Anzeige

RPA

Bereits seit einigen Jahren hält die Automatisierung Einzug in die administrativen Bereiche von Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Insbesondere Routinetätigkeiten und wiederkehrende Arbeiten lassen sich mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) teil- oder sogar vollautomatisieren.

„Dies führt dazu, dass sich Mitarbeiter auf wertgenerierende Tasks konzentrieren und ihre Zeit sinnvoller einsetzen können“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. Dabei lässt sich auf der bestehenden IT-Systemlandschaft weiterarbeiten, ohne aufwändige Schnittstellen programmieren zu müssen. „Um allerdings die vielseitigen Möglichkeiten mit diesen Software-Robotern langfristig zu erschließen, erweist sich eine nachhaltige Einführung als unerlässlich“, weiß Steiner. „Dabei stellt sich der unternehmensweite Start von automatisierten Prozessen nicht als Sprint dar, sondern ähnelt eher einem Marathon.“ 

Vorbereitung als Teamarbeit

Jede erfolgreiche RPA-Initiative beginnt mit einer Bestandsaufnahme der im Unternehmen bereits implementierten Prozesse. Genaue Dokumentation dieser Muster mit allen Varianten und Details bildet eine solide Grundlage für die nachfolgende Automatisierung. Bei dieser Inventur helfen automatisierte Erkennungswerkzeuge, denen auch versteckt ablaufende Systemprozesse und Defizite in der aktuellen IT-Landschaft nicht entgehen. „Mindestens genauso wichtig erscheint es, Feedback von Anwendern und Prozessteilnehmern einzuholen“, so der Experte. „Mit welchen Abläufen sind die Anwender zufrieden? Wo läuft etwas nicht so, wie es sollte? Team-Meetings, eine Feedback-Mailbox oder eine Kontaktperson können helfen, Vorbehalte gegenüber der Automatisierungstechnologie abzubauen und ein besseres Verständnis für die durch RPA realisierbaren Vorteile zu erlangen.“ So lässt sich eine klare Vorstellung davon entwickeln, an welchen Stellen im Unternehmen sich der Einsatz von Robotic Process Automation als sinnvoll herausstellt, und gleichzeitig ein Rückhalt für das Thema bei den Mitarbeitern generieren.  

Von der Kunst der kleinen Schritte

„Auch wenn die Versuchung groß sein mag, auf Anhieb mit der Automatisierung loszulegen, lohnt es sich, die Abläufe vorerst zu verfeinern“, erklärt Steiner. „Denn laufen Prozesse insgesamt nicht reibungslos, macht RPA sie nicht besser, höchstens schneller.“ Vor dem eigentlichen Beginn spielen Anwender daher Abfolgen in mehreren Varianten außerhalb des produktiven Betriebs durch, um dadurch Optimierungspotenziale zu entdecken und im nächsten Schritt zu realisieren. „Es stellt sich als empfehlenswert heraus, sich zunächst auf kleinere, unkritische Verfahren zu konzentrieren, anstatt gleich zum großen Wurf auszuholen. Geschäftsunkritische Prozesse, zu denen sich aber in der Vergangenheit viele Anwender unzufrieden äußerten, stellen sich als die idealen Optimierungskandidaten dar“, empfiehlt der meta:proc Chief Solution Architect.

Ein im Anschluss aufgesetzter Pilot testet die optimierten Abläufe dann unter realen Praxisbedingungen – die dabei gemachten Erfahrungen erlauben weitere Kommunikation innerhalb der Organisation und dienen zur Ausarbeitung weiterer Anwendungsfälle. Jeder Workflow beginnt mit einem Prozessziel, welches definiert, warum ein bestimmter Vorgang ausgeführt wird und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Zeigt sich jeder einzelne Verfahrensschritt in einem Prozessdiagramm festgelegt und haben alle Mitarbeiter ihre Rollen gefunden, erfolgt die Implementierung des Gesamtvorganges als automatisierter, ausführbarer Workflow.

Mit DevOps zum Erfolg

Robotic Process Automation optimiert zwar die Workflows, die Software-Roboter können sich allerdings nicht selbst evaluieren. „Um die Qualität der Prozessoptimierung und den Erfolg der RPA-Initiative zu messen, sollten sich Anwender grundlegende Fragen stellen“, erläutert Steiner und führt aus: „Generieren die automatisierten Methoden in der Praxis den Mehrwert, den man sich von ihnen erhofft hatte? Kommt es zu den geplanten Effizienz-, Zeit- und Einsparungsgewinnen? Gibt es ungeplante Nebeneffekte, die den Erfolg teilweise kompromittieren, und sollte der Einsatz gegebenenfalls neu konzipiert werden?“

Dabei lässt sich diese Erfolgskontrolle nie als vollständig abgeschlossen ansehen. „Auch wenn die Resultate zunächst positiv ausfallen, sollten Mitarbeiter diese Beaufsichtigung in regelmäßigen Abständen durchführen“, erklärt der Experte. Da sich realisierte Projekte und die darin einbezogenen Anwendungen verändern können, fallen außerdem Wartungsarbeiten an den Prozessen an. Dieses Zusammenspiel von Entwicklung (Dev) und Betrieb (Ops) erweist sich als Schlüsselkompetente bei der erfolgreichen und nachhaltigen Einführung von RPA. Glücklicherweise generiert eine typische Nutzung von Software-Bots bereits einen Großteil für deren Optimierung notwendigen Informationen – quasi als Nebenprodukt. So unterstützt RPA den DevOps-Prozess out of the box.

Alexander Steiner, Chief Solution Architect
Alexander Steiner
Chief Solution Architect, meta:proc GmbH

Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!

 

Artikel zu diesem Thema

Robotic Hand
Mai 07, 2020

Wenn der Software-Roboter lästige Aufgaben übernimmt

Robotic Process Automation ermöglicht den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen…
Roboter auf Treppe
Mär 09, 2020

RPA-Trends: Das erwartet uns dieses Jahr

Im Jahr 2020 werden die Weichen gestellt in Richtung Digitalisierung, Automatisierung,…
Automation
Mär 05, 2020

Frontend und Backend bei der Automation

In vielen Unternehmen läuft bereits eine signifikante Anzahl an Prozessen automatisiert…

Weitere Artikel

Fünf Prioritäten für einen störungsfreien IT-Betrieb

Die aktuellen Zeiten stellen Unternehmen vor unmittelbare, aber auch langfristige Herausforderungen, die auch die Rolle der IT neu definiert haben. Angesichts neuer Arbeitsweisen und veränderter Nutzungsgewohnheiten sowie der unsicheren Wirtschaftslage…
Digitalisierung

Die unfreiwillige digitale Transformation – und was wir daraus machen

Da ist sie nun, die digitale Transformation. Ganze Belegschaften arbeiten von zu Hause aus, und Unternehmen sind gezwungen, Prozesse in Cloud zu verlagern. Das neue „on Prem“ - überall. Die alte Norm hat ausgedient. Die neue: Remote working. Die Dinge haben…
RPA

Die Zukunft der Arbeit: Zusammenspiel von Mitarbeitern und RPA

3 Prozent der deutschen Unternehmen möchten in diesem Jahr Robotic Process Automation (RPA) implementieren, wie die aktuelle Studie „The Future of Work Is Still Being Written, But Who Is Holding the Pen?” des RPA-Anbieters UiPath, durchgeführt von Forrester…

Anzeige

Newsletter Anmeldung

Smarte News aus der IT-Welt

Sie möchten wöchentlich über die aktuellen Fachartikel auf it-daily.net informiert werden? Dann abonnieren Sie jetzt den Newsletter!

Newsletter eBook

Exklusiv für Sie

Als Newsletter-Abonnent erhalten Sie das Booklet „Social Engineering: High Noon“ mit zahlreichen Illustrationen exklusiv und kostenlos als PDF!