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Home Office

In den eigenen vier Wänden zu arbeiten, stellt im Zeitalter der Digitalisierung, besonders in Zeiten von Covid-19, eine vermeintlich bequeme Alternative zum normalen Büroalltag dar. Durch die aktuellen Herausforderungen hat die Homeoffice-Kultur in diesem Jahr einen enormen Sprung nach vorne gemacht.

Dementsprechend sind die Vorteile derzeit wieder in aller Munde: Produktiveres Arbeiten, Familie und Beruf lassen sich flexibler vereinen und der zeitraubende Arbeitsweg fällt weg. Aber Hand aufs Herz, so rosig wie es scheint, ist es nicht immer. Neben den ganzen Vorteilen treten stets neue Herausforderungen auf, die im schlimmsten Fall sogar die Produktivität beeinträchtigen.

Wenn der Esstisch zum Arbeitsplatz wird

Oft fangen die Probleme bereits bei den räumlichen Gegebenheiten an. Viele Arbeitnehmer haben zuhause kein eigenes Büro, geschweige denn eine professionelle Arbeitsausstattung. Normalerweise beschränkt sich diese auf einen Arbeitslaptop, wenn nicht sogar im schlimmsten Fall auf den eigenen Computer, um sich mit den notwendigen Arbeitsanwendungen verbinden zu können. In vielen Fällen ist der Bildschirm des Laptops der einzig verfügbare. Das frustriert Mitarbeiter, wenn sie zwischen den einzelnen Applikationen hin- und herwechseln müssen.

Stattdessen fungiert das Gäste- oder Esszimmer als Arbeitsplatz, der Ess- oder Kaffeetisch wird kurzerhand zum Schreibtisch umfunktioniert und zum Sitzen wird auf den nächstgelegenen Stuhl im Haushalt ausgewichen. Dabei wird den meisten spätestens nach einem Acht-Stunden-Tag auf dem harten Wohnzimmerstuhl bewusst, wie wichtig ein ergonomischer Bürostuhl eigentlich ist. In Verbindung mit nach Aufmerksamkeit oder Streicheleinheiten suchenden Kindern oder Katzen, denen die Wichtigkeit einiger Termine oder Fristen zu Recht egal ist, ist konzentriertes Arbeiten nur schwer möglich.

Warte kurz, meine Verbindung ist so schlecht!

Eines der größten Probleme und Störfaktoren ist die Internetverbindung. Besonders Haushalte auf dem Land haben mit der Stabilität ihrer Verbindung zu kämpfen. Hier gilt das alte Sprichwort: Je weiter sie von der Zentrale entfernt sind, desto schlechter wird ihre Verbindung. Schließlich werden im Homeoffice private Leitungen genutzt, die in der Regel nicht mit der Büro-basierten Verbindung mithalten können. Und wenn sich nun mehrere Personen in der Umgebung gleichzeitig zu Videokonferenzen anmelden, steigt die Nachfrage an Internetleistung so stark an, dass die Verbindung instabil werden kann.

Wer kann und macht was?

Eine weitere Herausforderung ergibt sich auf Softwareebene. Hat der Arbeitnehmer auch von zuhause aus Zugriff auf alle benötigten Programme und Anwendungen? Bestehen Beschränkungen oder fehlen Lizenzen? Und wenn Software-Lizenzen vorhanden sind, sind diese überhaupt up-to-date? Wenn einer dieser Punkte zutrifft, gestalten sich die gewohnten Arbeitsabläufe schwierig oder lassen sich nicht mehr selbstständig erledigen. Wenn vorhanden, hilft natürlich die IT-Abteilung, was aber wiederum zu Zeitverlusten führt.

Zudem leidet die Kommunikation. Auch wenn Telefonate, Videokonferenzen und E-Mails an der Tagesordnung sind, werden Entscheidungen vermehrt individuell getroffen. So entsteht eine gewisse Silo-Denkweise: Es wird nur für den eigenen Bereich gearbeitet und keine ganzheitliche Kommunikation betrieben. Somit ist eine starke Teamführung wichtiger denn je, um gleichzeitig mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens zu generieren.

Geteilte Verantwortung

Im Internet kursieren bereits unzählige Tipps, wie Arbeitnehmer die Workloads und Prozesse im Homeoffice effizienter gestalten können. Aber auch der Arbeitgeber sollte sich fragen, was er zu einem Arbeitsplatz beitragen kann, der produktives Arbeiten ermöglicht. Zwar kann er keine Räume herbeizaubern, aber eine souveräne digitale Ausstattung hinsichtlich Hard- und Software verbessert die Homeoffice-Situation erheblich – und sei es der Bürostuhl oder Bildschirm, der aus dem Unternehmen mit nach Hause genommen werden darf.

Angesichts der Tatsache, dass derzeit mehr Mitarbeiter denn je im Homeoffice arbeiten, verändert sich allerdings nicht nur der Arbeitsplatz, sondern auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Geschäftsführung und Personalabteilung sind darum bemüht, in der veränderten Situation die Mitarbeiter stets zu motivieren und die neuen Arbeitsumstände zu verbessern. Dabei kann das sogenannte Workforce Engagement Management (WEM) zu einem wesentlichen Teil unterstützen. Denn beim WEM geht es neben effizientem Zeit- und Prozessmanagement vor allem darum, die persönliche Seite der Belegschaft unter die Lupe zu nehmen und Bedürfnisse zu erkennen. Durch Methoden wie Talentförderung, Leistungsbeurteilungen, Coachings und Belohnungen sollen Mitarbeiter in ihrer persönlichen Entwicklung unterstützt werden. Auf diese Weise verbessert sich nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern es steigert auch ihre Produktivität, was sich letztlich in einer erhöhten Kundenzufriedenheit widerspiegelt. Als besonders effektiv hat sich die sogenannte Gamifizierung von Prozessen herausgestellt, indem spieltypische Elemente in alltägliche Abläufe integriert werden. Dadurch wird nicht nur ein gesunder Wettbewerb entwickelt, sondern auch Fähigkeiten auf spielerische Art verbessert und die Teamkompetenz gefördert – auch wenn nicht direkt zusammengearbeitet wird.

Auf die intelligente Steuerung von Arbeit kommt es an

Wenn man betrachtet, wie die Mitarbeiter von zuhause aus zusammenarbeiten, wird eine Infrastruktur, die die Mitarbeiter mittels einer Plattform auf alle notwendigen Anwendungen zugreifen lässt, umso wichtiger. Auf diese Weise muss nicht zwischen den einzelnen Bildschirmfeldern hin- und hergewechselt werden, um eine Aufgabe erledigen zu können. Somit ist eine effiziente Benutzeroberfläche die Grundlage für produktives Arbeiten. Im besten Fall wird der Standort des Arbeitsplatzes sogar überflüssig, da alle Unternehmensprozesse auf ein und derselben standortunabhängigen Plattform laufen. Mit flexiblen Strukturen, die gleichzeitig die Prozesse des Arbeitsalltags intelligent kanalisieren, steuern und umverteilen, werden überflüssige Schnittstellen und damit Kostenpunkte eliminiert.

Betrachtet man die am stärksten betroffenen Branchen, befinden sich Contact Center in einer Ausnahmesituation, da ihre Arbeitsplätze traditionell im Unternehmen angesiedelt sind. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, über eine Plattform zu verfügen, auf der sich die verschiedenen Anwendungen integrieren lassen. Cloud-Plattformen, wie beispielsweise Genesys Cloud, können Servicemitarbeiter unterstützen, indem sie Aufgaben und Abläufe automatisieren, verteilen und umleiten sowie in verschiedene Anwendungen integrieren. In Kombination mit WEM-Funktionen können Manager sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und motiviert bleiben, während sie von zu Hause aus arbeiten.

Wenn die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen können, ohne zwischen Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen und mittels Automatisierungstechnologien wiederholte Arbeitsschritte vermieden werden, lässt sich die Produktivität der Mitarbeiter wesentlich steigern. Auf diese Weise kann von jedem beliebigen Desktop oder Arbeitsplatz aus gearbeitet werden, während gleichzeitig eine effiziente Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen ermöglicht wird.

Letztendlich lässt sich also mit einer effizienten Benutzeroberfläche eine grundlegende Basis für produktives Arbeiten schaffen. Dabei wird der Ort des Arbeitsplatzes im besten Fall überflüssig, denn alle Unternehmensprozesse laufen über ein und dieselbe ortsunabhängige Plattform. Mit flexiblen Strukturen, die gleichzeitig mit der intelligenten Kanalisierung, Steuerung und Umverteilung von Workloads einhergehen, fallen überflüssige Schnittstellen und damit Kostenpunkte weg.

Lewe Zipfel, Director Solutions Consulting EMEA Central
Lewe Zipfel
Director Solutions Consulting EMEA Central, Genesys

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