Thought Leadership
Vielleicht kaum ein Begriff in der Arbeitswelt wird so inflationär gebraucht und gleichzeitig so missverstanden wie der „Modern Workplace“. Denn die Grundlage zeitgemäßer digitaler Zusammenarbeit ist mehr als Laptop und Software-Lizenz.
Um Arbeitsplätze effizient und zukunftssicher zu gestalten, benötigen Unternehmen eine ganzheitliche Strategie, die Hardware, Software und Service zu einer funktionierenden Einheit verzahnt und dabei die Infrastruktur, die IT- und Informationssicherheit, die Kollaboration und auch das Lifecycle-Management berücksichtigt. Ein strukturierter Ansatz in fünf Schritten unterstützt Unternehmen bei der strategischen Einführung des digitalen Workplace.
Der Trend zu digitalen Arbeitsplätzen ist ungebrochen: So wird der globale Markt für Digital Workplaces laut einer aktuellen Studie bis 2032 voraussichtlich auf 246,26 Mrd. US-Dollar geschätzt. Damit neue Geräte oder Anwendungen auch zeitnah zu mehr Effizienz und Produktivität im Unternehmen führen, haben sich schrittweise Strategien und ganzheitliche Lösungen bei der Einführung digitaler Arbeitsplätze bewährt. Ansätze, die den gesamten ICT-Lifecycle berücksichtigen.
Strategie: schrittweise zum effektiven Arbeitsplatz
Dieser Lebenszyklus besteht idealerweise aus fünf Phasen: Er umfasst die Bedarfsermittlung, die Beschaffung, die Bereitstellung, die Betreuung bzw. Wartung der Lösung – bis hin zur fachgerechten Entsorgung von Altgeräten und IT-Komponenten. Am Anfang dreht sich also alles um die Analyse der aktuellen Situation: Was ist der konkrete Bedarf? Welche Ziele sollen erfüllt werden? Welche technologischen Lösungen bestehen bereits und welche Tools ergeben mit Blick auf Skalierbarkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit überhaupt Sinn?
Im zweiten Schritt geht es dann um die Produktauswahl, das Lieferantenmanagement und das passende Finanzierungsmodell. Sind diese Fragen geklärt, folgt die Inbetriebnahme – von der individuell passenden Konfiguration über die Netzwerkanbindung bis hin zur Betriebsmittelprüfung. Sind die gewünschten Lösungen sicher implementiert, startet der laufende Betrieb. Damit dieser stabil verläuft, müssen die Systembetreuung und ein verlässlicher Support von nun an jederzeit gewährleistet sein.
In der letzten Phase geht es dann auch darum, den Produktlebenszyklus zu steuern, um einen verlässlichen und regelkonformen Betrieb sicherzustellen. Hierzu gehört zum Beispiel die umweltgerechte Entsorgung von Altgeräten oder die gesetzeskonforme Datenlöschung.
Bausteine: ganzheitlich zur idealen Arbeitsumgebung
Gerade in der zweiten Phase, wenn es um die Auswahl der konkreten Tools geht, hat sich ein ganzheitlicher Ansatz bewährt, um die Effizienz zu steigern. Am Anfang geht es meist nur um die ideale Bereitstellung und Ausstattung von IT-Arbeitsplätzen mit passender Hard- und Software für die bestmögliche Arbeitsumgebung nach den jeweiligen Anforderungen.
Bei der Auswahl sollten jedoch bereits an dieser Stelle stets auch die Installation und die Einrichtung, die (zentrale) Verteilung der Software sowie die stetige Aktualisierung durch Updates und Migrationen von Daten und IT-Systemen mitgedacht werden. Darüber hinaus sollten die Lösungen, wenn möglich, das gesamte IT-Ökosystem berücksichtigen und dabei nicht nur den Laptop, sondern auch Peripheriegeräte – wie Drucker, Multifunktionssysteme (MFP) oder Konferenzraumtechnik – konsequent mitdenken.
Strategisch aufgesetzt, wird der Modern Workplace zu einem Prozess, der Beratung, Technik, Betrieb und Erneuerung entlang des kompletten ICT-Lebenszyklus vereint.
Dr. Daniel Wagenführer, TA Triumph-Adler
Gerade in hybriden Arbeitswelten hat sich beispielsweise der moderne und Cloud-fähige MFP als digitaler Hub etabliert, der den Informationsfluss zwischen Büro und Homeoffice gewährleistet. Vor allem im Zusammenspiel mit Enterprise Content Management (ECM) Systemen – die Dokumentenprozesse und Informationsflüsse digitalisieren, ordnen und effektiver gestalten – wird der MFP zum Hidden-Champion in hybriden Arbeitsumgebungen.
Ein weiterer wichtiger Baustein ist das Remote-Monitoring, mit dem eine unkomplizierte Wartung und eine schnelle Störungsbehebung auch aus der Ferne möglich ist. Natürlich müssen auch Backup-, Archivierungs- und IT-Security-Lösungen in das Modern-Workplace-Konzept integriert werden. Eine zeitgemäße Endpoint-Protection sollte alle Daten schützen und verschlüsseln können, so dass höchste Sicherheit bei der Datenübertragung und -speicherung stets gewährleistet ist.
Partner: gemeinsam zum Modern Workplace
Wer den Modern Workplace möglichst effektiv einführen möchte, erkennt also schnell, dass es hier nicht nur um Geräte oder Software geht, sondern um eine grundlegende strategische Architektur. Dieser Perspektivwechsel ist entscheidend: Nicht nur das Einzelprodukt zu betrachten, sondern die gesamte Struktur. Erst das Zusammenspiel aller Komponenten schafft eine digitale Arbeitsumgebung, die nicht aus Einzelmaßnahmen besteht, sondern aus einem konsistenten System.
Wie wichtig ein solch ganzheitlicher Ansatz heute ist, zeigt ein Blick in den Büroalltag vieler Unternehmen. Was oft als digitale Arbeitsumgebung bezeichnet wird, ist nicht selten ein Flickenteppich aus Insellösungen, historisch gewachsenen Systemen und einer IT, die längst an ihrer Belastungsgrenze arbeitet. Dies zu ändern, erfordert allerdings wieder IT-Ressourcen, die gerade im Mittelstand aufgrund vielfältiger Faktoren, wie dem Fachkräftemangel, nur selten vorhanden sind.
Trotzdem ist der Modern Workplace ein Prozess, der heute für Unternehmen jeder Größe möglich ist. Gerade im Mittelstand können strategische Partner helfen, diesen Prozess zu planen, zu begleiten und umzusetzen.
Eine aktuelle Untersuchung des Analystenhauses Lünendonk bestätigt diesen Trend, dass das externe Sourcing an spezialisierte Managed Service Provider bei klassischen IT-Aufgabengebieten – wie dem Support, Digital Workplace, Desktopmanagement oder Infrastrukturbetrieb – eine neue Relevanz erfährt. Gerade mit Blick auf den Modern Workplace ergibt das Sinn, denn erfahrene Umsetzungspartner haben die notwendige Erfahrung sowie die Ressourcen und spannen den Bogen über das gesamte IT-Ökosystem. Sie bieten ganzheitliche Lösungen, die vom Dokumentenmanagement bis zum vollausgestatteten Digital Workplace reichen.
Strategisch aufgesetzt, wird der Modern Workplace damit zu einem Prozess, der Beratung, Technik, Betrieb und Erneuerung entlang des kompletten ICT-Lebenszyklus vereint. Über das Zusammenspiel dieser Bausteine kann eine hochverfügbare und skalierbare digitale Arbeitsumgebung geschaffen werden, die aus einer durchgängigen Systemlandschaft besteht, optimal ineinandergreift und auf diese Weise moderne Arbeitsweisen bestmöglich unterstützt.
