Fünf Prioritäten für einen störungsfreien IT-Betrieb

Die aktuellen Zeiten stellen Unternehmen vor unmittelbare, aber auch langfristige Herausforderungen, die auch die Rolle der IT neu definiert haben. Angesichts neuer Arbeitsweisen und veränderter Nutzungsgewohnheiten sowie der unsicheren Wirtschaftslage weltweit haben sich auch die Prioritäten für und Erwartungen an IT-Abteilungen verschoben. 

Nach Ergebnissen einer Umfrage des Branchenforschungsinstituts Research 451 gaben 41 % der Befragten an, aktuell massive Störungen der normalen Geschäftsabläufe zu erleben bzw. in den nächsten zwei Monaten mit derartigen Störungen zu rechnen. Wenn sich die Bedingungen immer wieder ändern, wird es schwierig, die richtigen Schwerpunkte zu setzen: Die zahlreichen Herausforderungen, die mit der Bereitstellung von Kapazitäten für Homeoffice-Arbeit einhergehen, führten zu einer erheblichen Mehrbelastung vorhandener Systemressourcen und zur Überforderung dünn besetzter IT-Teams. So schwierig es in einer Krisensituation scheinen mag, sollte jedoch die Unternehmenstransformation immer an erster Stelle stehen. Statt in punktuelle Lösungen für akute Probleme, muss in Tools, Systeme und Prozesse investiert werden, die sowohl kurz- als auch langfristig Ergebnisse bringen.

Aus Gesprächen mit Kunden hat Rackspace fünf Top-Prioritäten ermittelt, die Unternehmen beachten sollten, damit ihre Teams während und nach einer Krise einsatzbereit bleiben:

1. Proaktiver Umgang mit Sicherheitsthemen

Im Zeitraum von Februar bis März nahm die Anzahl der Phishing-Angriffe im Zusammenhang mit dem Coronavirus um 667 % zu. Durch vermehrte virtuelle Zusammenarbeit und Transaktionen steigt die Zahl der Einfallsvektoren und damit das Risiko von Angriffen. Zusätzlich zu bislang vorhandenen Hardware-Ressourcen sind plötzlich BYOD- und IoT-Geräte im Spiel, die die Abwehr von Cyberangriffen beträchtlich erschweren. Daten und Anwendungen, die bislang im Rahmen von Netzwerken und Arbeitsprozessen geschützt wurden, werden nun dezentral genutzt, sodass neue Sicherheitsansätze erforderlich werden.

Konkret heißt das in vielen Fällen: Migration in die Cloud. Diese bietet sich zwar als flexible IT-Lösung an, um nur schwer berechenbaren Bedingungen zu begegnen. Jedoch mangelt es in vielen Unternehmen an Experten und notwendigem Fachwissen zur Einrichtung, Verwaltung und Optimierung entsprechender Cloud-Umgebungen. Gleiches gilt für die Themen Cloud-Sicherheit, Compliance-Anforderungen und effektive Abwehr von Angriffen.

Handlungsempfehlung:

• Gewährleistung eines sicheren Zugriffs für Mitarbeiter im Homeoffice mithilfe von Remote-Desktop-Protokollen (RDP), virtuellen privaten Netzwerken (VPN) und Cloud-basierten Anwendungen.

• Schulungsangebote für Mitarbeiter, damit diese wissen, wie sie sich selbst und das Unternehmen vor Angriffen schützen können. Hinzu kommt die Implementierung von Richtlinien, die sich auf die Blockierung schädlicher Websites, das Ändern der Passwortanforderungen und Multi-Faktor-Authentifizierung beziehen.

• Die dringendste Aufgabe dabei: Überwachung, Meldung und Abwehr von Bedrohungen und Angriffen, bevor sie Schaden anrichten.

2. Überwachung von Leistung und Kosten

Überforderte Infrastrukturen und nicht vorhersehbare Nachfragespitzen können zu Verschlechterungen der Anwendungsleistung und damit der Kundenerfahrung führen. Ohne stringente Kostensteuerung und -optimierung können die Kosten gerade in der Cloud aus dem Ruder laufen. Die rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Infrastruktur unter Einhaltung der Budgetvorgaben stellt eine echte Herausforderung dar. Fehlt dieser entscheidende strategische Eckpfeiler, kann dies kostspielige Folgen haben. Zur effektiven Verhinderung ausufernder Cloud-Kosten ist eine Kombination aus Fachwissen, strategischer Kostensteuerung und durchdachter Automatisierung erforderlich.

Handlungsempfehlung:

• Migration eines Teils der IT-Infrastruktur in die Cloud, damit diese je nach Bedarf skalieren und zugleich die Systemleistung aufrechterhalten kann.

• Analyse aktueller Systemauslastung mit Schwerpunkt auf Unternehmenszielen, Herausforderungen und Ausgaben.

• Bestimmung von Auslastungsspitzen und -tälern und Definition von Gegenmaßnahmen, bevor sie sich negativ auf Anwender oder Budget auswirken.

3. Anpassung an neue Arbeitsweisen

Im Zuge der Umsetzung staatlicher Vorgaben zur Eindämmung der Pandemie mussten viele Unternehmen in den letzten Wochen von einem Tag auf den nächsten auf virtuelle Arbeitsumgebungen umstellen. IT-Teams mussten schnell Lösungen für veraltete Systeme und Prozesse finden, um leistungsstarke Software-Tools für das Homeoffice bereitzustellen und größere Produktivitätsverluste zu vermeiden. Der Übergang von unternehmensinternen zu standortunabhängigen Lösungen umfasste die Auswahl, Implementierung und Sicherung geeigneter Tools, um auch weiterhin eine störungsfreie Unterstützung sämtlicher Workloads zu gewährleisten. Als besonders schwierig erwies sich diese Umstellung für Unternehmen, die nicht über eine Homeoffice-Strategie verfügten.

Ein Ende ist noch lange nicht in Sicht. Laut einer Blitzumfrage von 451 Research („Voice of the Enterprise Digital Pulse“) gehen 38 % der Befragten davon aus, dass sich die Arbeit im Homeoffice als langfristige bzw. Dauerlösung etablieren wird. Statt nach kurzfristigen Lösungen zu suchen, sollten Unternehmen jetzt eine umfassende Homeoffice-Strategie entwickeln, die flexibel genug ist, um sowohl Krisensituationen als auch den tagtäglichen Erfordernissen gerecht zu werden.

Handlungsempfehlung:

• Die Produktivität der Mitarbeiter sollte nicht abfallen. Schon ein kurzfristiger Rückgang kann zu Verlusten durch entgangene Geschäftschancen führen.

• Ausrichtung von Systemen und Prozessen auf die Gewährleistung einer störungsfreien Kundenerfahrung und den Erhalt des Kundenvertrauens.

• Vermeidung unnötiger Komplikationen wie die Umstellung des Gesamtunternehmens auf neue Anwendungen oder Systeme. Mitarbeiter sollten soweit möglich wie gewohnt weiterarbeiten können.

4. Kundenzufriedenheit

Infolge von Ausgangsbeschränkungen und Homeoffice haben sich viele Aktivitäten in den Online-Bereich verlagert. In der Digitalwirtschaft steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens jedoch mit der Leistung seiner Anwendungen. Die Umstellung auf Homeoffice kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Kundenanfragen führen, da sich IT-Fachkräfte und andere Mitarbeiter erst in neue Tools und neue Netzwerke einarbeiten müssen, um das Serviceniveau zu gewährleisten, das Ihre Kunden erwarten. In dieser Herausforderung liegt jedoch auch eine Chance: Durch die Erfüllung oder Übererfüllung von Kundenerwartungen in Krisenzeiten stärken Unternehmen das Vertrauen der Kunden in ihre Kompetenz. Fehlerhafte Systeme und Prozesse hingegen schaden dem guten Ruf.

Handlungsempfehlung:

• Analyse von Nutzung und Auslastung aktuell vorhandener Anwendungen.

• Messung der Anwendungsleistung, um Ursachen für Leistungsabfälle oder Verzögerungen zu ermitteln und beheben.

• Standortfernen Zugriff auf Anwendungen zur Bearbeitung von Kundendienst- und Support-Anfragen sicherstellen.

5. Sicherung eigener Rechenzentren

Den Rechenzentrumsbetrieb aufrechtzuerhalten ist eine entscheidende Voraussetzung für die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens. Eine komplexe Herausforderung, wenn es wie aktuell darum geht, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen. Infolge der vielerorts geltenden Ausgangsbeschränkungen sind physische Standorte zur Wartung der Rechenzentrumsressourcen für Mitarbeiter schwer oder gar nicht zu erreichen. Hinzu kommt, dass viele der betreffenden Teams und Mitarbeiter bereits mit der Unterstützung des Fernzugriffs auf Ressourcen und Anwendungen sowie mit dem zusätzlichen Datenverkehr vollkommen ausgelastet sind und keine Zeit haben, sich nebenbei noch um die Wartung von Rechenzentren zu kümmern.

Handlungsempfehlung:

• Eine Remote-Verbindung zum eigenen Rechenzentrum kann sich als Option zur externen Verwaltung eigener Systeme anbieten.

• Erstellung einer Richtlinie für die sichere Durchführung unerlässlicher Wartungsaufgaben, um Ausfallzeiten zu vermeiden.

• Überprüfung von Disaster-Recovery-Plänen, um zu gewährleisten, dass Unternehmen bei Störungen oder Ausfällen des Rechenzentrums weiterhin betriebsfähig sind.

Fazit

Der Schlüssel zur Bewältigung einer Krise liegt darin, ruhig zu bleiben, Prioritäten zu setzen und danach zu handeln. Zur Lösung von Problemen sollten Unternehmen nicht auf Technologie, sondern auf Strategie setzen. Wenn sie proaktiv vorgehen und eine langfristige Strategie entwickeln, bleiben sie geschäftsfähig und haben die Chance, aus einer Krise mit einer stärkeren Infrastruktur, besserer Performance und mehr Flexibilität herauszukommen.
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