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Helmut KühbauchRund 15.000 Jahre ist es her, als sich der Mensch vom Jäger und Sammler hin zum sesshaften Bauern entwickelt hat. Die Hege und Pflege von Vieh und Acker stand fortan im Mittelpunkt seiner Arbeit. Doch immer noch ist die genetische Veranlagung des „Jagens und Sammelns“ im Mensch verankert – vor allem wenn es um digitale Daten geht.

Egal ob unternehmenseigene Datenquellen angezapft werden oder das Wissen aus den nahezu unerschöpflichen „Jagdgründen“ der Social Media-Welt sprudelt, enorme Datenmengen sammeln sich in den digitalen Speichern: Etwa 90 Prozent der heute verfügbaren Informationen wurde in den letzten beiden Jahren angehäuft. Zudem verdoppelt sich in den meisten Firmen innerhalb von nur 18 bis 24 Monaten das Datenvolumen.


Unstrukturierte Daten erfassen und analysieren


Diese Datenflut läutete das Zeitalter von Big Data ein und nun steht der Mensch wieder vor der Herausforde-rung, sich vom „Jäger und Sammler“ der Daten hin zu deren „Heger und Pfleger“ zu entwickeln. Unterstützt wird er bei dieser Aufgabe vom Information Lifecycle Governance (ILG). ILG ist bei IBM in die Instrumente und Konzepte des Enterprise Content Ma- nagements (ECM) integriert. Unter dem Dach von ECM bündelt IBM unterschiedliche Methoden und Techniken, um unstrukturierte Daten aus E-Mails, Grafiken oder Social-Media-Quellen in geschäftliche Erkenntnisse zu verwandeln. Hierfür werden Daten während ihres gesamten Lebenszyklus mit ECM-Lösungen erfasst, aktiviert, weitergegeben, analysiert und gesteuert.


Rechtssicherheit beim Datenmanagement erzielen


Ziel von ILG ist das automatische Aussortieren von Informationen, die weder rechtlichen noch regulativen oder geschäftlichen Wert besitzen. Fast 70 Prozent aller gespeicherten Informationen, so die Schätzung, unterliegen in Unternehmen keiner zweckgebundenen Nutzung – sie sind Datenabfall und verursachen nur Kosten. Der Datenmüll lähmt die Infrastruktur und erschwert Zusammenführung und Analyse der Daten.

Egal ob Produkthaftung, Datenschutz oder Rechtsstreitigkeiten – mit ILG verwirklichen Unternehmen ein compliancegerechtes Dokumentenmanagement. Bereits bei der Archivierung wird dank der Integration eines Regel- und Entscheidungsmanagements darüber informiert, wie lange ein Dokument aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufbewahrt werden muss.

"Fast 70 Prozent aller gespeicherten Informationen unterliegen in Unternehmen keiner zweckgebundenen Nutzung – sie sind Datenabfall und verursachen nur Kosten. Der Datenmüll lähmt die Infrastruktur und erschwert Zusammenführung und Analyse der Daten."
Helmut Kühbauch,
IBM Deutschland

Zudem steuert das ILG die eDiscovery-Pflichten eines Unternehmens – also die gesetzlichen Vorgaben, Daten für eventuelle Rechtsfragen bereitzuhalten. Die Originaldaten werden hierfür in Formate konvertiert, die sie unabhängig von den ursprünglichen Geräten oder Software machen. Bei ei- nem Rechtsfall müssen Spezialisten dann weniger Informationen manuell sichten und aufbereiten. ILG-Lösungen von IBM können auch automatisch sensitive Informationen wie personenbezogene Daten oder internes Firmenwissen erkennen, die nicht für den aktuellen Rechtsfall benötigt werden. Diese lassen sich dann unwiderruflich unkenntlich machen.

Gerade international agierende Unternehmen benötigen beispielsweise eine E-Mail-Archivierung, die die strengen internationalen Compliance-Anforderungen erfüllt. Aus juristischen Gründen genügt es längst nicht mehr, die relevanten E-Mails einfach nur in riesigen Datensilos abzulegen. Denn sie enthalten oft formfreie Willenserklärungen oder ersetzen die Schriftform komplett, wenn sie qualifiziert elektronisch signiert sind. Auch Ansprüche, Verjährungsfristen, Annahmeerklärungen, Handelsbriefe, Protokolle oder Mahnungen sind häufig nur in E-Mails hinterlegt.


ILG-Strategie geht das ganze Unternehmen an


Vor Umsetzung einer ILG-Strategie sollten sich alle Interessengruppen im Unternehmen abstimmen, welche Ziele erreicht werden sollen. Hierzu gehören Geschäftsleitung, IT, Risikomanagement oder Rechtsabteilung, die gemeinsam Pflichten, Regeln, Strukturen, Prozesse und Metrik für die Erfolgskontrolle definieren. Es empfiehlt sich, für die Umsetzung der ILG-Lösung früh einen externen Partner einzubinden. Oft lassen sich etablierte Prozesse des Datenmanagements in das ILG übernehmen und zu einer sinnvollen Gesamtstrategie ausbauen, die aus den ehemaligen Jägern und Sammlern digitaler Daten sehr schnell erfolgreiche Heger und Pfleger machen.

HELMUT KÜHBAUCH

www.ibm.com/de

Fachartikel aus it management Mai 2014

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