Anzeige

ProjektmanagementDie Einführung einer Field Service Management-Lösung soll Service- und Instandhaltungsprozesse abteilungsübergreifend standardisieren und optimieren. 

Manchmal gerät ein solches Projekt jedoch ins Stocken oder dauert länger als geplant, da Unternehmen die Komplexität vorab nicht bedacht haben oder sich während des Projekts immer mehr Nebenbaustellen eröffnen. Wie Unternehmen die sieben typischen Komplexitätsfallen umgehen, hat die mobileX AG in folgendem Ratgeber zusammengestellt:

1. Individualität nicht zum Selbstzweck machen

Die Umsetzung von individuellen Anpassungen in einem Field Service Management-Projekt kann einen großen Mehrwert für das Unternehmen generieren, indem Wettbewerbsvorteile durch einen maßgeschneiderten Kundenserviceprozess geschaffen werden. Zu viele spezifische Anpassungen beziehungsweise zu tief gehende technische Abweichungen können jedoch zur Folge haben, dass diese auch bei Migrationen zu zusätzlichem Entwicklungsaufwand führen. Es kann daher sinnvoll sein, die Wirtschaftlichkeit so mancher „Sonderlocke“ durchaus zu hinterfragen, auch vor dem Hintergrund einer Prozess-Standardisierung.

2. „Gewachsene Geschäftsprozesse überdenken“

Historisch gewachsene Abläufe und Gewohnheiten dahingehend zu hinterfragen, ob diese noch sinnvoll und wirtschaftlich sind, kann eine große Chance bei der Einführung einer Field Service Management-Lösung sein. Dies betrifft nicht nur die Service- oder Instandhaltungsprozesse allein, sondern auch die Personalwirtschaft, Materiallogistik, das Controlling bis hin zur Produktion und zum Qualitätsmanagement. So kann ein solches Projekt dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken oder über mehrere Abteilungen, Niederlassungen oder Länder hinweg zu standardisieren.

3. IT-Infrastruktur konsolidieren

Dies trifft auch auf die IT-Infrastruktur in Unternehmen zu. Die Integration einer FSM-Lösung in die Backend-Systeme eines Unternehmens kann komplexer sein als erwartet, wenn diese – historisch bedingt – diverse individuelle Anpassungen und Erweiterungen aufweisen oder mehrere Systeme gleichzeitig integriert werden müssen. Auch hier bietet sich die Möglichkeit, solche Strukturen im Rahmen eines Field Service Management-Projekts neu zu ordnen und zu konsolidieren.

4. Anzahl der Ansprechpartner im Projekt: so viele wie nötig, so wenige wie möglich

Viele Köche verderben den Brei. Zu viele Ansprechpartner in einem Field Service Management-Projekt können auch dazu führen, dass nichts voran geht, weil zu unterschiedliche oder gar widersprüchliche Meinungen bestehen. Natürlich ist es wichtig, Fach- und IT-Abteilung einzubeziehen, ebenso den Betriebsrat und ausgewählte End User. Doch sollte man die Zahl der Beteiligten auf ein Minimum konzentrieren, um handlungsfähig zu bleiben.

5. Klare Leitplanken für Projekt beim Kickoff schaffen

Im Kickoff-Meeting sollten die Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt klar festgelegt werden. Dies umfasst unter anderem die Art des Vorgehensmodells, die Aufgaben und Rollen der jeweiligen Ansprechpartner und die Definition von Prozessen. Gerade in großen Unternehmen mit komplexen Abläufen und hierarchischen Strukturen ist dies ein kritischer Punkt. Eine frühzeitige und umfassende Definition der Regeln schafft Klarheit und Sicherheit und trägt somit zum Projekterfolg bei.

6. Komplexität von Details nicht unterschätzen

Die Erwartungen von Unternehmen an die Optimierung der Prozesse durch ein Field Service Management-System sind hoch. Deswegen möchten sie möglichst viele fachliche Anwendungen darin abgebildet sehen. Doch der Teufel liegt oft im Detail. Hier gilt die bekannte 80/20-Regel von Vilfredo Pareto. Die letzten 20 Prozent der Details in so einem Projekt umzusetzen, ist oft am teuersten, weil es am meisten Aufwand erfordert. Deswegen sollten sich Unternehmen überlegen, ob es zumindest in der ersten Version 100 Prozent sein müssen und ob es nicht sinnvoller ist, diese erst in einem späteren Projekt abzubilden oder ganz darauf zu verzichten.

7. Kommunikation richtig aufsetzen

Die richtige Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Lösungsanbieter kann viel zum Gelingen und fristgerechten Ablauf eines FSM-Projekts beitragen. Dazu gehören die Definition der relevanten Kommunikationskanäle je nach Art der Inhalte (Ticket-System, E-Mail, Telefon), die Regelmäßigkeit der Kommunikation durch telefonische Jour Fixes oder persönliche Meetings sowie die Wahl der passenden Ansprechpartner. Wenn beide Partner dies bereits im Kick-off festlegen, lassen sich unnötige Verzögerungen und Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden.

Matthias Stöcklein, COO und Leiter Professional Services bei der mobileX AG, dazu: „Selten gibt es einfache Antworten auf schwierige Fragen. Doch wenn Unternehmen in einem Field Service Management-Projekt priorisieren und nicht jede individuelle Anforderung im ersten Schritt umsetzen, werden sie deutlich schneller die Vorteile der Prozessoptimierung spüren als wenn sie sich durch die Komplexitätsfalle fangen lassen.“

www.mobilexag.de
 


Weitere Artikel

Hybrid Working

Hybrid-Working ist kein vorübergehender Trend

Gesteigerte Produktivität und verbesserte Zusammenarbeit zählen zu den Vorteilen, welche die neuen hybriden Arbeitsmodelle bieten und die zur neuen Normalität in der Geschäftswelt avancieren.
HR

Internationales Human Resources Management – neue Aufgaben für HR-Experten

Im Zuge der Digitalisierung haben sich viele Unternehmen auf unerwartete Herausforderungen und neue Aufgabenbereiche einstellen müssen. Am stärksten traf der digitale Wandel die Personalabteilung. Unternehmen, die in den letzten Jahren trotz der…
industrie technologie

Industrie-Fachkräfte legen Wert auf moderne Technologien

Eine internationale Umfrage unter Produktionsmitarbeitern belegt, dass Zugang zu modernen Technologien entscheidenden Einfluss auf die Arbeitgeberwahl hat.
Hybrides Arbeiten

Hybrides Arbeiten: Gedanken zu Vorteilen und Herausforderungen

Mit Beginn der Homeoffice-Pflicht, die im vergangenen Jahr aufgrund der Corona-Pandemie eingeführt wurde, mussten Unternehmen ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause ermöglichen. Michael Hambsch, Director Solution Consulting Continental Europe bei Snow…
New Normal

Ohne Usability kein New Work

New Work gilt als das Trendthema der Arbeitswelt, dem sich mehr und mehr Unternehmen annehmen. Welchen Einfluss üben Usability sowie User Experience auf die neuen Arbeitskonzepte aus?
New Work

Moderne Arbeitsmethoden: Führen heißt verstehen

Wenn in den Medien das oft genannte Buzzword New Work fällt, assoziieren viele Menschen unterschiedliche Ansätze mit dem Begriff. Ans Ziel führt hier nicht nur eine Betrachtungsweise.

Anzeige

Jetzt die smarten News aus der IT-Welt abonnieren! 💌

Mit Klick auf den Button "Zum Newsletter anmelden" stimme ich der Datenschutzerklärung zu.