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FilesharingEine aktuelle Studie von M-Files kommt zu dem erschreckenden Ergebnis, dass Mitarbeiter in Unternehmen häufig private File-Sharing-Plattformen zum Teilen auch sensibler Geschäftsinformationen nutzen. Ein neues eBook klärt über die Gefahren und Alternativen auf.

In der breit angelegten Untersuchung wurden Mitarbeiter von Unternehmen zu ihren Gewohnheiten bei der Dateifreigabe und -synchronisation befragt. Demnach nutzt fast die Hälfte der Anwender private File-Sharing-Anwendungen wie Dropbox, OneDrive, Box oder GoogleDrive zur Ablage oder zum Austausch geschäftlicher Informationen. Sogar vertrauliche oder sensible Daten werden auf diesem Weg anderen zugänglich gemacht. Dieses Vorgehen erzeugt erhebliche Risiken für Unternehmen.

„Unternehmen sollten den Nutzern eine sichere Alternative anbieten und die Nutzung privater File-Sharing-Plattformen für geschäftliche Zwecke untersagen.“
Jan Thijs van Wijngaarden,
Vertriebsleiter Deutschland bei M-Files

Dateien, die auf privaten File-Sharing- Anwendungen gespeichert werden, sind jeglicher Kontrolle durch das Unternehmen entzogen – es besteht die Gefahr, dass Geschäftsdaten möglicherweise sogar unbemerkt abfließen. Ein weiteres Problem neben dem Sicherheitsaspekt ist das Risiko, dass File-Sharing-Plattformen mit ihren eigenen Ablagestrukturen und Repositories erheblich zu dem ohnehin immer größer werdenden Informations- und Versionschaos sowie zur Entstehung von Dubletten beitragen.

Mangel an Alternativen?

Die Untersuchung zeigt außerdem, dass immerhin einem Viertel der Befragten bewusst ist, dass dem Unternehmen durch dieses Vorgehen Probleme und Schäden in Form von Verlust vertraulicher Informationen oder Verstöße gegen Complianceauflagen entstehen können. Ein Zeichen dafür, dass der Bedarf für Möglichkeiten des File Sharing im Tagesgeschäft schon sehr hoch sein muss und es offenbar an geeigneten Alternativen mangelt, wenn diese Risiken wider besseren Wissens eingegangen werden.

Die vermehrt angebotenen dedizierten Enterprise-File-Sharing-Plattformen, die eine Art „Dropbox-Lösungen“ aus dem eigenen Haus umsetzen, reduzieren zwar die Sicherheitsbedenken, lösen jedoch das Problem nur zur Hälfte. Diese Plattformen erzeugen typischerweise eine Dublette von jedem geteilten Dokument. Damit stellt sich für die Nutzer immer wieder die Frage, welche Version einer Datei nun eigentlich die aktuellste ist.

Dublettenbildung verhindern

Wenn man sich die Menge der Schadensfälle ansieht, sollten Unternehmen dringend handeln. Sie sollten den Nutzern eine sichere Alternative anbieten und die Nutzung privater File-Sharing- Plattformen für geschäftliche Zwecke untersagen. Abhilfe schaffen ECM-Lösung wie die von M-Files, die eine File- Sharing-Funktion integriert haben und aus der Dateien sicher ohne Dublettenbildung freigegeben werden können.

In dem eBook mit dem Titel „Die Risiken von unkontrolliertem File Sharing“ können die Ergebnisse der aktuellen Studie sowie die Gefahren, die dadurch für die Unternehmen entstehen, nachgelesen werden. Das PDF enthält außerdem konkrete Maßnahmenempfehlungen für Unternehmen sowie eine Checkliste, worauf bei der Wahl eines geeigneten ECM-/DMS-Systems zu achten ist.

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