Nutze, was Technologie bietet | SAP S/4HANA-Einführungsszenarien

Die Datenbanktechnologie HANA und das ERP S/4HANA stellen einen großen Innovationsschritt dar – und stellen damit gleichzeitig hohe Anforderungen bei der Einführung. Der Übergang zu S/4HANA wird in jedem Unternehmen anders aussehen, doch es kristallisieren sich typische Szenarien heraus.

Mit der In-Memory-Datenbank HANA und den SAP-Produkten, die sie begleiten, verändert sich vieles. Die Zeiten, in denen Produktzyklen in Walldorf fast in Jahrzehnten gemessen werden konnten, sind vorbei. S/4HANA, als von Grund auf neu parallel für die Cloud und als On-Premise-Lösung entwickeltes ERP, nutzt die neue In-Memory-Datenbanktechnologie und hat so gewaltiges Potenzial. Es gibt viele technische Aspekte, die S/4HANA interessant machen, etwa, dass ERP als Cloud-Lösung erstmals eine echte Alternative zur On-Premise-Installation darstellt. Viel wichtiger aber ist, dass die neuen Technologien schnellere Geschäftsprozesse versprechen.

SAP hat mit S/4HANA alles auf den Prüfstand gestellt und sowohl Finanz- als auch Logistikprozesse vereinfacht, „simplified“. Dazu gehört, dass mehr Funktionen auf einem Benutzerbildschirm intuitiver angeordnet sind oder dass es mobile Anwendungen gibt, die Prozessteile auf Smartphones zur Verfügung stellen. Somit werden etliche Jobs und Auswertungen in der Logistik und im Finanzwesen sehr viel weniger Zeit in Anspruch nehmen und schneller funktionieren.

Begriffsklärung

Allen nachfolgend beschriebenen Transitionsszenarien ist der Einsatz der HANA-Datenbank gemeinsam. Wer die unterschiedlichen Möglichkeiten, Vorteile und Anforderungen verstehen will, muss jedoch präzise zwischen verschiedenen Lösungen differenzieren. Es muss klar unterschieden werden zwischen der Business Suite on HANA, S/4HANA Finance und S/4HANA. Die Business Suite on HANA beschreibt die „klassische“ SAP-6.0-Funktionalität auf einer HANA-Datenbank. Größere Innovationen sind hier nicht beinhaltet, aber es können alle Vorteile von EHP7 und folgende genutzt werden.

S/4HANA Finance nennt sich die Lösung, die Finanzprozesse vereinfacht. Diese wird allerdings mit der „klassischen Logistik“ in einem System gekoppelt. Damit bleiben die aktuellen logistischen Prozesse, wie sie sind. Allerdings werden die Vorteile von S/4HANA im Finance-Bereich, wie etwa das Universal Journal, verwendet. Die dafür notwendigen technischen Änderungen sind in der On-Premise Edition 1503 beinhaltet. Da diese Lösung die logistischen Prozesse unangetastet lässt, können sie mit den bekannten Transaktionen und den bis dato erfolgten Anpassungen weiterverwendet werden.

Auf der Finance-Seite werden die Prozesse sukzessive von SAP-Seite überarbeitet und optimiert. Schließlich gibt es die S/4HANA-Lösung, die ab der On-Premise Edition 1511 eingesetzt werden kann. Diese beinhaltet Simplified-Finance- und Simplified-Logistics-Prozesse. Bisher steht noch nicht die volle Funktionalität der vereinfachten „Simplified“-Lösung in S/4HANA zur Verfügung. Basierend auf dieser Lösung werden aber nach und nach alle Innovationen von S/4HANA eingespielt und bereitgestellt. Nur diese Lösung stellt sicher, dass alle Neuerungen über alle Prozesse hinweg zur Verfügung stehen. Die aktuelle S/4HANA Version 1605 bringt etliche neue FIORI Apps für Standard-Finance-Anwendungen mit sich.

Foto: Übersicht der verschiedenen HANA-Integrationsstufen

Was sind also die Transitionsmöglichkeiten im Detail und welche Art der Transition eignet sich für welches Unternehmen? SAP bietet derzeit mehrere mögliche Szenarien, um die jeweils aktuellsten Softwareversionen zu nutzen.

Szenario 1: Neue Einführung eines ERP-Systems

Viele Anwender fragen sich, wann der „Point of no Return“ erreicht sei, ab dem nur noch S/4HANA implementiert und Business Suite 6.0 bei Neueinführungen nicht mehr in Betracht gezogen werden sollte. Hier gilt stets: Wenn ein IT- oder Fachprojektleiter entscheiden muss, auf welcher technologischen Basis ein neues System aufgebaut werden soll, muss er sich die Funktionalität im Detail ansehen. Werden die geforderten Funktionen abgedeckt, lautet die Antwort S/4HANA. Bei vielen Unternehmen aber wird die Business Suite auf EHP7 die bessere Funktionalität bieten – es ist davon aus- zugehen, dass SAP mindestens bis 2025 den Support aufrechterhält. Somit ist diese Entscheidung belastbar.

Nur mit dem neuen S/4HANA Codestack gibt es die Möglichkeit, sich mit aktuellen Themen auseinanderzusetzen und die Business- und IT-Möglichkeiten der kommenden Jahre für sich nutzbar zu machen. Wenn ein Unternehmen die Digitalisierung ernst nimmt, ist die aktive Auseinandersetzung mit der Lösung und ihr nächstmöglicher Einsatz die logische Folge.

Für wen ist dieses Szenario sinnvoll? Zum einen macht es für mittelständische Unternehmen Sinn, die vor einer Neueinführung stehen und sich mit S/4HANA für die Sicherheit einer zukunftsfesten, technologischen Basis entscheiden. Zum anderen ist dieses Szenario für Konzerne geeignet, die eines ihrer SAP-Systeme mit bestimmten Funktionalitäten ablösen und bei denen die benötigten Funktionalitäten durch S/4HANA abgedeckt sind.

Szenario 2: Migration eines bestehenden SAP-ERP-Systems

Diese Möglichkeit umfasst die Umstellung eines bestehenden Systems auf S/4HANA Finance oder auf S/4HANA. Wesentliche Schritte für eine erfolgreiche Migration auf diese beiden Ziellösungen sind gleich:

• Check der Add-ons und Industrielösungen, um die Funktionalität abzudecken

• Umstellung von Business Suite EHP7 und Unicode auf S/4HANA Finance oder S/4HANA 

Um sicherzustellen, dass die S/4HANA-Lösung entsprechend den Anforderungen umgesetzt wird, kann der SAP Maintenance Planner eingesetzt werden. Das Szenario der kompletten Umstellung auf S/4HANA hat Airbus Optronics gewählt und erfolgreich umgesetzt – das Projekt wurde im Rahmen des VentumSAP Circle für S/4HANA vorgestellt.

Klarer Startvorteil hier: Das Unternehmen aus der Sparte Space & Defense der Airbus-Gruppe hatte einen in allen Bereichen aktuellen Release-Stand. Klar ist: Die Umstellung der logistischen Prozesse im Produktionsumfeld – deren Automatisierungsgrad in Konzernen oft sehr hoch ist und in den viele Jahre unternehmensspezifischer Entwicklungen geflossen sind – ist wesentlich kritischer zu sehen, als die Umstellung der Overhead-Prozesse Finance und Controlling. Daher sind hier Vorsicht und eine sehr umfangreiche und genaue Analyse der Funktionalität geboten, bevor dieses Szenario Anwendung findet. Dies gilt sowohl für Konzerne als auch für den Mittelstand. Der Wechsel zu S/4HANA mit Simplified Finance & Logistics ist im Vergleich zu den anderen Szenarien sicherlich am kritischsten.

Chance auf Rückkehr zum Standard

Logistikprozesse nicht anfassen zu wollen und trotzdem von den Vorteilen der S/4HANA-Lösung zu profitieren, ist eine Zwickmühle, in der sich viele Anwender befinden dürften. Eine genaue Analyse der Geschäftsprozesse kann allerdings zusätzliche Argumente einführen. Siemens hat ein S/4HANA-Szenario in einem Proof of Concept untersucht und dies sowohl auf dem 2nd SAP Circle von Ventum als auch auf der SAPPHIRE 2016 vorgestellt. Die Experten berichteten, dass sich die Geschäftsprozesse durchgängig mit S/4HANA abbilden lassen – inklusive der SD- und MM-Funktionalitäten. Bei Siemens sieht man in S/4HANA das Potenzial, unternehmensspezifische Entwicklungen im Asset Accounting zurückfahren und damit auf den SAP-Standard zurückkehren zu können. Und: Das Feedback aus den Fachbereichen sei positiv gewesen, hier erhoffe man sich eine Verschlankung der Prozesse.

Szenario 3: New Template – Landscape Transformation

Bei einer Landscape Transformation geht es um einen übergreifenden Ansatz der Systemkonsolidierung, die aufgrund der neuen systemseitigen Möglichkeiten mit S/4HANA realisierbar wird. Dieser eher disruptive Ansatz setzt auf die neue Technologie als Grundlage für die Vereinheitlichung von Templates. Als disruptiv kann dieser Ansatz deswegen bezeichnet werden, weil zu den bestehenden Templates ein neues hinzukommt und diese in Frage stellt. Damit geht auch die Vereinheitlichung von globalen Systemarchitekturen auf Grundlage von S/4HANA einher. Sinnvoll ist dieser Ansatz im Falle einer SAP-Produktivsystemlandschaft, die über die vergangenen Jahrzehnte in mehreren Templates für einzelne Funktionalitäten gewachsen ist und daher Templates zu verschiedenen Themenbereichen enthält, die weder eine einheitliche technologische Basis noch den gleichen prozessualen Reifegrad aufweisen. Diese Situation findet man eher bei multinationalen Konzernen vor.

Alternative: Central Finance als nicht-disruptiver Ansatz

Ein nicht-disruptiver Ansatz für die Verwendung von S/4HANA ist der Einsatz einer Central-Finance-Plattform auf Basis von S/4HANA. Mit S/4HANA Central Finance steht eine neue Systeminstanz zur Verfügung, die eine Standardisierung der übergreifenden Finanzprozesse erlaubt, ohne in die operativen vollintegrierten Systeme einzugreifen.

Die operative Systemlandschaft bleibt bestehen, wird aber an das neue Central-Finance-System angebunden. Dorthin werden alle relevanten Finanzbelege weitergereicht und in der Central-Finance-Instanz erneut gebucht. Die Belege erhalten neue Belegnummern, werden aber mit der originären Belegnummer im Quellsystem per Standard referenziert. Auch ein direkter Absprung ins Quellsystem ist möglich. Das klingt nach der Funktionalität des Universal Journals – aktuell ist das wohl nicht mehr, aber SAP baut die Funktionalität sukzessive aus. Damit können in Zukunft neben dem globalen Overhead Management auch Anlagenbuchhaltung und Nebenbuchprozesse im Central Finance abgebildet werden. So können übergreifende Standardisierungen in den Finanzprozessen auch rein in Central Finance realisiert werden. Somit kann die CFO-Organisation sowohl in ihren Financial Shared Service Centern als auch in ihren Prozessen in den Landesgesellschaften global einheitlicher agieren. Aus diesem Standardisierungsgedanken heraus setzen Konzerne wie Lufthansa oder Airbus auf S/4HANA Central Finance. Dies bringt zudem die Möglichkeit dynamischer auf Unterneh-menszukäufe oder -abspaltungen zu reagieren, da die zentralen Finanzprozesse im Central Finance Backbone abgebildet auch auf neue Gesellschaften schnell ausgerollt werden können.

Exkurs: S/4HANA Cloud vs. On Premise

Neben und mit den Transitionsszenarien stellt sich die Frage nach der gleich-berechtigten Cloud-Lösung, die erstmals auch für große Unternehmen eine Option darstellt. Grundsätzlich ist dieCodebasis von S/4HANA für Cloud und On Premise gleich. Auch die Funktionalität ist bei beiden im Wesentlichen gleich. Mit der S/4HANA Cloud Edition können Unternehmen ihre komplette SAP-Landschaft in der Cloud abbilden. Dazu gehören auch Cloud-Applika- tionen wie CONCUR, Success Factors oder Arriba. Diese Dienste können in der Cloud voll integriert miteinander funktionieren – ohne aufwendige Integrationsszenarien mit Eigenprogrammierungen. Automatische vierteljährliche Updates stellen sicher, dass der Kunde immer den aktuellsten Softwarestand zur Verfügung hat.

Noch scheinen SAP-ERP-Systeme in Konzernen nicht vom Trend zur Cloud erfasst. Oft gehörte Einwände sind hier die Kritikalität der Systeme und die Sorge um deren Verfügbarkeit. Ferner arbeiten viele Konzerne aktuell mit erheblichen Code-Modifizierungen. Auch wenn diese mit S/4HANA reduziert werden, lässt sich mit einer Out-of-the- Box-Lösung in der Cloud nicht der Automatisierungsgrad erreichen, den viele Geschäftsprozesse in großen Organisationen inzwischen aufweisen.

Andererseits erhöht die Cloud-Lösung den Standardisierungsdruck auf Business und IT. Dies senkt die Kosten für die Pflege von Individuallösungen – sicher ein wünschenswerter Effekt. Tendenziell wird die Cloud-Variante zunächst im Mittelstand Einzug halten, da diese eher im SAP-Standard arbeiten.

Fazit

Mit S/4HANA gelingt SAP ein großer Wurf, der von der Technologie- und von der Business-Seite weitreichende Ände- rungen mit sich bringt. Schnellere MRP- Läufe, OP-Auswertungen oder nicht mehr notwendige FI-CO-Abstimmungen werden die Business-Seite überzeugen. Die Durchdringung der Kundenbasis mit dieser Technologie wird noch einige Zeit dauern. Das liegt daran, dass die neue Technologie ihre Zeit brauchtund Experten nur eingeschränkt verfügbar sind.

Autor: Balint Tolnay-Knefely, Partner Ventum Consulting