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Kein Unternehmensbereich kommt mehr an der Digitalisierung vorbei. Auch das Finanzwesen hat den Weg der digitalen Transformation eingeschlagen. Ihren Fortschritt stufen die Leiter Rechnungswesen jedoch höchst unterschiedlich ein. Mit einem Katalog von 10 Fragen bietet der ERP-Hersteller proALPHA einen Schnellcheck.

Das Rechnungswesen hat bereits große Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen. Rechtliche Vorgaben rund um ELSTER, GoBD oder E-Rechnungsverordnung treiben die Entwicklung ebenso voran wie die Unternehmen selbst. Sie räumen mit der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen, Workflows und mobilen Lösungen Medienbrüche und manuelle Doppeleingaben aus dem Weg. Während es zahlreiche, übergreifende Studien zum Stand der Digitalisierung in diversen Branchen gibt, tun sich Verantwortliche für das Rechnungswesen immer noch schwer, den Digitalisierungsgrad ihres Bereichs richtig einzuschätzen.

Der ERP-Hersteller proALPHA hat dafür einen Schnellcheck mit zehn Fragen aufgelegt:

1. Wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt?

Was so manchem Unternehmen noch nicht bewusst ist: Kündigt sich das Finanzamt mit einer Betriebsprüfung an, kann der Prüfer eine digitale Betriebsprüfung einfordern. Wer also seine Belege digital vorhält, erfüllt damit nicht nur rechtliche Anforderungen. Unternehmen profitieren auch von einem Plus an Effizienz, da sich Suchzeiten deutlich reduzieren. Außerdem sind Mitarbeiter flexibler, denn sie werden standortunabhängiger.

2. In welchem Umfang werden Workflows zur Prozessautomatisierung genutzt?

Ein digitales Dokument macht noch keine Digitalisierung. Auch die Abläufe und Arbeitsschritte müssen mittels Workflows vernetzt werden. Dies ermöglicht die Dokumentation von Compliance-relevanten Schritten und Zahlungsfreigaben. Workflows helfen zudem, die Produktivität zu steigern: Mitarbeiter erhalten ihre anstehenden Aufgaben direkt zugestellt, ohne langes Suchen oder Rückfragen.

3. Wie stark ist die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert?

Das Scannen und Einlesen von Rechnungen ist für eine durchgängige Automatisierung nur der erste Schritt. Im Weiteren geht es darum, die Rechnung formal sowie inhaltlich zu prüfen und nach den jeweils erforderlichen Freigaben die nötigen Buchungssätze vorzubereiten. Erst dann ist der Prozess wirklich digital.

4. Gibt es Schnittstellen zu externen Systemen?

Die Vernetzung von Systemen ist ein wesentlicher Baustein der Digitalisierung. Daten müssen ohne menschliches Eingreifen von einem System ins andere fließen. Dabei geht es nicht nur um das Ob, sondern auch um das Wie. Mit Hilfe einer serviceorientierten Architektur lassen sich verschiedenste Systeme ohne Schnittstellenchaos integrieren. Nötige Datentransformationen, etwa von Währungs- oder Datumsformaten, übernimmt ein Datenbus. Er befördert die Daten dorthin, wo sie im Prozess benötigt werden.

5. Wird die Datenqualität laufend überprüft und verbessert?

In digitalisierten Prozessen entfällt der Mensch als Prüfschnittstelle beim Datentransfer aus einem System ins andere. Damit wird die Datenqualität zu einem kritischen Erfolgsfaktor. Die Qualität von Stamm- und Bewegungsdaten „immer mal wieder“ in Form von Projekten zu prüfen und Fehler zu bereinigen, ist zwar besser als nichts. Eine nachhaltig höhere Datenqualität stellt sich nachweislich jedoch erst durch einen kontinuierlichen Prüf- und Korrekturprozess ein.

6. Basiert das monatliche Reporting auf einer zentralen Datenbasis?

Ein regelmäßiges Reporting zusammenzustellen und für unterschiedliche Bereiche aufzubereiten, kann sehr arbeitsaufwändig sein. Schneller geht es mit einem Cockpit, das alle relevanten Daten in gewünschten Dimensionen und Unterteilungen automatisiert bereitstellt. Die beste Ausgangsbasis dafür schaffen Unternehmen, wenn ein zentrales ERP-System die benötigten Daten vorhält.

7. Werden Konsolidierungssysteme eingesetzt?

Spätestens der Schritt ins Ausland verpflichtet viele mittelständische Unternehmen zum Konzernabschluss. Konsolidierungssysteme erleichtern hier den Weg von der Einzel- zur Konzernbilanz. Im Idealfall lassen sich Konsolidierungsanforderungen bereits im ERP-System abbilden. Alternativ sollte der ERP-Anbieter eine fertige Integration mit einer umfassenden Konsolidierungslösung bieten.

8. Gibt es ein zentrales Stammdatenmanagement?

Bestellungen bei Lieferanten haben früher oder später Transaktionen in der Kreditorenbuchhaltung zur Folge, der Vertriebsprozess mündet in die Rechnungsstellung. Wenn Bereiche in getrennten Systemen ohne gemeinsame Stammdaten arbeiten, sind Missverständnisse und unnötige Doppelarbeiten vorprogrammiert. Ein funktionierendes, zentrales Stammdatenmanagement gilt daher als Fundament der Digitalisierung - insbesondere, wenn es betriebsübergreifend genutzt werden kann.

9. Werden Kontoauszüge elektronisch eingelesen und verarbeitet?

Die Banken haben mit der ISO-Norm 20022 und den Regelungen für gebuchte Kontoauszüge im XML-Format (camt.053) Grundlagen für den digitalen Informationsaustausch zwischen Kunde und Bank geschaffen. Der Abgleich mit den offenen Posten wird dadurch um ein Vielfaches vereinfacht und beschleunigt. Ein Plus an Effizienz und Transparenz, das es zu nutzen gilt.

10. Gibt es einen elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten?

Bei diesem Stichwort denken die meisten sofort an „EDI“. Mit den ab November geltenden Vorschriften für die E-Rechnung treibt auch die öffentliche Hand diese Entwicklung weiter voran. Aber es gibt noch viele weitere Möglichkeiten Rechnungswesen-relevante Informationen auszutauschen, von der Auftragsbestätigung bis zum Zahlungsavis. 

proalpha.de
 

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Karsten Glied

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