Collaborative Disclosure Management: Im Team geordnet zum Geschäftsbericht

Performance-Management-Prozesse enden meist mit der Veröffentlichung von Dokumenten – die Prozessunterstützung der Softwarelösungen kommt eben erst dort an.

   

Business Intelligence und Corporate Performance Management Lösungen sind im Allgemeinen fokussiert auf das Management, die betriebswirtschaftliche Verarbeitung und die Berichterstattung von Zahlen. Die Kernaufgaben bestehen im Extrahieren und Transformieren sowie im performanten Bereitstellen von Daten – die dann von Anwendern in „self service“-Verfahren geholt oder als Standardreports präsentiert werden.

 

 

Bild 1: Grafische Strukturierung des Workflows für die Erstellung des Geschäftsberichtes oder anderer kritischer Dokumente.

 

Nachdem sich in diesem Bereich mittlerweile ein gewisser Reifegrad eingestellt hat und die großen Anbieter Microsoft, SAP, Oracle und IBM hier um die technische Plattform in den Unternehmen kämpfen, entdecken viele spezialisierte Hersteller lukrative Nischen in den auf das Sammeln der Daten folgenden Prozessketten. Dafür bieten sich Prozesse der Erstellung von Dokumenten aus den relevanten Daten an – mit dem klassischen Beispiel des Geschäftsberichtes, der von jedem öffentlichen Unternehmen in unterschiedlichen Ausprägungen einmal im Jahr und pro

Quartal erstellt wird.

 

 

Die eigene Erfahrung aus einem mittelständischen, börsennotierten Unternehmen zeigt, wie derartige Prozesse meist ablaufen: Aus Konsolidierungs- oder Reporting-Anwendungen werden Daten extrahiert, in Excel aufbereitet und in einem Word-Dokument mit qualitativen Texten angereichert und vervollständigt. Hierbei werden dutzende Zwischenversionen von Word-Dokumenten per Mail mit der Bitte verschickt, Teile zu überarbeiten, ein Mitarbeiter hat am Ende die undankbare Aufgabe aus allen Versionen die korrekten Teile zu einem dann hoffentlich richtigen Ganzen zu kombinieren. Versionierungsfehler sind bei dieser „Methodik“ zumindest sehr wahrscheinlich, außerdem ist es schwierig mitten im Verlauf des Prozesses einen Überblick über den aktuellen Fortschritt oder eine Liste der noch zu bewältigenden Aufgaben zu erstellen.

 

 

 

„Prozessunterstützung

bei der Veröffentlichung

verfolgt zwei Ziele:

Die Kosten für Compliance

zu reduzieren –

und gleichzeitig die

Wahrscheinlichkeit

für non-Compliance

zu minimieren.“

 

Stefan Sexl,

Vorstand pmOne AG 

 

 

 

 

 

Die Organisation der entsprechenden Prozesse wird häufig per Prozess- und Arbeitsanweisungen sichergestellt, technische Unterstützung ist selten. Erstaunlich ist, dass bereits bei einem mittelständischen Unternehmen eine zweistellige Zahl an Mitarbeitern mittelbar oder unmittelbar an dem Prozess beteiligt ist. Zu den Stakeholdern des Prozesses, der imAllgemeinen aus dem Büro des CFOs gesteuert und getrieben wird, gehören neben den unmittelbaren Mitarbeitern weitere Ansprechpartner aus Marketing, HR, Vertrieb und der CEO – dazu kommen externe Rechts- und PR-Berater.

 

Mit der Unternehmensgröße steigen naturgemäß Komplexität und Umfang: Sieht man sich den Geschäftsbericht der Deutschen Bank 2009 an, so umfasst dieser 436 Seiten und ist damit – zumindest quantitativ –mit einem mittelschweren Roman vergleichbar. Der traditionelle zahlenorientierte Teil, in dem Tabellen und Grafiken die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens abbilden, beschränkt sich dabei auf etwa zwei Dutzend Seiten. Der Rest besteht aus langen Textpassagen wie dem Lagebericht, Prüfungsvermerken, Anhangsangaben oder Berichten des Aufsichtsrates. Die klassischen, zahlenorientierten Performance Management und Business Intelligence-Werkzeuge können also nur bei einem Bruchteil des Dokumentes die Produktion unterstützen.

 

Mit der zunehmenden Verbreitung von IFRS als Reportingstandard ist insbesondere der Abschnitt der sogenannten „Anhangsangaben“ extremstark angewachsen. Beim Reporting nach dem deutschen HGB noch auf einigen Seiten abgehandelt, erreichen die Anhangsangaben am oben genannten Beispiel der Deutschen Bank einen Umfang von 164 Seiten. Die Anhangsangaben, eigentlich ein Zusatz zum eigentlichen Reporting, haben dieses also in der Länge bei weitem überflügelt. In den Anhangsangaben werden Informationen zu Mitarbeiterzahlen, Besonderheiten bei den Reportingstandards, Vergütung von Management und Aufsichtsrat, Honorare von Wirtschaftsprüfern und vieles mehr veröffentlicht.

 

 

Dabei werden Texte mit Reports aus BI- und CPM-Systemen gemischt und um ad-hoc erstellte Tabellen und Grafiken ergänzt, in vielen Fällen werden Zahlen bei der Produktion des Dokumentes in eigenen Workflows extra dafür gesammelt, beispielsweise der Headcount nach Funktionsbereichen zum Stichtag.

 

 

Die Produktion eines Dokumentes wie eines Geschäftsberichts ist also zu einer Angelegenheit geworden, die in den letzten Jahren an Umfang, Komplexität, involvierten Mitarbeitern und Systemen drastisch zugenommen hat. Ersten Anbietern ist dies nicht verborgen geblieben und diese bieten Module an, die den Prozess der Erstellung und Freigabe ordnen und transparentmachen sollen.

 

Mit Tagetik und Clarity sind zwei CPM-Anbieter, die schwerpunktmäßig aus dem Segment der Finanzkonsolidierung kommen, auf die Herausforderung gestoßen und haben spezifische Funktionalitäten zur Erstellung des Geschäftsberichts als Erweiterungen ihrer bestehenden Lösungen ins Programm genommen. Die Erfahrungen bei den ersten Kunden ergaben eine durchaus interessante Resonanz: Die angebotenen Funktionalitäten zur Produktion von Dokumenten im Teamwork, die qualitative und quantitative Informationen vereinen, haben sich für wesentlich mehr Dokumenttypen als sinnvoll erwiesen als ursprünglich geplant. Neben dem Jahresbericht als „Mutter“ aller öffentlichen Dokumente und Quartalsberichten folgen auch Dokumente wie Berichte an Aufsichtsbehörden, interne Reports, aber auch beispielsweise Pressemitteilungen ähnlichen Workflows bei der Veröffentlichung. Die Unterstützung dabei wurde von den Kunden dankbar aufgenommen.

 

 

Somit entstanden aus der Zusatzfunktionalität von Konsolidierungslösungen eigenständige Produkte – mit dem Potential, ein eigenes, neues Segment von Softwarelösungen zu definieren. Dieses Marktsegment wird von den Anbietern als „Collaborative Disclosure Management“ oder „Financial Statement Reporting“ bezeichnet und ist dabei, sich eben zu formieren und Sichtbarkeit amMarkt zu erlangen.

 

Die ursprünglichen Zusatzmodule zu den hauseigenen Konsolidierungslösungen haben sich dabei von diesen abgenabelt und sind als eigenständige Lösungen erhältlich, die auch mit am Markt für konkurrierenden Financial Reporting Produkten, beispielsweise von SAP, im Zusammenspiel eingesetzt werden können. Lösungen in diesem Marktsegment unterstützen typischerweise folgende Funktionalitäten:

 

• Verwalten von Templates für unterschiedliche Publikationen
• Anlegen eines „Master“-Dokumentes und der Definition des strukturellen Aufbaus
• Verteilen der Aufgaben für die einzelnen Sektionen des Dokumentes 
• Definition von Workflows für die einzelnen Abschnitte wie sektionsweise Freigaben
• Verbinden mit Quellsystemen, aus denen Daten bezogen werden
• Formatieren und finales Layouten des Dokumentes
• Freigabe durch das Management und die Rechtsabteilung
• Publikation des Dokumentes in Formaten wie PDF oder XBRL

Neben der Erleichterung der Arbeit besteht ein wichtiger Zusatznutzen der Lösungen darin, dass zu jedem späteren Zeitpunkt nachvollzogen und dokumentiert werden kann, wann welche Information aus welcher Quelle bezogen wurde und von wem ein bestimmter Abschnitt zu welchem Zeitpunkt freigegeben wurde. Die Lösungen geben also die Sicherheit, keine vorgegebenen Workflows zu übersehen sowie eine transparente Dokumentation des gesamten Prozesses.

 

 

Ein Fehler in einem Geschäftsbericht oder einem vergleichbaren öffentlichen Dokument ist nicht nur peinlich, sondern kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Das Thema Compliance steht in allen Rankings der Arbeitsschwerpunkte des C-Levels weit oben. Der Boden für Lösungen in diesem Bereich ist daher gut aufbereitet.

 

Stefan Sexl

http://www.pmone.de