Anzeige

Checkliste

In der Eingangsrechnungsverarbeitung schlummert grundsätzlich jede Menge Produktivitätspotenzial. Wie sehr sich die Automatisierung des Rechnungsprozesses rechnet, hängt jedoch von mehreren Faktoren ab. Der ERP-Hersteller proALPHA hat eine Checkliste mit neun kritischen Fragen vorgelegt.

Trotz des zunehmenden Trends zur E-Rechnung erhalten viele Unternehmen einen großen Anteil ihrer Belege immer noch als PDF, ohne integrierte XML-Daten oder sogar noch ganz klassisch auf Papier. Wie auch immer ein Beleg seinen Weg ins Unternehmen findet: Eine automatisierte Prüfung der Eingangsrechnungen entlastet die Teams und beschleunigt den Durchlauf wesentlich. Der individuelle Nutzwert hängt dabei von verschiedenen Gegebenheiten ab. Der ERP-Hersteller proALPHA empfiehlt Unternehmen, für eine Evaluierung neun Aspekte genauer unter die Lupe nehmen:

1. Volumen

Eine Schwalbe macht noch keinen Sommer, heißt es. Unternehmen, die nur wenige Rechnungen täglich erhalten, profitieren kaum bis gar nicht von der Automatisierung. Deutliche Effizienzgewinne winken dagegen Abteilungen, die regelmäßig Hunderte oder Tausende von Rechnungen bearbeiten. Die Anzahl der Rechnungen pro Tag, Woche oder Monat ist jedoch nicht das einzige Kriterium.

2. Verhältnis von E-Rechnung zu Papierbelegen

Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD sorgen dafür, dass wesentliche Rechnungsdaten bereits digital vorliegen. Ist der Anteil von Papierbelegen oder PDF-Dateien, die noch keine integrierten Daten im XML-Format enthalten, noch sehr groß, dann lohnt eventuell auch der Einsatz einer Software für die Dokumentenanalyse. ERP-Anbieter wie proALPHA bieten hier integrierte Lösungen an.

3. Durchsatz

Wer evaluieren will, ob sich die Einführung einer elektronischen Rechnungsprüfung lohnt, muss auch vergleichen können. Als Benchmark gilt hierfür die Spitzenlast, die die Buchhaltung aktuell an einem Tag verarbeiten kann. Schieben die Mitarbeiter ständig einen Rechnungsberg vor sich hier, besteht Handlungsbedarf.

4. Schwankungen

Zudem sollten sich Unternehmen auch die Arbeitslast ihrer Buchhaltung im Zeitverlauf ansehen. Gibt es große Abweichungen von einem Tag auf den anderen oder von einer Woche auf die nächste? Bleiben Rechnungen in Zeiten hoher Auslastung zu lange liegen, führt dies zu unnötigen Mahnungen.

5. Nutzung von Skonti

Lange Liegezeiten führen auch dazu, dass nicht alle Skontovorteile ausgeschöpft werden. Hier lohnt es sich, genauer hinzusehen. Unternehmen müssen verstehen, wie viel Skonti sie theoretisch nutzen könnten und wie hoch der tatsächlich in Anspruch genommene Betrag ist. Daraus lässt sich noch verborgenes Potenzial ableiten, in relativen und absoluten Zahlen.

6. Softwareunterstützung

Soll eine Software zur Dokumentenanalyse zum Einsatz kommen, muss diese zunächst auf ein bestimmtes Rechnungslayout trainiert werden. Die Software macht dazu Vorschläge, welche Daten auf der Rechnung sie wie interpretiert zum Beispiel, ob es sich bei dem Datum in der Kopfzeile wirklich um das Rechnungsdatum und nicht um das Bestelldatum handelt. Einmal bestätigt, merkt sich das System den vollständigen Aufbau der Rechnung eines Lieferanten. Vergibt ein Unternehmen also Aufträge wiederholt an dieselben Zulieferer, erkennt das System die Rechnungsdaten sofort automatisch und entlastet so die Buchhaltung.

7. Komplexität

Bestehen Rechnungen aus mehreren Seiten mit vielen Positionen, ist das Training für die Dokumentenanalyse relativ aufwändig und komplex. Handelt es sich hierbei um einen Beleg, der einmalig oder nur einmal pro Jahr eingeht, lohnt der Prüf- und Trainingsaufwand mit der Software nicht. Hier schlägt der Mensch immer noch die Maschine.

8. Anzahl der Prüfstationen

Das Einsparpotenzial hängt zudem nicht nur von der Menge und der Art der Belege ab. Es hat auch mit der Anzahl der involvierten Personen zu tun. Je mehr Mitarbeiter mit Prüfung und Freigaben befasst sind, umso eher lohnt sich die Einrichtung von regelbasierten Prüfmechanismen und Freigabeworkflows. Die Durchlaufzeiten inklusive Rechnungsfreigabe verkürzen sich dann spürbar.

9. Dezentrale Organisation

Rechnungen kommen meist an einer Stelle an, an einer weiteren werden sie geprüft und an einer dritten verbucht. Sitzen die Mitarbeiter räumlich verteilt, werden digitale Prozesse umso wichtiger. Und das nicht nur, weil es unpraktisch ist, Belege von A nach B zu schicken. Ohne eine automatisierte Verarbeitung weiß niemand, wann welche Rechnung wo ist, ob sie noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen ist. Digitale Rechnungsprozesse machen also Unternehmen nicht nur schneller. Sie machen sie auch jederzeit auskunftsfähig.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung kann, richtig genutzt, gebundene Ressourcen für wertigere Aufgaben freisetzen und die Gesamteffizienz der Kreditorenbuchhaltung steigern. Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung ist damit eines der lohnendsten Szenarien für die Digitalisierung mittelständischer Unternehmen. 

www.proalpha.com/de
 


Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!

 

Weitere Artikel

ERP

ERP-Einführung aus dem Home Office?

Während der COVID-19-Pandemie wurden viele IT-Projekte vorerst gestoppt oder verschoben. Unternehmen befürchteten, diese ohne persönliche Anwesenheit vor Ort nicht bewältigen zu können. Die praktische Erfahrung zeigt jedoch: Komplexe Projekte wie eine…
ERP

ERP in der Praxis

ERP-Lösungen spielen eine zentrale Rolle in den Unternehmen und sie spielen diese Rolle insgesamt recht gut. So die Erfahrungen von 2.089 Anwenderunternehmen aus dem deutschsprachigen Raum, die im Zuge der aktuellen Studie „ERP in der Praxis“ durch die…
SAP-Automation

SAP-Kunden nutzen Technologien zur Automatisierung

UiPath, ein Anbieter im Bereich RPA (Robotic Process Automation), veröffentlicht die Ergebnisse der von SAPinsider durchgeführten Studie „Integrating Process Automation and SAP S/4HANA“. Die Studie zeigt, dass diese zunehmend Technologien zur Automatisierung…
Supply Chain Management

Wie sich das Supply Chain Management verändert

Schon seit jeher gehören Trends zu den unterschiedlichen Märkten der Wirtschaft. Auch auf die Wertschöpfungsketten von Unternehmen haben solche umfassenden Veränderungen erheblichen Einfluss. Aus diesem Grund befinden sich Entscheider permanent auf der Suche…
ERP-System

Künstliche Intelligenz in ERP-Systemen

ERP-Systeme bilden den Kern der Unternehmens-IT und stellen die zentrale Datendrehscheibe dar. Zunehmend integrieren Anbieter intelligente Algorithmen und KI-Module in ihre Systeme. Ein Team des Fraunhofer-Instituts für Intelligente Analyse- und…

Anzeige

Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!