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Digitale Welt

Der Corona-Virus Sars-CoV2 / Covid-19 breitet sich weiter aus und bringt Unsicherheit für die Wirtschaft mit sich. Messen und Kongresse werden abgesagt oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, um die Verbreitung des Virus möglichst einzuschränken oder zumindest zu verlangsamen. 

Unternehmen geben Verhaltensregeln an ihre Mitarbeiter aus, wie z.B. auf das Händeschütteln zur Begrüßung zu verzichten, schließen vorsorglich Kantinen oder verteilen Mitarbeiter räumlich anders als bisher.

Doch was tun, wenn einer oder mehrere Mitarbeiter unter Quarantäne gestellt werden oder gar die Betriebsstätte von den Behörden für eine gewisse Zeit geschlossen wird? Nicht alle Mitarbeiter eines Betriebes unter Quarantäne werden auch tatsächlich erkranken. Sie könnten also je nach Arbeitsaufgabe im Homeoffice tätig werden, wenn die technischen Voraussetzungen dafür vorhanden sind. Gleiches gilt übrigens auch, wenn der Arbeitnehmer eigentlich gar nicht betroffen ist, die aufsichtsbedürftigen Kinder aber nicht in die Kita oder die Schule können, da diese behördlicherseits geschlossen wurden.

Die Digitalisierung von Arbeitsplätzen und Wirtschaft ist nicht mehr nur eine abstrakte, propagierte Anforderung von Wirtschaftsweisen. Sie stellt sich ganz real kleinen, mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen, wenn Arbeit unerledigt bleibt, weil nicht genügend Personal vor Ort ist.

Eine Überlegung liegt da sehr nahe, die des Arbeitplatzes zu Hause - das Homeoffice. Nur lässt sich Homeoffice nicht “mal eben” umsetzen. Das Arbeiten auch von zuhause aus erledigt werden dürfen, bedarf einer gewissen Vorbereitung. Die IT Abteilung muss entsprechende Geräte Laptop / PC, die Zugriffsberechtigungen und vieles mehr dafür vorbereiten bzw. bereitstellen.

Was wird für einen Homeoffice Arbeitsplatz benötigt?

Eine kleine Anmerkung vorweg: Wir betrachten im folgenden nur die Software- und Hardware- Aspekte, die für das Homeoffice unserer Ansicht nach zu berücksichtigen sind. In dieser Betrachtung gibt es keinerlei arbeitsrechtliche oder sonstige Tipps, Bewertungen, Einordnungen für Homeoffice Arbeitsplätze.

Grundausstattung

Ein Homeoffice sollte eine gewisse Grundausstattung umfassen. Ideal ist natürlich ein helles Arbeitszimmer mit ergonomischer Ausstattung an Möbeln sowie der notwendigen technischen Hardware wie PC / Laptop, Monitor, falls nötig Voice over IP (VOIP) sowie möglichst eine stabile und schnelle Internetanbindung. Richten Sie eine sogenannte Virtual Private Network (VPN)-Verbindung ein, dann arbeitet der Laptop von zuhause aus, als wäre er ein ganz “normaler” Teil des Unternehmensnetzwerks.

Diese Grundausstattung muss natürlich den jeweiligen betrieblichen Anforderungen genügen. Ein veralteter Laptop oder ausrangierter PC nützt gar nichts, wenn nicht die notwendige Software darauf läuft.

Ausstattung mit Software

Die Ausstattung mit Software für ein Homeoffice richtet sich selbstverständlich nach den jeweiligen betrieblichen Gegebenheiten sowie nach der Arbeitstätigkeit des Mitarbeiters. Es gibt also nicht DIE EINE Softwareausstattung, mit der ein Homeoffice-Laptop oder -PC perfekt ausgestattet ist.

Software Grundausstattung

Auch hier gibt es eine Softwaregrundausstattung, die ein Laptop oder PC haben sollte, da er als Office genutzt werden soll.

Neben der absoluten Grundvoraussetzung eines Betriebssystems kommen entsprechende Text-, Tabellen-, E-Mail-Programme hinzu. Der Umfang dieser Office-Programme richtet sich ebenfalls wieder nach den entsprechenden Anforderungen. Für diese Grundausstattung an Office-Programmen kommen in der Regel sowohl Open Source als auch proprietäre Programme in Frage.

Zur Grundausstattung sollte auf jeden Fall ein Sicherheitsprogramm gehören, das vor den Bedrohungen aus dem Internet mittels Firewall und AntiViren-Programm etc. Schutz bietet. Teils sind solche Programme bereits Bestandteil von Betriebssystemen.

Sicherheitstipps

Eine kleine Auswahl an Sicherheitstipps soll Ihnen ein Gefühl dafür vermitteln, dass Sie nicht nur auf die Software achten müssen, sondern es noch weitere Aspekte beim Einsatz von mobilen Geräten bzw. Homeoffice-PCs gibt.

  • Achten Sie auf eine Trennung von dienstlich genutzten Geräten und privat genutzten Geräten!
  • Sorgen Sie dafür, dass der IT-Administrator nur die Möglichkeiten der Nutzung am Gerät erlaubt, die auch wirklich notwendig sind. Beispiel: Blockieren Sie die Möglichkeit über DVD-Laufwerke oder USB etc. schadhafte Dateien auf den Rechner und im weiteren Verlauf auf das Firmennetzwerk zu laden.
  • Schulen Sie Mitarbeiter nicht nur im Umgang mit der Software, sondern sensibilisieren Sie sie auch bezüglich der Sicherheit im Umgang mit E-Mails usw.
  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auch darauf hin nicht etwa offene Hotspots wie in Restaurants, Cafés und Hotels zu nutzen.
  • Zum verantwortungsvollen Umgang mit Firmen-Laptops gehört auch, diese sicher zu verwahren. Mitarbeiter sollten diese logischerweise nicht in Zügen, Flugzeugen etc. rumliegen lassen und auch nicht zuhause anderen Familienmitgliedern etc. Zugang gewähren.

Software für Collaboration bzw. die Zusammenarbeit im Team

Bedenken Sie, dass die Arbeit als Einzelperson von zuhause sich von der Arbeit im Büro schon allein dadurch unterscheidet, das der “Flurfunk” wegfällt und die einfachste Frage per Telefon, E-Mail oder aber über eine Chat-Software gestellt werden muss.

Chat-Software

Eine Chat-Software (textbasiert oder auch Video-Chat, wie z.B. Skype oder ähnliche Programme) oder ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst (z.B. Mattermost, Slack usw.) sorgen für den Austausch von Fragen, das schnelle Versenden von Skizzen, Screenshots etc. und können ein guter Ersatz für den direkten Kontakt bieten. Diese Art von Software eignet sich natürlich auch im Büro selbst als eine gute Ergänzung zum direkten Austausch.

Achten Sie hier vor allem darauf, dass Sie sichere Anwendungen nutzen und nicht Whatsapp oder Facebook etc. einsetzen, nur weil “alle” es privat einsetzen. Diese Anwendungen sind geradezu prädestiniert für den Datendiebstahl und es geht immerhin um Ihre Firmendaten.

Remote Control Tool

Oft ist auch der Einsatz von Remote Control Tools sinnvoll und zwar nicht nur, wenn es um konkrete Fernwartung auf dem eigenen PC geht, sondern evtl. auch, um beim Kunden etwas zu präsentieren oder ähnliches.

Projekt- und Zeitmanagement Software, Konferenz-Tools

Für das Projektmanagement stehen eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Verfügung. Das reicht von einfachen Programmen mit To-Do-Listen bis hin zu umfangreichen SaaS-Lösungen mit Zeiterfassung, Angebotserstellung, Kostenplanung und so weiter. Hier ist also eher eine Lösung für das Unternehmen gefragt, die sich auch aus dem Homeoffice heraus aufrufen und nutzen lässt.

Große Player im Softwaregeschäft wie Microsoft und Google stellen derzeit Funktionen ihrer Business-Programme, die normalerweise kostenpflichtig sind, für eine gewisse Zeit kostenfrei bereit. Das ist einerseits sicherlich verlockend, andererseits sollten Sie sich die Zeit nehmen und in Ruhe prüfen, welche Software für die Projektarbeit, die Zusammenarbeit im Team oder auch als Software für Konferenzen etc. in Frage kommt.

Fazit:

Der Corona-Virus wird in einigen Unternehmen sicher zu weiteren Überlegungen bezüglich der Digitalisierung führen. Die Entwicklung moderner, digitaler Strategien für Unternehmen sollte aber auch unabhängig von den aktuellen Herausforderungen weiter vorangetrieben werden.

Natürlich können globale Ereignisse auch das genaue Gegenteil von Digitalisierung zur Folge haben. Derzeit wird allerdings vermutlich niemand ins “Mittelalter” zurückkehren wollen, sich beim Handel regional beschränken und wieder zu Papier und Stift greifen wollen.

Gefragt ist folglich eher der schnellere Umbau der Unternehmen bzw. der Verwaltungen, dort wo es eben möglich ist, internetfähig zu sein und Cloud Dienste und Software as a Service (SaaS) über das Internet zu nutzen. Dann sind in naher Zukunft die Unternehmen auf Auswirkungen von Epidemien, den Flugverkehr beeinträchtigende Vulkanasche usw. besser vorbereitet.
 

Dr. Ute Burghardi, Content-Manager
Dr. Ute Burghardi
Content-Manager, SoftGuide GmbH & Co. KG
Frau Dr. Burghardi ist promovierte Naturwissenschaftlerin und seit über 15 Jahren in der IT-Branche tätig. Sie verfolgt seit dieser Zeit intensiv den Softwaremarkt und verantwortet bei SoftGuide den Content zu aktuellen Softwarethemen.


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