Thought Leadership
Hybride IT-Strategien sind in den Unternehmen angekommen. Mit ihnen wachsen die Bezugsquellen für Software und die Anforderungen an deren Dokumentation. Wer belegen will, was rechtmäßig im Einsatz ist, kommt mit verstreuten Unterlagen nicht weit.
Die Prognose, dass eines Tages alles in der Cloud laufen und On-Premises verschwinden würde, hat sich nicht bewahrheitet. Was stattdessen entstanden ist, sieht nüchterner aus und funktioniert besser: Unternehmen stellen ihre IT differenziert auf, kritische Systeme laufen im eigenen Rechenzentrum oder als BYOL in einer Cloud der Wahl, die Public Cloud dort, wo sie tatsächlich Mehrwert bringt. Kurzum, hybride Architekturen sind der Normalfall geworden. Verstärkt wird das durch Cloud-Repatriation – Workloads kehren zurück, weil sich die Kostenversprechen nicht erfüllt haben. Dazu kommt regulatorischer Rückenwind, denn der Data Act stärkt Wechsel- und Portabilitätsrechte vor allem bei Cloud-Diensten.
Unbefristete Lizenzen und der europäische Sekundärmarkt haben in dieser Welt ihren festen Platz. Sie schaffen Wahlfreiheit dort, wo Abo-Modelle mit regelmäßigen Preiserhöhungen kaum noch kalkulierbar sind. Ein bewusst gemischter Lizenzbestand verlangt jedoch mehr Organisation als ein einziger Konzernvertrag.
Wahlfreiheit will organisiert sein
Wer seine Beschaffung breit aufstellt, sammelt Lizenzen aus vielen Richtungen ein. Ein Rahmenvertrag beim Hersteller, Projektlizenzen über das Systemhaus, Volumenlizenzen aus dem Sekundärmarkt, dazu Cloud-Abos verschiedener Anbieter. Der eine schickt Auftragsbestätigung und Schlüssel per E-Mail, der andere stellt einen Download bereit, der Dritte verweist auf ein Portal, dessen Konto nach längerer Inaktivität zurückgesetzt wurde. Im Alltag fällt das lange nicht auf, bemerkbar wird es, wenn ein Server neu aufgesetzt werden muss und erforderliche Unterlagen sowie Nachweise im Postfach eines längst ausgeschiedenen Mitarbeiters liegen. Man könnte sagen: Der Bestand existiert und ist bezahlt, aber ohne Key nicht aktivierbar und damit faktisch nicht im Einsatz.
Besonders unangenehm wird die Lücke, wenn jemand einen Nachweis verlangt. Im Audit sind Belege gefragt, und zwar vollständige – welches Produkt, in welcher Menge, von wem bezogen, zu welchem Zeitpunkt, für welche Gesellschaft, und bei Gebrauchtsoftware zusätzlich die Dokumentation der Rechtekette bis zur Vernichtungserklärung des Vorbesitzers. Wer diese Angaben erst im Ernstfall zusammensucht, verliert Zeit und Verhandlungsposition.
Dokumente allein reichen nicht
Der Handel mit gebrauchter Software ist höchstrichterlich anerkannt, die große Mehrheit der Anbieter arbeitet sauber und rechtskonform. Gleichzeitig gilt bei immateriellen Gütern eine Besonderheit, die Einkäufer kennen sollten. Unterlagen lassen sich vervielfältigen und manipulieren, und ein vorgelegtes PDF ist für sich genommen noch kein Beweis für Rechtmäßigkeit. Um Verdachtsmomente früh einzuordnen, tauschen sich seriöse Marktteilnehmer deshalb untereinander aus und setzen auf fachkundige, vorgangsbezogene Prüfung. Für die Beschaffung zählt vor allem die Prozessqualität beim Händler: wie er seine Ankäufe prüft, welche Unterlagen er mitliefert und ob diese auch Jahre nach dem Kauf unverändert verfügbar bleiben. Der Lizenzhändler wird damit zum Teil der Compliance-Infrastruktur seines Kunden. Was er beim Kauf dokumentiert und wie er es bereitstellt, entscheidet mit darüber, ob der Käufer im Ernstfall auskunftsfähig ist.
Was ein Portal für Lizenzen leisten sollte
Aus dieser Rolle ergeben sich handfeste Kriterien für die Auswahl des Händlers. Statt über E-Mail-Anhänge sollte die Auslieferung über ein Portal mit dauerhaftem Zugang erfolgen. Die Dokumente je Kauf gehören vollständig dazu, darunter Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Produktschlüssel und bei Gebrauchtsoftware die Vernichtungserklärung. Gepflegt werden diese Daten idealerweise vom Händler selbst, denn genau das macht sie belastbar.
Ebenso wichtig ist die Ergänzbarkeit. Ein Portal, das ausschließlich die eigenen Verkäufe zeigt, bildet immer nur einen Ausschnitt ab. Erst wenn sich auch Lizenzen aus anderen Quellen hinterlegen lassen, entsteht ein Gesamtbild des kaufmännischen Bestands. Dieser sollte auch Verbrauchern zugeordnet sein, also Personen, Endgeräten oder Servern, die eine Lizenz tatsächlich nutzen.
Ohne Einführungsprojekt loslegen
Auf Enterprise-Unternehmen spezialisierte SAM-Tools sind für Mittelstand und Behörden wenig praktikabel. Sie sind komplex in der Bedienung, teuer in der Lizenzierung und ohne Inhalt bei der Auslieferung: Der gesamte Bestand muss erst erfasst werden, bevor das Tool einen Nutzen bringt. Hinzu kommen Einführungsprojekte, die über Monate Personal binden.
Der pragmatischere Weg beginnt mit einem gepflegten Kern über ein Portal: Was über den Händler bezogen wurde, ist bereits vorhanden, korrekt erfasst und dokumentiert. Von dort wächst der Bestand Schritt für Schritt – Organisationen und Geschäftseinheiten abbilden, weitere Bezugsquellen und eigene Bestellungen ergänzen, Hersteller und Produkte nach Bedarf anlegen. Dazu kommen Funktionen, die den Lizenzalltag begleiten und erleichtern. Benachrichtigungen melden neue Dokumente, unter Neuigkeiten stehen aktuelle Informationen zu Markt und Rechtsprechung, und über den Chat ist der Anbieter direkt ohne E-Mail oder Warteschleife erreichbar.
Das LizenzPortal von LizenzDirekt startet im Oktober in einer neuen Version und geht weit über ein klassisches Kundenportal hinaus. Denn Kunden von LizenzDirekt erhalten mit ihrer Lieferung nicht nur Zugang zum Portal, sondern kostenfreien Zugriff auf die volle Funktionalität. So können sie alle zugehörigen Informationen und Dokumente zu ihrer Lieferung jederzeit abrufen, ihren Lizenzbestand um weitere Quellen, Hersteller oder Produkte erweitern und auf Installationshinweise sowie -anleitungen zugreifen.
Jetzt den Lizenzbestand prüfen
Eine hybride IT-Strategie ist nur so gut wie die Fähigkeit, sie auditfest zu managen. Wer Abhängigkeiten reduzieren, Kosten optimieren und digitale Souveränität zurückgewinnen will, sollte deshalb bei der Beschaffung vorausschauend planen. LizenzDirekt unterstützt Unternehmen und Behörden entlang der drei Säulen Lizenzberatung, Lizenzbeschaffung und Lizenzmanagement. Erfahrene Berater ermitteln den tatsächlichen Bedarf, wägen Modelle ab und begleiten auch im Auditfall. Wer sich zunächst selbst ein Bild machen möchte, findet im Best-Practice-Ratgeber des Unternehmens Checklisten und Muster für den sicheren Einkauf gebrauchter Lizenzen.
