Wie hybride Meetings besser gelingen

Hybride und Online-Meetings führen nach wie vor in zahlreichen Unternehmen eher zu Frust als zu produktivem Austausch und effektiver Kollaboration. Warum das so ist und wie Unternehmen dagegenhalten können, erklärt Torsten Bechler, Manager Product Marketing DACH bei Sharp Business Systems Deutschland im Interview.

Herr Bechler, hybride und Online-Meetings sind in den meisten Unternehmen bereits seit einigen Jahren fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Dennoch sorgen sie häufig für Frust bei Mitarbeitenden – was ist da los?

Torsten Bechler: Natürlich gab es auch schon vor der Corona-Pandemie hybride und Online-Meetings, aber in den meisten Unternehmen wurde diese Art der Zusammenarbeit erst zu Covid-Zeiten fester Teil des Arbeitsalltags. Gezwungenermaßen, kann man sagen, denn um den regulären Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Social Distancing-Auflagen zu erfüllen, waren sie schlicht notwendig. Damals war dies alles noch neu, in vielen Fällen unter Zeitdruck implementiert und auf Teams, Abteilungen oder ganze Unternehmen skaliert.

Dementsprechend lief vieles einfach nicht ganz rund. Die Technik hat oftmals nicht so funktioniert wie sie sollte, viele der Mitarbeitenden in Unternehmen konnten sie nicht effektiv nutzen und waren grundsätzlich mit dieser Form der virtuellen Zusammenarbeit noch nicht vertraut. Das hat selbstverständlich in einer ohnehin schon herausfordernden betrieblichen Situation hier und da für Unzufriedenheit gesorgt.

Sharp hat dazu im Jahr 2022, also genau zu Pandemiezeiten, eine Studie unter mehr als 6.000 Büroangestellten in kleinen und mittleren europäischen Unternehmen durchgeführt. Laut dieser Studie empfand jeder zweite Befragte bei Videokonferenzen die Technik als frustrierend und hätte – trotz Pandemie – Präsenz-Meetings und persönliche Besprechungen bevorzugt. Ebenfalls jeder Zweite fand es verwirrend, immer wieder unterschiedliche Videokonferenz-Plattformen nutzen zu müssen, und nur knapp die Hälfte der Befragten gab an, eine Schulung zur korrekten Nutzung der im Unternehmen vorhandenen Konferenztechnik erhalten zu haben.

Das führte zu Vorbehalten gegenüber hybriden und Online-Meetings: 53 Prozent der Mitarbeitenden fanden es bei solchen Meetings schwieriger, konzentriert bei der Sache zu bleiben. 28 Prozent befürchteten, dass sich remote zugeschaltete Meeting-Teilnehmende ausgegrenzt fühlen und nicht wie üblich interagieren können. 17 Prozent waren der Meinung, dass spontanes Brainstorming in solchen Meetings schwieriger ist und 16 Prozent hielten hybride und Online-Meetings grundsätzlich für nicht sinnvoll oder zielführend.

Und daran hat sich seit der Sharp-Umfrage im Jahr 2022 nichts geändert?

Torsten Bechler: Natürlich hatten Unternehmen seitdem Zeit, einige der Anfangsschwierigkeiten zu beheben, aber nicht wenige der Probleme, die damals schon für Frust sorgten, bestehen auch heute noch. Zum Beispiel unterscheidet sich ein hybrides oder reines Online-Meeting im Jahr 2026 in Sachen Interaktivität nicht wesentlich von einem im Jahr 2022: In vielen Fällen spricht oder präsentiert eine Person und der Rest hört mehr oder weniger interessiert zu.

Unternehmen müssen also auch heute bewusst Maßnahmen ergreifen, damit alle Teilnehmenden sich standortunabhängig inkludiert und motiviert fühlen, aktiv am Meeting teilzunehmen. Das ist zum einen eine Frage der grundsätzlichen Meeting-Gestaltung. Zum Beispiel gibt es bei persönlichen Meetings am Anfang oder Ende oft zwanglosen Smalltalk. Bei hybriden oder Online-Meetings bewusst Zeit einzuplanen, damit dieser ebenfalls stattfindet, kann schon dazu beitragen, diese vertrauter wirken zu lassen. Viele Videokonferenzlösungen bieten zudem auch verschiedene Werkzeuge, um Meetings interaktiver zu machen, beispielsweise Breakout-Sessions in separaten Calls und Chats oder Blitzumfragen.

Eine breite Auswahl an Hardware- und Software-Lösungen, Cloud-Plattformen sowie gängigen Managed IT Services aus einer Hand bilden ein integriertes, flexibles Ökosystem für den Arbeitsplatz von morgen.

Torsten Bechler, Sharp Business Systems Deutschland

Die Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Meeting-Teilnehmenden mit diesen Werkzeugen umgehen können, genau wie mit dem Rest der Konferenztechnik. Dies ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, der bereits in unserer Studie aufgegriffen wurde: Mitarbeitende müssen entsprechende Einweisungen und Schulungen erhalten, um die Videokonferenztechnologie – Software und Hardware – optimal nutzen zu können, selbst wenn diese benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet sind.

Schließlich verfügt nicht jeder über umfassende IT-Kenntnisse, und gerade Unsicherheiten in Bezug auf die Technik führen oftmals dazu, dass sich Meeting-Teilnehmende zurückhalten, obwohl sie in ihrem eigenen Fachgebiet eigentlich erfahren und kompetent sind. Damit Mitarbeitende allerdings auf diese Art und Weise mit der Technik interagieren können, gibt es eine weitere wichtige Voraussetzung zu erfüllen.

Die Technik muss zuverlässig funktionieren?

Torsten Bechler: Ganz genau. Wahrscheinlich die größten Frustrationsquellen, damals wie heute, sind instabile oder stockende Verbindungen, fehlender Ton, fehlendes Bild – gerne auch mal beides gleichzeitig – oder ein Komplettausfall der Konferenztechnik. Diese Probleme kennt vermutlich jeder auch heute noch aus dem Arbeitsalltag, dabei sind sie absolut vermeidbar, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Welche wären das aus Ihrer Sicht?

Torsten Bechler: In vielen Fälle stammen die technischen Probleme mit Konferenztechnik von nicht kompatiblen Schnittstellen oder Fehlkonfigurationen: Die einzelnen Komponenten funktionieren für sich genommen, aber greifen nicht reibungslos ineinander. Das bedeutet, dass eine der wichtigsten technischen Voraussetzungen darin besteht, dass diese Komponenten – Hardware, Software und IT – nicht einfach nur als Einzellösungen nebeneinander existieren, sondern ein skalierbares, optimal abgestimmtes Gesamtsystem bilden.

Aber zur Ausstattung eines Meeting-Raums und zur Durchführung eines Remote-Meetings sind ja nun einmal viele Einzelkomponenten notwendig. Wie lässt sich da ein solches Gesamtsystem aufbauen?

Torsten Bechler: Am einfachsten umsetzbar wird dies, wenn alle Komponenten aus einer Hand bereitgestellt werden und deshalb per Design bereits optimal aufeinander abgestimmt sind. Viele der üblichen Fehlerquellen, wie inkompatible Schnittstellen, fallen dann schon einmal weg. Die Fehlersuche und -behebung wird ebenfalls einfacher, da die Kundensupport-Teams des Anbieters effektiver unterstützen können, wenn alle Komponenten aus dem gleichen Haus kommen. Zudem besteht dann auch bei zukünftigen Software- und Firmware-Updates nicht das Problem, dass sie mit bestehenden Setups nicht kompatibel sind.

Sharp verfolgt beispielsweise mit seinem Portfolio unter der neuen „One Sharp“-Positionierung gezielt einen solchen Ansatz: Eine breite Auswahl an Hardware- und Software-Lösungen, Cloud-Plattformen sowie gängigen Managed IT Services aus einer Hand bilden ein integriertes, flexibles Ökosystem für den Arbeitsplatz von morgen, das einfach und zuverlässig funktioniert. Unternehmen erhalten damit nicht nur skalierbare und sichere Lösungen für smartes Informationsmanagement und Zusammenarbeit, sondern können auch zeitaufwendige IT-Aufgaben an uns auslagern und dadurch mehr Zeit für ihre Kernaufgaben gewinnen.

Herr Bechler, wir danken Ihnen für das Gespräch.