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Automatisierung Buchhaltung

Über die Automatisierung der Buchhaltung,vom Abtippen einzelner Beträge bis hin zum Interpretieren von Daten, oder vom gründlichen Übertragen via Copy und Paste. 

Hallo Frau Moesgaard, Spesen und Buchhaltung hören sich erstmal nach recht redundanten administrativen Aufgaben an. Wieso finden Sie das Thema spannend?

Marie Moesgaard: Spannend sind nicht so sehr die Aufgaben, sondern vor allem aktuelle Veränderungen der Arbeitswelt. Ins Auge springen dabei nicht nur all die manuellen Aufgaben, die durch neue Cloud-Lösungen entfallen. Die Automatisierung der Administration von Unternehmensausgaben wird darüber hinaus nicht nur Abrechnungsfehler minimieren, Zeit sparen, sondern auch unsere Unternehmenskultur radikal verändern.

Wie meinen Sie dies?

Marie Moesgaard: Aktuell reichen Mitarbeiter jeden Cent, den sie im Auftrag des Unternehmens ausgeben, bei den Verantwortlichen ein. Neue IT-Lösungen fördern Eigenverantwortung, die meiner Meinung nach dringend benötigt wird. Mit eigenen Firmenkreditkarten können sie nun Zahlungen direkt für das Unternehmen ausführen und begleichen – beispielsweise für den Business Lunch, Marketing-Maßnahmen, aber auch Honorare oder Ausgaben auf Geschäftsreisen. Dies fördert eine Vertrauenskultur im Unternehmen. Mitarbeitern wird zugetraut, verantwortlich und entsprechend der Unternehmens-Policy mit Unternehmensgeldern umzugehen – Tools wie Pleo unterstützen diesen Wandel durchgehend mit Transparenz.

Das heißt, das Administrieren von Unternehmensausgaben wandert wie so viele andere Unternehmensprozesse in die Cloud?

Marie Moesgaard: Genau. Mit dem Hin-und-her-Schicken von Excel-Dateien ist dann ein für allemal Schluss. Das Administrieren von Unternehmensausgaben wird stattdessen in die Cloud-Infrastruktur der Unternehmen integriert. Egal wo sich Mitarbeiter und Führungskräfte aufhalten: Rund um die Uhr haben sie Zugriff auf alle Daten, die die Ausgaben ihrer Mitarbeiter betreffen. Möglich sind unter anderem Integrationen mit der Steuersoftware DATEV oder der Buchhaltungssoftware von Lexoffice oder Quickbooks. Die Herausforderungen für Plattformen liegen in der Lokalisierung: Da jedes Land seine eigenen Vorschriften hat, was die Umsatzsteuer oder auch Tagessätze während Geschäftsreisen betrifft, müssen Anbieter wie wir eigens länderspezifische Features entwickeln. Erst dann lässt sich die Cloud-Software erfolgreich implementieren.

Und wie kompliziert ist die Integration der Cloud-Lösungen für Unternehmen?

Marie Moesgaard: Es muss keine eigene Software installiert werden – prinzipiell kann also die gesamte Abwicklung der Unternehmensausgaben binnen weniger Minuten zu 100 Prozent online laufen. Allerdings sollten vorher die Budgets der einzelnen Mitarbeiter konfiguriert werden: Ab welchen Beträgen muss ein Admin Freigaben tätigen? Und wie hoch sind die Limits insgesamt? Das war es dann aber auch schon – bei Bedarf kann Pleo an DATEV Unternehmen online angebunden werden.

Blicken wir auf die eigentlichen Prozesse: Wie verändert sich der Prozess der Administration?

Marie Moesgaard: Viele Mitarbeiter sammeln noch Rechnungen und überreichen diese am Monatsende der Buchhaltung. Diese überträgt die Beträge manuell in Excel-Tabellen und die Buchhaltungssoftware oder sie schickt Belege an den externen Steuerberater, der die Werte ebenfalls manuell in die Steuersoftware überträgt. Ausgaben werden häufig noch aus der Barkasse beglichen. Man muss sich mal vorstellen, dass in deutschen Unternehmen immer noch Menschen sitzen, die mit einem Klebestift Quittungen auf Din-A4-Blätter kleben und abheften. Das ganze erinnert stark an anno 1999. Jede Eingabe eines Werts in ein Feld oder in eine Software kostet Zeit und birgt die Gefahr, Fehler zu begehen. Bei Pleo scannen die Mitarbeiter den Beleg mit ihren Smartphones, zahlen mit der eigenen Firmenkreditkarte und die gesamte folgende Datenübertragung erfolgt fast komplett automatisiert.

Nun geht es bei der Administration von Unternehmensausgaben um sensible Daten, besser gesagt, um das Geld des Unternehmens. Worauf sollten Unternehmen achten, bevor sie ihre Buchhaltung in der IT umstellen?

Marie Moesgaard: Eine vollwertige Kreditkarte ist sicherlich von Vorteil – dadurch ist die flächendeckende Akzeptanz gewährleistet. In anderen Dingen liegt der Teufel im Detail: Einige Rechnungen trudeln in der E-Mail-Inbox ein, andere werden doch noch bar beglichen, wiederum per Kreditkarte oder virtueller Kreditkarte bezahlt. Erst wenn die Software diese verschiedenen Kanäle vollumfänglich abdeckt, macht ein Unternehmen einen großen Schritt Richtung Automatisierung. Für das automatische Übermitteln etwa von Beträgen und entrichteter Umsatzsteuer aus der eigenen Buchhaltung an die Steuerberater sind wiederum Schnittstellen erforderlich. Dies ist auch einer der Gründe, weshalb wir eine Integration zu DATEV Unternehmen online entwickelt haben, so dass mittlerweile eine einfache Bestätigung der Buchhaltung für eine automatische Weiterleitung der Daten an DATEV ausreicht. Voraussetzung dafür ist natürlich auch, dass Dienstleister und Partner entsprechend fortschrittlich aufgestellt sind. Woran wir gerade arbeiten: Die gänzlich unterschiedlichen Spesenverordnungen im Ausland zu integrieren. Es passiert immer wieder, dass Geschäftsleute im Nachhinein überrascht sind, wenn sie feststellen, dass ihre Tagesausgaben über den im Ausland zulässigen Pauschalen lagen. Wir arbeiten aktuell mit Hochdruck an Lösungen, damit man bereits im Vorfeld gewarnt ist.

Spätestens seit Wirecard dürfte das ein oder andere Unternehmen Sicherheitsbedenken haben. Was entgegnen Sie?

Marie Moesgaard: Wirecard schlägt zweifelsohne Wellen weit über Deutschland hinaus. Bislang wurden unsere Vertriebsteams in Deutschland oder Großbritannien dennoch nur mit wenigen Fragen zu Wirecard konfrontiert. Wir haben mit Pleo keine Geschäftsbeziehung zu Wirecard, weder aktuell noch in der Vergangenheit. Die Gelder unserer Kunden liegen bei JP Morgan, einer der weltweit größten und sichersten Banken. Wir sollten nicht vergessen: Die Leistungen europäischer Fintechs in den vergangenen Jahren waren beachtlich. Klarna, Transferwise oder N26 und deren Innovationen sind fester Bestandteil im Alltag von Millionen Privatpersonen. Ähnliche Innovationssprünge erleben wir aktuell auch für das Administrieren von Ausgaben in Unternehmensprozessen. Es liegt nun an den führenden europäischen Fintech-Gründern und Führungskräften unter Beweis zu stellen, dass Tech-Startups zum Wohl von Menschen und Unternehmen beitragen.

Vielen Dank für das Gespräch! 

Marie Moesgaard, Country Managerin
Marie Moesgaard
Country Managerin, Pleo
Marie Moesgaard ist Country Managerin bei Pleo für Deutschland. Das Fintech wurde 2015 in Kopenhagen von Jeppe Rindom und Niccolo Perra gegründet. 9300 Unternehmen in sechs Märkten nutzen die intelligente Lösung für das automatische Verwalten von Unternehmensausgaben. Pleo wurde als Nordic Startup of the Year 2019 ausgezeichnet und beschäftigt 200 Mitarbeiter aus 42 verschiedenen Ländern in Büros in London, Stockholm, Berlin sowie Kopenhagen. Pleo, das vollwertige Firmenkreditkarten herausgibt und über eine DATEV-Schnittstelle verfügt, fängt Belege unterwegs ab, kategorisiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens und macht eine manuelle Spesenabrechnung überflüssig.

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