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ERP 380287945 700

IT-Systeme werden immer besser und verfügen über zunehmend mehr Funktionen. Längst sind Softwares nahezu überall in der Arbeitswelt im Einsatz, um Informationen schneller zu verarbeiten, zu speichern oder zur Verfügung zu stellen. 

ERP-Systeme nehmen im wirtschaftlichen Umfeld eine besondere Stellung unter den Computerprogrammen ein. Sie unterstützen Unternehmen bei ihrer möglichst ganzheitlichen Datenverwaltung mit dem Ziel, Arbeitsschritte effizienter zu gestalten

Was ist ein ERP-System?

Unter einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) versteht man eine Firmensoftware, mit der sich sämtliche Firmenressourcen (Kapital, Personal, Waren) zentral steuern und planen lassen. Die gesammelten Daten können alle dazu befugten Abteilungen in einem Unternehmen abrufen und für ihre Arbeitsprozesse nutzen. Die Ergebnisse aller Arbeitsschritte fließen wiederum in die Datenbank mit ein. Ziel von ERP-Systemen ist nicht nur die Datenverfügbarkeit, sondern auch die Nutzung der Daten zur Verbesserung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. Dieses ERP-Wiki liefert detailliertere Informationen zum Thema ERP; beispielsweise findet man dort einen hilfreichen Guide zur Einführung von ERP-Systemen.

Welche Vorteile bietet ein ERP-System?

Für alle Bereiche kann diese Art des Datenmanagements von Vorteil sein. Von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft (Logistik und Lagerverwaltung) bis hin zur Personalplanung – mit gut gepflegten Daten kann eine Firma von einer ERP-Software profitieren:

  • Die interne Kommunikation im Unternehmen verbessert sich, da alle Abteilungen stets auf aktuelle Daten zugreifen können.
  • Immer mehr organisatorische Arbeitsprozesse (v.a. in den Bereichen Buchhaltung, Lager und Logistik) lassen sich ganz oder zum überwiegenden Teil automatisiert abwickeln. Meist erfolgen nur noch eine Prüfung und eine anschließende Bestätigung manuell durch Mitarbeiter. Eine Firma kann bei entsprechenden Aufgaben Personalkosten sparen.
  • Arbeitsprozesse können nicht nur schneller ablaufen, sie lassen sich zusätzlich qualitativ optimieren. Bei einer entsprechenden Datenmenge lassen sich ähnlich arbeitende Abteilungen gut miteinander vergleichen. So können sich weniger effiziente Unternehmensbereiche verbessern, indem man gezielt an deren Workflow ansetzt.
  • Standards lassen sich besser einhalten, wodurch sich die Qualität bei den angebotenen Produkten und Dienstleistungen steigert.

Für welche Firmen lohnen sich ERP-Softwares?

Generell können ERP-Systeme für alle Unternehmen nützlich sein, unabhängig von deren Größe oder ihrer Branchenzugehörigkeit. Dennoch stellen Start-ups und Firmen mit nur wenigen Mitarbeitern andere Voraussetzungen an ein Computerprogramm zur Unternehmens-Ressourcen-Verwaltung als beispielsweise multinationale Konzerne.

Start-ups und mittelständische Unternehmen können ihre Arbeitsprozesse über SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) ideal verwalten. Dabei läuft die ERP-Software über einen Internetbrowser. Je nach Budget können dabei Funktionen hinzu- oder weggebucht werden. Für die Nutzungslizenzen fallen in der Regel monatliche Gebühren an. Diese Bezahlweise ist besonders günstig für meist nur bedingt liquide Jungunternehmer, da On-Premise-Lösungen (lokal installierte Anwendungen) eine relativ hohe einmalige Investition darstellen. SaaS-Varianten bieten zudem den Vorteil, dass sich die Datenspeicherung und -archivierung auf eine Cloud auslagern lassen, wodurch sich gerade kleine Firmen ein eigenes Rechenzentrum sparen können. Da Updates und Wartungsarbeiten vom Softwareanbieter verantwortet werden, entfallen diese Aufgaben ebenso aus Sicht des Betriebs. Weil die Nutzung ausschließlich über das Internet stattfindet, können Mitarbeiter von überall und jederzeit auf die Firmendaten zugreifen, vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung.

Für umsatzstarke Konzerne, die über eigene IT-Experten verfügen, kann allerdings eine On-Premise-Lösung langfristig finanziell rentabler sein, da „nur“ ein einmaliger hohe Kaufpreis anfällt und keine monatlichen Lizenzgebühren (wie bei der SaaS-Alternative). Verfügt das Unternehmen bereits über ein eigenes Rechenzentrum und ist die IT-Abteilung gut besetzt, können die zusätzlichen laufenden Kosten (Wartung, Back-ups etc.) für ein ERP-System relativ niedrig gehalten werden. Softwarehersteller können die Funktionen speziell auf die Bedürfnisse des Konzerns zuschneiden, wenn sich dieser einen solchen Service leisten kann. Verwaltet ein großes Unternehmen sensible und wertvolle Kundendaten (z.B. Kontoinformationen bei Webshops), kann es sein, dass es diese nicht an einen Softwareanbieter weitergeben möchte, sondern lieber selbst über ein firmeneigenes Rechenzentrum verwaltet und abspeichert.

Ebenfalls möglich sind hybride Modelle, bei denen beispielsweise mit lokal installierten Anwendungen gearbeitet wird. Die Ergebnisse dieser Arbeitsschritte werden dann in einer cloudbasierten Datenbank gesichert und können von dort bei Bedarf abgerufen werden. Welche der Varianten sich für den eigenen Betrieb – u.a. aus finanzieller Sicht – am meisten rentiert, sollte man individuell errechnen und prüfen. Dabei sollte man jedoch nicht den personalen und monetären Aufwand eines firmeninternen Rechenzentrums unterschätzen.
 

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