Thought Leadership
Die DMS/ECM-Business Consultants bei KYOCERA Document Solutions beraten Unternehmen bei der Umsetzung von DMS-Projekten. Worauf kommt es bei der Auswahl einer Dokumentenmanagement-Lösung an und wie lässt sie sich erfolgreich im Unternehmen implementieren?
Rund die Hälfte der Mitarbeiter in deutschen Büros sind mit ihren Dokumentenprozessen unzufrieden. Dies geht aus einer Befragung unter 1.000 Büroangestellten hervor, die das Statistikportal statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland durchgeführt hat.
Deutsche Büroangestellte suchen täglich bis zu zwei Stunden nach Dokumenten
Die Umfrage hat gezeigt, dass vor allem die Suche nach Informationen die meisten Mitarbeiter täglich beschäftigt. Dies liegt daran, dass in vielen Unternehmen Dokumente noch auf Papier oder in elektronischer Form in einer Ordnerstruktur auf dem Server abgelegt sind. Wer dann nach einem alten Vertrag, einer bereits bezahlten Rechnung oder einer entsprechenden Korrespondenz sucht, kommt daher nicht umhin, sich zu fragen: In welchem Ordner liegt das Dokument? Hatte ich das überhaupt abgespeichert oder doch nur per E-Mail geschickt? Ist dies wirklich die letzte Version? Diese – oftmals auch nicht erfolgreiche – Suche endet dann natürlich sehr schnell in Frust.
Zur Studie: gesucht – gefunden
Die Antwort darauf ist „Dokumentenmanagement” – Die meisten geschäftsrelevanten Unternehmensprozesse sind dokumentenbasiert. Egal, ob Rechnungseingang, Personalakten, Vertragsmanagement oder die Verarbeitung von Bestellungen. Immer geht es darum, Informationen zu erstellen, zu teilen und abzulegen. Diese Prozesse lassen sich meist digital und damit zugleich effizienter abbilden. Ziel eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems oder kurz DMS ist es, geschäftsrelevante Informationen applikations- und abteilungsübergreifend in einem zentralen Dokumentenpool zu verwalten. Dies erleichtert die spätere Recherche. Sind in meinem Unternehmen die Ablageorte heterogen – sprich bewahre ich Dokumente in klassischen Ordern auf, nutze ich einen Fileserver, Fachapplikationen oder E-Mail-Verzeichnisse –, ist die Recherche sehr aufwendig.
So stellt sich in papierbasierten Prozessen bzw. in hybriden Strukturen oft die Frage: Wo muss ich suchen, damit ich die zu einem Geschäftsvorgang erforderlichen Informationen finde. Bei einem elektronischen DMS erleichtern intelligente Suchfunktionen und Verschlagwortungen diese Suche. Zudem lassen sich über ein solches System Dokumenten-Workflows aufsetzen: Diese minimieren Durchlauf- und Bearbeitungszeiten und erfüllen die Anforderungen an eine rechtliche Dokumentenablage. Dennoch setzen viele Unternehmen noch keine entsprechende Software ein.
DMS- oder ECM-Lösungen müssen individuelle Anforderungen erfüllen
Wer sich mit Themen wie DMS, ECM oder EIM beschäftigt, weiß sehr schnell, dass die Einführung einer solchen Software sehr beratungs- und damit auch kostenintensiv ist. Dies liegt vor allem daran, dass DMS- oder ECM-Lösungen jeweils an die individuellen Anforderungen in den Unternehmen angepasst werden müssen. So haben solche Projekte schnell eine Laufzeit von 18 Monaten. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen ist dies abschreckend, da man hier häufig eine schnelle Lösung benötigt. Für genau diese Unternehmen hat KYOCERA den Workflow Manager entwickelt: Mit dieser Software lassen sich die gängigsten Dokumentenprozesse – wie etwa der Rechnungseingang, das Vertragsmanagement, das Personalwesen oder auch Kundenbeziehungen – digital abbilden. Der KYOCERA Workflow Manager ist dabei skalierbar, so dass weitere DMS-Funktionen oder Module später bei Bedarf problemlos hinzugenommen werden können. Für zwei Drittel der darin befragten Büroangestellten ist die Nutzerfreundlichkeit der wichtigste Aspekt bei einer DMS-Lösung, wie die Studie gezeigt hat. Daher gilt es, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und ihre Anforderungen in die Lösungsauswahl einfließen zu lassen.
Die zentralen Punkte, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer DMS-Software achten sollten, sind neben der einfachen Nutzerführung natürlich die benötigten Funktionen einer Software: Hierzu müssen Projektverantwortliche zunächst definieren, welche Prozesse im Unternehmen digitalisiert bzw. welche Ziele mit einer Software erreicht werden sollen. Dann kann die Softwareauswahl anhand dieser Kriterien erfolgen. Wichtige Punkte, auf die Sie zudem achten sollten, sind die Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich die Software nahtlos in die bestehende Infrastruktur einbinden? Bestehen Schnittstellen zu CRM- oder ERP-Systemen? Auch die Zukunftsfähigkeit einer Lösung ist nicht zu vernachlässigen: Wenn Sie beispielsweise zunächst nur den Rechnungseingang digitalisieren wollen, kann es durchaus sinnvoll sein, zu prüfen, ob sich auch Workflows – wie etwa Bestellprozesse oder das Vertragsmanagement – mit der Software abbilden lassen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, irgendwann in den einzelnen Unternehmensbereichen nur Insellösungen im Einsatz zu haben, die nicht miteinander verknüpfbar sind. Hierzu gehört auch ein stimmiges Zusammenspiel von Hard- und Software.
