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Informationsmanagement

Mit Doxis4 SmartBridge for Teams bietet die SER Group einen neuen Konnektor, der SER-Kunden zentralen Zugriff auf alle Informationen der Doxis4 Enterprise Content Management (ECM)-Plattform direkt in Microsoft Teams ermöglicht.

„Seitdem Remote Work an der Tagesordnung ist, nutzen immer mehr Unternehmen Microsoft Teams“, sagt Stefan Zeitzen, CSO der SER Group, und fährt fort: „Damit entsteht ein weiterer Kommunikationskanal, in dem Informationen isoliert vorliegen, und z.B. Änderungen an Dokumenten nur schwer nachvollziehbar sind. Genau hier setzt Doxis4 SmartBridge for Teams an und löst diesen Silo auf, indem sie Doxis4 und Microsoft Teams einfach verbindet.“ Zudem sind die Optionen für Datenschutz und Aufbewahrung in der Microsoft 365-Welt komplex, was Compliance-Risiken nach sich ziehen kann. Mit dem Konnektor können Unternehmen Compliance-Lücken schließen und erhalten direkt in Microsoft Teams Zugriff auf Informationen und Vorgänge aus Doxis4. 

Mit Doxis4 Smartbridge for Teams produktiver und sicherer zusammenarbeiten

Zentraler Informationszugriff: Die Anwender*innen haben nicht nur Zugriff auf Inhalte aus der Microsoft-Welt, sondern greifen aus der App auch auf Inhalte aus anderen angebundenen Systemen wie z.B. SAP oder Salesforce zu, die sie im Rahmen eines Projekts oder einer Aufgabe benötigen.

Vorgänge in Teams bearbeiten: Aufgaben, Vorgänge sowie der eigene oder ein Gruppenpostkorb aus Doxis4 können direkt in Microsoft Teams eingebunden werden. Somit erhalten Nutzer*innen in Teams Transparenz über den Status aller Vorgänge und neu eingehende Informationen. Mit deren Bearbeitung starten sie einfach aus der Microsoft-Anwendung heraus und können noch produktiver arbeiten. 

Kontextbezogene Suche: Bei der Suche z.B. nach einem Kunden, Projekt oder Vorgang zeigt Doxis4 alle Informationen an, die in diesem Kontext relevant sind, und wer sie wann erstellt und bearbeitet hat. Über die App ist die Suche jetzt in Microsoft Teams nutzbar, ohne ein Wechseln der Anwendung.

Information Governance: Doxis4 erleichtert das Einhalten von Compliance-Anforderungen für alle Inhalte, die in Doxis4 gespeichert sind. Team-Mitglieder können neu in Microsoft Teams erstellte Unterlagen strukturiert in Doxis4 ablegen, wo sie EU-DSGVO-konform und revisionssicher archiviert sowie mit entsprechenden Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln versehen werden können.

 

Doxis4 Projektakten in Microsoft Teams, Quelle: SER Group

 

Automation vereinfacht das Informationsmanagement

Das strukturierte Ablegen und Compliance-konforme Archivieren von Inhalten aus Microsoft Teams wird in Zukunft einfacher, so Dr. Gregor Joeris: „Wir planen, dass sich viele Tätigkeiten automatisieren lassen, z.B. das Anlegen neuer eAkten, wenn ein neuer Team-Kanal erstellt wird, und das automatische Archivieren von Dokumenten, Chats und Meeting-Aufzeichnungen.“ Damit lassen sich zeitaufwändige administrative Tätigkeiten reduzieren und Unternehmen stellen sicher, dass sie Informationen aus Teams in ihr zentrales Informationsmanagement einbeziehen.

www.sergroup.com


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