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Home OfficeModerne Mobility-Lösungen schaffen einen virtuellen Arbeitsplatz, der über Unternehmensgrenzen hinaus den Mitarbeitern an nahezu jedem Ort zur Verfügung steht.

„Wir sind doch schon digital.“ So ein Satz ist in vielen Unternehmen zu hören, wenn es um den digitalen Wandel geht. Gemeint ist damit häufig nur, dass in einigen Bereichen einzelne mobile Apps bereits zum Einsatz kommen, etwa im Vertrieb oder bei den Wartungstechnikern. Das Gros arbeitet in diesen Unternehmen jedoch immer noch mit „klassischen“ Desktop-Computern.

(Echte) Digitalisierung ändert jedoch nicht nur die IT. Auch die Art zu Arbeiten ist im Umbruch. Der feste Büroplatz spielt vielfach nur noch eine Nebenrolle. Zuhause, unterwegs oder vor Ort beim Kunden müssen die IT-Anwendungen mit den aktuellsten Daten stets verfügbar sein. Themen wie Work-Life-Balance, das Arbeiten entsprechend des individuellen Rhythmus, die Nutzung neuer, gerade mobiler Endgeräte befeuern zusätzlich diesen Wunsch.

Herkömmliche IT-Konzepte sind dabei meist zu eingeschränkt, um diesen neuen Anforderungen zu begegnen. Gleichzeitig führt eine punktuelle Einführung von einzelnen Apps oder unterschiedlichen Devices zu Insellösungen, welche die Sicherheit gefährden und umfassend betrachtet die Komplexität erhöhen können. Deshalb rücken in vielen Unternehmen strategische Überlegungen über die Ausgestaltung einer flexiblen und mobilen Arbeitsplatzumgebung stärker in den Fokus.

Der digitale Arbeitsplatz passt sich flexibel an

Ein mobiler, digitaler Arbeitsplatz ist, obwohl hochgradig standardisiert und automatisiert, weit entfernt von einem „One-fits-all“ Ansatz. Weder sind die Bearbeitung mehrseitiger Worddokumente oder großer Excel-Tabellen auf einem Smartphone, noch sind Notebooks für die schnelle und einfache Kollaboration von Servicetechnikern im Feld sinnvoll. Vielmehr ist das Ziel das richtige Endgerät, mit den richtigen Apps für die jeweiligen Aufgaben flexibel einzusetzen. Hierzu wird vom Rechenzentrum ein mobiler oder virtueller Arbeitsplatz bereitgestellt und kann von jedem Endgerät aus genutzt werden. Wichtigstes Kennzeichen ist die große Flexibilität im Einsatz.

Die Mitarbeiter haben in jedem Fall ihre Daten und ihre gewohnten Applikationen zur Verfügung. Der Arbeitsplatz ermöglicht ihnen, an jedem Ort und zu jeder Zeit an ihren Dokumenten und Projekten zu arbeiten. Dabei passt sich der Bildschirmarbeitsbereich an die jeweiligen Umstände an, vor allem an das Endgerät. Eine Vielzahl an Mobilgeräten, etwa einem Smartphone oder Tablet unter Android und iOS, aber auch einem Hybridgerät wie dem iPad Pro (iOS) oder dem Microsoft Surface (Windows 10),außerdem herkömmliche Windows-Notebooks oder –PC, eignen sich hierfür.

Über ein genau bestimmtes Rollen- und Genehmigungskonzept kann zudem festgelegt werden, wer solche Apps installieren darf und wer die Installation bei Bedarf genehmigen muss. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter unterwegs ist und auf einem Smartphone Daten einsehen oder bearbeiten muss, kann er über ein Selfservice-Portal in einem internen Appstore eine ggf. fehlende App auswählen. Diese steht ihm nach erfolgter Genehmigung dann zur Verfügung und kann dann sofort genutzt werden.

Weiterhin können Unternehmen selbstentwickelte Business-Apps über das Selfservice-Portal verteilen. Dadurch erhalten alle Mitarbeiter die notwendigen Hilfsmittel, um ihre Rollen und Funktionen auszufüllen. Denkbar wäre es, den Außendienst via App mit Termininformationen zu versorgen und damit gleichzeitig die Reisekostenabrechnung zu ermöglichen.

Ein weiterer, aber elementarer Bestandteil eines solchen Arbeitsplatzes ist die einfache Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Mobile Lösungen für Unified Communication und Collaboration (UCC) bündeln bestehende Kanäle wie Telefonie, E-Mail, Instant Messaging oder Videokonferenzen. Besonders mobile Anwender oder Benutzer eines Homeoffice bleiben damit in den Austausch und die Entscheidungswege im Unternehmen eingebunden.

Produktivitätsschub durch eine mobile Arbeitsplatzlösung

Ein Digitalarbeitsplatz lässt sich vor allem in kleineren und mittelgroßen Unternehmen von der eigenen IT-Organisation nicht mehr zu überschaubaren Kosten in Eigenregie verwirklichen, da Hardware, Software und das notwendige Knowhow teils erhebliche Investitionen erfordern. Hier bieten sich Cloud-Lösungen an. Doch auch diese muss, meist von der eigenen IT-Abteilung, gemanaged bzw. gesteuert werden – damit es kostengünstiger wird.

Unternehmen sollten deshalb besonders die Kombination aus Mobility- und Workplace-Lösung möglichst aus einer Hand bereitstellen lassen, um ihre Ressourcen ökonomisch einzusetzen. Der Funktionsumfang übersteigt dabei den einer herkömmlichen Enterprise Mobility Management-Lösung bei weitem. Device-, App- und Dokumentenmanagement sowie viele weitere Aspekte von Enterprise Mobility werden miteinander verknüpft. Eine gute Ergänzung ist zudem eine einheitliche Hotline, die alle Fragen rund um die Apps und die Arbeitsumgebung abwickeln kann. Auch die korrekte Lizenzierung und Bereitstellung von Anwendungen wird dann vom Dienstleister erledigt.

Eine solche mobile Arbeitsplatzlösung kann einen enormen Produktivitätsschub in einem Unternehmen bewirken. Ein Beispiel: Die Einführung der Mobile Enterprise Services bei der Telekom brachte für den technischen Dienst eine tägliche Zeiteinsparung von gut einer halben Stunde pro Mitarbeiter. Da allein 2.000 Mitarbeiter im Außendienst den mobilen Arbeitsplatz einsetzen, konnte ein Arbeitsvolumen von 28.000 Tagen pro Jahr gespart werden. Das entspricht einem Produktivitätsgewinn von jährlich etwa 15 Millionen Euro.

Die Elemente dieses Arbeitsplatzes umfassen die gesamte Vielfalt der Aufgaben im mobilen Außendienst. Ein Mitarbeiter kann seine Arbeit nun ohne umständliche händische, u.a. papierbasierte Handhabung erfüllen. Die Mobile Enterprise Services haben durch neue Apps die mobile Zusammenarbeit verbessert. Insgesamt beschleunigten sich die Abläufe, unter anderem durch Vermeiden von Leerlaufzeiten und Medienbrüchen sowie durch eine stärkere Automatisierung von Datenübermittlung und -abgleich. Ein Beispiel: Ein Tagesbericht wird automatisch erzeugt, das Fahrtenbuch elektronisch geführt und die Auftragsverwaltung geschieht ebenfalls direkt in einer App.

Darüber hinaus entlastet die Arbeitsplatzlösung auch die IT-Organisation, da sie auf einer zum Arbeitsplatz gehörenden Plattform zahlreiche Selfservice-Optionen anbietet, etwa einen Appstore oder mobiles Dokumentenmanagement. Erreicht werden diese Möglichkeiten durch eine Kooperation mit dem Enterprise-Mobility-Spezialisten MobileIron, der zu der Arbeitsplatzumgebung seine Lösung für Enterprise Mobility Management beisteuert.

Erst ein unternehmensweit nutzbarer, virtueller und mobiler Arbeitsplatz legt das Fundament für eine tatsächliche Digitalisierung. Darauf können Unternehmen neue digitale Lösungen und digitale Geschäftsmodelle errichten, die ohne diesen Arbeitsplatz nicht möglich wären. Einmal vorhanden, kann er jederzeit durch neue Apps oder zusätzliche Prozesse ergänzt werden. So können beispielsweise neue Service-Lösungen eingesetzt werden, die durch schnellere Reaktionszeiten auch dem Endkunden Vorteile bringen. Der Digitalarbeitsplatz wird damit zur Voraussetzung für den digitalen Wandel und gleichzeitig der erste sichtbare Schritt auf dem Weg zum digitalen Unternehmen.
 

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