieren. So kann eine erhöhte Körpertemperatur von Personen bereits erkannt werden, bevor diese die Büros betreten und entsprechende Maßnahmen getroffen werden.

Darüber hinaus sind zunehmend neue Raumkonzepte gefragt, wenn nur ein Teil der Mitarbeiter im Büro arbeitet und die gegebenen Sicherheitsvorkehrungen beachtet werden müssen. Hierfür eignen sich beispielsweise Desk-Sharing-Konzepte, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Laptops die flexible Nutzung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze zu ermöglichen. Die Arbeitsausstattung sowie persönliche Gegenstände können in elektronischen Schließfächern, sogenannten „Smart Lockers“, verwahrt werden, die ebenfalls zur kontaktlosen Postzustellung dienen können.

Langfristig kann der Platz, der durch vermehrtes Remote Working zur Verfügung steht, in „Creatives Spaces“ für die Teamarbeit umgewandelt werden sowie separate Rückzugsräume für Telefonate oder das konzentrierte Arbeiten geschaffen werden. Intelligente Konferenzraum-Lösungen mit Interaktiven Whiteboards ermöglichen es darüber hinaus, dass Meetings zwischen Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice so reibungslos funktionieren, als wären sie im selben Raum.

Technologien für die neue Balance

Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice möglichst nahtlos zu gestalten, ist aktuell eine der größten Herausforderungen für Unternehmen und erfordert entsprechende Technologielösungen. Dazu zählt zum einen die Ausstattung der Mitarbeiter mit der entsprechenden Hardware und Kollaboration-Software, aber auch IT-Lösungen wie Virtual Desktop Services für die schnelle und sichere Bereitstellung virtueller Desktops oder Network Managed Services für die Fernüberwachung der IT-Infrastruktur. Hierbei zeichnet sich ein deutlicher Trend hin zu dezentralen Infrastrukturen und „Cloud-First“-Strategien ab, um zukünftig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können und neue Anwendungen und Services schnell über die Cloud bereitstellen zu können. Auch die Themen Datensicherheit und Compliance werden künftig noch stärker in den Fokus rücken.

Abgesehen von Technologien für Remote Working und einer dezentralen IT-Infrastruktur spielt in diesem Zusammenhang nach wie vor die Automatisierung geschäftskritischer Prozesse und Workflows eine absolute Schlüsselrolle, und zwar nicht nur im Hinblick auf Business Continuity in Krisenzeiten, sondern auch und vor allem, wenn es um die nachhaltige Effektivität hybrider Arbeitsmodelle geht. Für viele Unternehmen wurden vermeintliche Standardprozesse wie die Rechnungs- oder die Postverarbeitung während der letzten Monate mitunter zu einem echten Problem.

Kein Wunder: Schließlich sind diese Prozesse oftmals noch mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, weshalb Cloud-basierte Plattformen für die Prozessautomatisierung hier eine ganz besondere Rolle spielen. Was schon vor Corona einer der effektivsten Digitalisierungs-Enabler war, wird nun ganz konkret benötigt, um auch in der Buchhaltung oder der Personalabteilung Remote Work zu ermöglichen. Gleichzeitig können durch die Automatisierung dieser Geschäftsprozesse Mitarbeiter entlastet und mehr Zeit für kreativere Arbeiten geschaffen werden. Schon vor Corona forderten rund drei Viertel der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, dass ihr Arbeitgeber sie mit Automatisierungstechnologien dabei unterstützen müsse, ihre Work-Life-Balance zu verbessern, wie die Future of Work-Studie von Ricoh letztes Jahr zeigte.

Noch keine Bestnoten für Remote Work-Konzepte

Neue Technologiekonzepte sind notwendig, um Remote Working zu ermöglichen. Doch darüber hinaus gibt es noch weitere Bereiche, die rund um das Thema hybrider Arbeitsmodelle wichtig sind, wie beispielsweise Remote Leadership oder Strategien für das Selbstmanagement. Gerade bei Unternehmen, die erst im Zuge der Corona-Krise flexible Arbeitsmodelle eingeführt haben, herrscht hier oft noch Nachholbedarf. In einer Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zur Arbeit im „New Normal“ gab über die Hälfte der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen Führungsroutinen auf Distanz zukünftig noch mehr etabliert werden müssen. Knapp die Hälfte stimmte der Aussage zu, dass auch Routinen zum Selbstmanagement noch verstärkt eingeübt werden müssen.

Weiterhin kann es auf lange Sicht auch Auswirkungen auf die Unternehmenskultur haben, wenn Mitarbeiter hauptsächlich im Homeoffice arbeiten. Was bedeutet es beispielsweise für neue Mitarbeiter, wenn Onboardings ausschließlich digital ablaufen und man die neuen Kollegen und den Chef zunächst nur virtuell über Video Conferencing kennenlernt? Wie wirkt es sich auf das Recruiting und die Mitarbeiterbindung aus, wenn man nicht mehr regelmäßige Team-Events organisieren kann? Das Remote Working beziehungsweise das Arbeiten im Homeoffice wird künftig nur noch bedingt als Anreiz oder Corporate Benefit wahrgenommen werden – es wird im Augenblick zur Selbstverständlichkeit und vorausgesetzt. Man könnte auch sagen: Die Future of Work ist bereits zur Gegenwart geworden.

Individuelle Konzepte sind gefragt

Um Mitarbeiter zu gewinnen und an ein Unternehmen zu binden, wird es daher zukünftig auf einen guten Mix aus Homeoffice und Präsenzarbeit ankommen. Um die richtige Balance zu finden, sollten Unternehmen nun Bilanz ziehen aus den Erfahrungen der letzten Wochen und Monate. Was lief gut und wo gibt es Verbesserungsbedarf? Dies sollte sich nicht nur auf die Ausstattung der virtuellen und physischen Arbeitsplätze mit der passenden digitalen Technologie beziehen, sondern auch auf die Art der Kommunikation und Zusammenarbeit. Welche Bedürfnisse haben die Mitarbeiter, sollten Schulungen für Medien- und Kommunikationskompetenz, Remote Leadership oder Selbstmanagement angeboten werden? Anschließend kann dann gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet werden, welches Modell am besten zum Unternehmen passt, um in Zukunft erfolgreich zusammenzuarbeiten – egal ob remote oder im Büro.

Ingo Wittrock, Director Marketing, Ricoh Deutschland, www.ricoh.de


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