Großes Potenzial für Effizienzgewinn durch E-Signaturen in deutschen Unternehmen

Während Corona kommunizierten die gängigen Anbieter eine boomende Nachfrage nach elektronischen Signaturen. Das vielbesprochene papierlose Büro schien Realität zu werden. Die aktuelle Studie „E-Signature“* von Forsa im Auftrag der Verschlüsselungs- und Datenaustauschexperten von Tresorit zeigt nun, dass die E-Signatur in deutschen Büros nach wie vor keine Normalität ist. Unternehmen, die E-Sign-Lösungen nutzen oder in Zukunft anschaffen möchten, gaben als wichtigsten Grund dafür an, dass elektronische Unterschriften rechtsgültig (92 Prozent) sein müssen. An der Business-to-Business-Umfrage nahmen 100 Entscheider mit Verantwortung für IT- und Datensicherheit sowie Geschäftsführer von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen ab 50 Mitarbeitern aus Deutschland teil.

Nutzer erkennen Bedeutung von E-Signaturen, nutzen sie aber nicht

Eine klare Mehrheit der Studienteilnehmer (77 Prozent) geht davon aus, dass die Bedeutung von E-Signaturen in ihrem Unternehmen in Zukunft steigen wird. Bei der genaueren Untersuchung des Nutzerverhaltens zeigt die Studie allerdings, dass weniger als die Hälfte der teilnehmenden deutschen Unternehmen (44 Prozent) heute eine E-Sign-Software verwenden. 27 Prozent planen die Anschaffung innerhalb der nächsten zwei Jahre.

„Angesichts der unbestrittenen Vorteile von E-Sign-Lösungen, verwundert diese relativ niedrige Zahl der Nutzer. Generell kann man sagen, dass E-Signaturen Prozesse deutlich vereinfachen, beschleunigen und gleichzeitig ohne Medienbrüche transparent gestalten. Es geht also um die Entwicklung effizienter Workflows und nicht nur um Unterschriftenfelder in einem PDF. Wir gehen davon aus, dass sich ein Teil der Unternehmen in Deutschland nicht im Klaren darüber ist, welchen Mehrwehrt eine E-Signatur für ihre Firmenprozesse bedeutet“, sagt Szilveszter Szebeni, CISO und Mitgründer von Tresorit. „Die 28 Prozent, die sagen, dass sie keine Einführung einer E-Sign-Lösung planen, gaben keine starken inhaltlichen Argumente an, die gegen eine Einführung sprechen. Die Tatsache, dass Zeitmangel als eines der Hautargumente genannt wurde, die die Einführung vermeiden, zeigt aus meiner Sicht eher, dass nach wie vor Unsicherheit herrscht, welche die richtige Lösung für das jeweilige Unternehmen ist.“ 73 Prozent aller Unternehmen, die aktuell kein E-Sign nutzen, gaben an, dass elektronische Signaturen in ihrem Unternehmen bisher kein Thema gewesen seien und 59 Prozent, dass sie keine Zeit hätten, sich damit zu beschäftigen. Bedenken zu rechtlichen Aspekten (16 Prozent) oder in Sachen Sicherheit (14 Prozent) nannten sie hingegen kaum.

Vertriebsabteilungen setzten auf digitales Vertragsmanagement

Ein plakatives Beispiel für die Vorteile ist der Vertrieb, unabhängig von einzelnen Branchen. E-Signaturen unterstützen eine einfache Prozessabwicklung, da die Hürden bei der Unterschrift eines verschickten Kaufvertrags niedriger sind, als bei Kunden, die ein Dokument drucken, unterschreiben und scannen müssen.

Diese Einschätzung deckt sich mit den Studienergebnissen, die zeigen, dass Vertriebsabteilungen mit 60 Prozent die häufigsten Nutzer von E-Sign-Lösungen sind. Auch viele Anwendungsfälle sind eng mit dem Vertrieb verknüpft. Verbreitet ist vor allem der Einsatz bei allgemeinen Verträgen bzw. Rahmenverträgen mit 66 Prozent, gefolgt von Angeboten (53 Prozent), Bestellungen (51 Prozent) und Auftragsbestätigungen (47 Prozent).

Analog zu diesem Beispiel lassen sich durch eine unkomplizierte und gleichzeitig rechtsbindende E-Signatur Abläufe in Personalabteilungen, etwa bei Bewerbungen oder Bewertungen, angenehm und professionell gestalten. Von den befragten Unternehmen, die eine E-Sign-Lösung eingeführt haben, gaben 51 Prozent an, dass sie diese in ihrer HR-Abteilung nutzen. Ein weiterer interessanter Aspekt ist, dass eine deutliche Mehrheit der Anwender Formatvorlagen für die elektronisch unterschriebenen Dokumente erstellen.

„Diese Ergebnisse zeigen, dass E-Signaturen nicht nur für Kunden und Mitarbeiter immer wichtiger werden. E-Sign kann in vielen Bereichen Prozesse beschleunigen – seien es Produktkäufe im Internet, Interaktionen mit Behörden oder dem Gesundheitssystem sowie Unterschriften für Arbeitsverträge“, erklärt Szebeni.

Das Einsparpotenzial bei der Nutzung von Papier ist enorm. Laut WWF (Daten 2019) liegt Deutschland mit 18,8 Tonnen Papier hinter China, USA und Japan auf Platz vier, wenn es um den Papierverbrauch geht. Der Pro-Kopf-Verbrauch beläuft sich nach Angaben der Umweltschutzorganisation in Deutschland auf 227 Kilogramm. Dieses Potenzial erkennen auch die Umfrageteilnehmer, die bereits E-Sign-Lösungen nutzen oder in Zukunft anschaffen möchten: 70 Prozent gaben an, dass ein wichtiger Grund für die Anschaffung einer E-Signatur-Lösung die Tatsache sei, dass diese umweltschonend ist. Damit liegt dieser Wert noch vor dem Aspekt der Kostensenkung, die von 57 Prozent der Befragten angeführt wurden.

Nutzer erwarten verbesserte Prozesse von E-Sign

Usability – also Nutzerfreundlichkeit – ist einer der Dreh- und Angelpunkte, wenn es um die Implementierung einer E-Sign-Lösung im Unternehmen geht. Die Studie ergab, dass Entscheidern in Unternehmen, die bereits E-Signaturen nutzen oder in Zukunft anschaffen möchten, eine einfache Integration in die bestehende Infrastruktur (90 Prozent) beziehungsweise Bestandsprozesse (85 Prozent) der Unternehmen wichtig ist. Darüber hinaus gaben Befragte, die aktuell (noch) keine E-Sign-Software im ihren Unternehmen einsetzen, an, dass eine für sie geeignete Lösung Formatvorlagen (84 Prozent) und eine Kommentarfunktion in Dokumenten (72 Prozent) bieten müsse. Außerdem ist die Möglichkeit wichtig, komplexe Prozessabläufe klar und eindeutig zu definieren. Dazu zählt beispielweise die Option, Unterschriftsreihenfolgen festlegen zu können (63 Prozent).

„Die Antworten zeigen, dass Nutzer, die E-Signaturen eingeführt haben oder in Zukunft nutzen möchten, deren Mehrwert eindeutig verstehen. Workflows, die die Reihenfolge von Unterschriften festlegen, in denen der Initiator über den Fortschritt informiert und somit der Bearbeitungsstand in Echtzeit geteilt wird, reduzieren Verzögerungen“, sagt Szilveszter Szebeni.

Rechtsgültigkeit von elektronischen Unterschriften führt zu Verunsicherung 

Wie oben erwähnt, ist die Rechtsgültigkeit von Unterschriften ein Hauptgrund für die Anschaffung einer elektronischen Signatursoftwarelösung. Durch die eIDAS-Verordnung ist seit Juli 2016 klar geregelt, welche Voraussetzungen eine E-Signatur erfüllen muss. Nutzer müssen bei der Wahl ihrer Lösung darauf achten, dass diese eIDAS-konform ist.

Gleichzeitig bestehen Wissenslücken über die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen: 7 von 10 Befragten haben keine oder nur eine grobe Vorstellung von den Unterschieden. Dabei kommt in den Unternehmen nicht ausschließlich nur eine Lösung zum Einsatz: Jedes zweite Unternehmen gab an, eine einfache elektronische Signatur zu verwenden (54 Prozent). Darüber hinaus setzt jedes dritte Unternehmen zudem auf die fortgeschrittene (36 Prozent) oder die qualifizierte Signatur (36 Prozent).

Durch Verschlüsselung und digitale Zertifikate bieten fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen mehr Sicherheit als eine einfache E-Signatur. Sie sind fälschungssicher und lassen sich den Unterzeichnenden eindeutig zuweisen.

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