Robotic Process Automation im Unternehmenseinsatz

Ist RPA tauglich für die Integration in Enterprise-Software-Architekturen? Robotic Process Automation (RPA) ist eine neuartige, innovative Lösung zur vollautomatischen Abwicklung von sich wiederholenden und regelbasierten Geschäfts- und Verwaltungsprozessen durch Software-Roboter.

RPA steht für die Automatisierung von manuellen Prozessen auf Basis einer Kombination aus Prozessautomatisierungs-Software und Künstlicher Intelligenz.

RPA reduziert Kosten und steigert die Effizienz

RPA arbeitet wie ein Mitarbeiter, greift dazu auf das User Interface bestehender Applikationen zu und führt so strukturierte Prozesse automatisch aus. RPA arbeitet rund um die Uhr und schneller als jeder Mitarbeiter, macht keine Fehler, reduziert Kosten und dokumentiert alle Arbeiten lückenlos. Der Einsatz von Software-Robotern ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren, die sowohl die Geschäftsergebnisse als auch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Für strukturierte Prozesse geeignet

Die Anwendungsgebiete für RPA sind dabei so vielfältig wie die Prozesse selbst. Überall dort, wo strukturierte Prozesse stattfinden, kann RPA eingesetzt werden. Die Software-Roboter können Daten extrahieren, verändern und Berichte erstellen, Formulare ausfüllen, Daten kopieren, einfügen und verschieben, Informationen aus mehreren Systemen und aus strukturierten Dokumenten lesen und verarbeiten oder Emails öffnen und Anhänge verarbeiten, um nur einige Anwendungsbeispiele zu nennen.

Mehr als nur nice-to-have

Der Hype um die Möglichkeiten und die schnelle Implementierung von RPA betont aber meistens nicht ausreichend genug, das RPA weit mehr ist als ein nice-to-have Werkzeug. Und durch das weitgehende Fehlen von Informationen über die enterprise-grade Funktionen könnte der Eindruck entstehen, dass RPA für eine Integration in die Enterprise-Software –Architektur nicht tauge. Dem ist aber nicht so.

Erforderliche Funktionen einer Enterprise-Software-Architektur integriert

Enterprise RPA ist mittlerweile eine Software-Plattform, die alle Anforderungen der Unternehmens-IT an Sicherheit, Skalierbarkeit, Revisionssicherheit und Änderungsmanagement erfüllt. RPA-Roboter werden auf einer zentralen, vernetzten, IT-gestützten Infrastruktur eingesetzt, geplant und überwacht, um die Transaktionsintegrität, die Einhaltung von Unternehmenssicherheitsmodellen und die Kontinuität des Services im Einklang mit den Business Continuity-Plänen der Unternehmen zu gewährleisten. Da Enterprise RPA häufig für wichtige Geschäftsprozesse verwendet wird, verfügen die zentralen Steuerungskomponenten der Enterprise RPA-Technologie längst über die erforderlichen Funktionen, die Unternehmen von unternehmensweit eingesetzter Software erwarten und kennen.

Dazu zählen Funktionen wie

• Administration der zentralen Steuerkomponente,
• Verwalten, Anzeigen, Bearbeiten, Einbinden und Löschen von Rollen,
• Erstellen von Rollenkonzepten,
• Update/Deployment von Roboterprozessen,
• Verteilung vorhandener Ressourcen,
• Verwaltung von Passwörter/Anmeldeinformationen
• Release-Management,
• Reporting,
• Realtime Monitoring der Roboter und Work Queues,
• Alerting,
• Logging – generiert von Robotern und Ausführungsberichten,
• Auditing,
• zentrales Scheduling für Jobausführungen,
• Repository-Verwaltung,
• sowie Workload- und Asset -Management.

Damit werden Enterprise RPA-Technologien höchsten Anforderungen an Sicherheit, Compliance, Skalierung und Ausfallsicherheit von Unternehmenssoftware gerecht.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle

So ermöglicht beispielsweise die rollenbasierte Zugriffskontrolle, unterschiedliche Ebenen des RPA-Systemzugriffs zwischen autorisierten Benutzern zu unterscheiden und automatisierungsbezogene Aufgaben auf der Grundlage der Rolle und der Position eines Mitarbeiters innerhalb der Organisation zu trennen.

Umfangreiche Benutzerverwaltung

Die Benutzerzugriffsverwaltung ermöglicht die Vergabe von Berechtigungen nur an Personen, Teams oder Abteilungen, die sie unbedingt benötigen. Unternehmen, in denen mehrere Prozessautomatisierungen laufen, können anhand einer Liste die Benutzer identifizieren, die Zugriff auf die RPA-Software haben. In der Berechtigungsdatenbank sind die verschlüsselten Anmeldeinformationen gespeichert, die von Softwarerobotern verwendet werden, um sich während der Automatisierung bei Firmendatenbanken und anderen Websites anzumelden.

Die Überwachung und Integration von Strategien zur Passwortvergabe und –aktualisierung gewährleistet die Einhaltung der geschäftlichen oder regulatorischen Vorschriften bei RPA-Bereitstellungen.

Zentrales Scheduling

Warteschlangen- und Terminplanung sind grundlegende Komponenten für die effiziente Skalierbarkeit von RPA. Über intelligente Scheduling-Systeme kann die Roboterproduktivität optimiert werden, indem die Verfügbarkeit nach Bedarf und Priorität verwaltet wird. Im Planer bzw. Scheduler werden alle Jobs angezeigt, die ausgeführt wurden, die noch ausgeführt werden und diejenigen, die in den Status “Ausstehend” versetzt wurden, unabhängig davon, ob sie manuell oder über einen Zeitplan gestartet wurden.

Revisionssicherheit durch Monitoring

Zu den zentralen RPA-Funktionen für das Sicherheitsmanagement gehört eine detaillierte Protokollierung der Aktionen jedes Benutzers und jeder ausgeführten Aufgabe sowie detaillierte Prüfpfade. Im Rahmen der Revisionssicherheit ist es für Unternehmen wichtig, dass sie nachvollziehen können, welche Änderungen an einem Roboter vorgenommen wurden und wer diese Änderungen wann vorgenommen hat. In der zentralen Steuerungskomponente der Enterprise RPA-Technologie werden auch Änderungen an den Berechtigungen jedes Benutzers und anderen sicherheitsrelevanten Daten protokolliert.

Detaillierte Übersicht dank Audit-Logs

Ein Audit-Log gibt Unternehmensverantwortlichen wie aber auch dem Betriebsrat eine detaillierte Übersicht über die Art und Weise der durchgeführten Aktion. So umfasst das Audit-Protokoll beispielsweise

• Connect Credential Vault (Speichern von Passwörtern für Logins in die zu automatisierende Software)
• Anlegen, Bearbeiten, Löschen von Rollen und Benutzern
• Benutzer-/ Kunden Login /Abmeldung
• Zuweisung von Lizenzen
• Erstellen, Aktivieren, Deaktivieren von Automationen
• Zeitplan (Start / Stop des Bots / Wiederaufnahme / Pause / Beendet)

Diese Informationen sind wichtig, um Fehler zu finden, aber auch, um Betrug oder andere Versuche, die Arbeit eines Roboters zu untergraben, zu erkennen. Um dies zu gewährleisten, wird für jeden Roboter ein Audit-Protokoll ausgeführt. Das Audit-Log gibt dem Datenschutzbeauftragtem aber auch jederzeit zweifelsfrei Aufschluss darüber, welcher Mitarbeiter oder Entwickler/Admin welche Funktion ausgeführt und welche Aktion zu verantworten hat.

Test- und Produktivumgebung für abgrenzbaren Rollout und Betrieb

Neben der zentralen Steuerungskomponente gehören zur Architektur einer Enterprise RPA-Technologie selbstverständlich auch eine Entwicklungs- und Testumgebung und eine Ausführungs-/Produktivumgebung, um einen abgrenzbarem Rollout und Betrieb von RPA zu gewährleisten.

Die Entwicklungs-/Testumgebung gibt dem Automatisierungsteam die Möglichkeit, die Funktionsweise der Software-Roboter zu überprüfen und zu kontrollieren, bevor sie nach bestandenem Test in der Produktivumgebung ihre Arbeit verrichtet.