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OMX 2018
22.11.18 - 22.11.18
In Salzburg, Österreich

SEOkomm 2018
23.11.18 - 23.11.18
In Salzburg, Österreich

Blockchain Business Summit
03.12.18 - 03.12.18
In Nürnberg

Cyber Risk Convention
05.12.18 - 05.12.18
In Köln

IT-Tage 2018
10.12.18 - 13.12.18
In Frankfurt

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Wir befinden uns mitten in der digitalen Revolution. Jetzt sind kluge unternehmerische Entscheidungen gefragt, um auf die rasanten Änderungen reagieren zu können. Firmen müssen von analog auf digital umstellen, digitale Prozesse müssen optimiert werden. Digitale Transformation ist unabdingbar, um zukunftsfähig zu bleiben.

Aber es gibt auf diesem Weg auch viele Fallen. Mit meinem Team habe ich inzwischen mehr als hundert Digitalisierungsprojekte geplant und durchgeführt. Die Fallen, die die Prozesse behindern oder zunichte machen, sind oft dieselben. Hier sind die 11 häufigsten:

1. Keine klaren Ziele

Grundlage für jedes Digitalisierungsprojekt sind klar definierte Ziele. Diese müssen präzise bestimmt werden, erst dann können aus den Anforderungen Lösungen erarbeitet werden. Um möglichst klare Abgrenzungen zu schaffen, gilt es nicht nur die Ziele, sondern auch die Nicht-Ziele zu benennen.

2. Den Kapitän vergessen

Bei einem Projekt muss geklärt werden, wer die Verantwortung trägt. Meist ist die IT-Abteilung verantwortlich. Ohne Rückhalt aus der Chefetage geht es jedoch nicht. Gerade in Branchen, die originär nichts mit IT zu tun haben, wie z. B. Medizin oder auch fertigende Industrie, werden die IT und deren Innovationsvorschläge oft eher als lästige
Kostenstelle gesehen. Dabei ist eine funktionierende IT das Rückgrat eines jeden Unternehmens.

3. Die Crew vergessen

Es geht immer um Menschen. Man sagt uns Informatikern ja oft nach, wir seien gefühllose, analytische Maschinen. Dabei besteht nur circa die Hälfte unserer Arbeit aus Fachwissen,die andere Hälfte ist Kommunikation und zwischenmenschliche Problemlösung. Nur mit einem hohen Maß an Empathie und gesundem Menschenverstand, ist es möglich, sich in die Rolle aller Stakeholder hineinzudenken und sinnvolle Lösungen herbeizuführen.

4. Ängste und Sorgen von Mitarbeitern ignorieren

Oft haben Mitarbeiter Angst, dass ihr Arbeitsplatz durch Software ersetzt wird. In den allermeisten Fällen ist dies unbegründet. Es ist extrem wichtig, mit den Leuten zu reden und ihre Bedenken ernst zu nehmen. Und noch ein Tipp: Projekte sind besonders erfolgreich, wenn auch Wünsche und Ideen von nicht-IT-affinen Anwendern wie z. B. Handwerkern oder Facharbeitern eingearbeitet werden.

5. Auf weniger Arbeit hoffen

Die Arbeit wird durch die Digitalisierung nicht weniger, sondern anders. Eher selten fällt tatsächlich direkt und kurzfristig weniger Arbeit an. Die Dokumentation wird verbessert, Wissensaufbau und -verwertung werden optimiert. Diese Art von Knowledge Management ist die Basis für eine anschließende Auswertung der Daten, z.B. durch künstliche Intelligenz, und somit auch für langfristigen Erfolg.

6. Keine Fragen stellen

Die erfolgreichsten Projekte sind die, in denen der Kunde mitdenkt und unsere Arbeitkritisch hinterfragt. Das Expertenwissen unserer Softwareentwickler kann nur gepaart mit dem Know-how der Kunden zu einem Erfolg werden. Der Kunde sollte kritisch, streng und anspruchsvoll sein. Gleichzeitig wünschen wir uns natürlich auch, dass Kunden uns vertrauen, wenn wir Ideen für nicht realisierbar halten. Auch wir können nur begrenzt zaubern.

7. Insellösungen

Gerade bei staatlichen Organisationen haben wir die Erfahrung gemacht, dass jede einzelne Behörde ihr eigenes Süppchen kocht und autark arbeitet. Das führt zu Kommunikationsblockaden, ist ineffizient und schlussendlich anstrengend für alle Beteiligten. Die allermeisten IT-Strategien können nur dann aufgehen, wenn sie die komplette Struktur des Unternehmens erfassen.

8. Strohfeuer

Manchmal werden Projekte begonnen und dann nicht fertiggebracht. Die Kunden sind zu Beginn Feuer und Flamme, verlieren dann aber bisweilen die Motivation. Für ein Feuer braucht man einen zündenden Funken und einen guten Brennstoff. Fehlt dieser, kann ein gutes, gleichmäßig loderndes Feuer nicht entstehen. Solche Strohfeuer sind für alle Seiten frustrierend.

9. Sparen an der falschen Stelle

Zwei Bereiche, in denen Sie bei einem Digitalisierungsprojekt nicht sparen sollte, sind der Dialog mit den Menschen und Zeit. Die Mitarbeiter müssen die Neuerung verstehen und akzeptieren. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Firmen bei Schulungen und Trainings knauserig werden. Geschulte Mitarbeiter arbeiten jedoch effektiver und motivierter, das zahlt sich am Ende immer aus. Und was die Zeit angeht: Die digitale Transformation wird nicht mal ebenso nebenbei erledigt.

10. Geld rausschmeißen

Es gibt immer Sparpotenzial. Zum Beispiel bei den Lizenzkosten. Wir haben von Anfang an auf Open-Source-Lösungen gesetzt. Es gibt immer noch Kunden mit Sicherheitsbedenken und Markengläubigkeit, aber Leaks gibt es auch im Quellcode von Microsoft und Apple. Zudem hat die Wahl von Open-Source-Software auch einen weltanschaulichen Aspekt. Wissen wächst, wenn man es teilt. Es sollte nicht nur vom Budget abhängen, ob man sich Wissen leisten kann oder nicht.

11. Stehen bleiben

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Uns sind langfristige Projekte am liebsten, auch weil wir die Kunden dann kennengelernt haben und wissen, wie sie ticken. Und vice versa. Da die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist, sollte man nie von End- sondern nur von Zwischenergebnissen sprechen. Die Digitalisierung ist ein Weg, auf dem man niemals stehen bleiben darf.

Torsten Thau, Bereichsleiter Projekte, c.a.p.e. IT GmbH, www.kixdesk.com

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