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Teamwork

Dank des digitalen Wandels agieren Unternehmen über Zeit- und Landesgrenzen hinweg – Ein internationales Kollegium scheint in der Arbeitswelt längst keine Seltenheit mehr. Neue Arbeits- und Zeitmodelle geben dabei die nötige Flexibilität, um auf die sich stetig ändernden Anforderungen angemessen zu reagieren.

Feste Arbeitsorte könnten so bald der Vergangenheit angehören. Insbesondere das virtuelle Team gewährt Unternehmen dabei Chancen, sich dezentral zu organisieren und grenzübergreifend effektiv, schnell und innovativ zu arbeiten. Doch was müssen die Teammitglieder beachten? Wo liegen ihre Potenziale und wo ihre Grenzen? Und welche technischen Voraussetzungen benötigen die Verantwortlichen, um ihren Mitarbeitern standortübergreifendes Arbeiten zu ermöglichen?

Neue Arbeitsformen

Erst ein Viertel der befragten deutschsprachigen Unternehmen arbeitet mit sogenannten neuen Arbeitsformen – flexible Arbeitszeiten, die bei 94 Prozent der Betriebe bereits eine weite Verbreitung gefunden haben, ausgenommen. Dabei unterstützen diese etwa mit virtuellen Teams, Home Office oder Desk Sharing nachweislich bei der Bewältigung der Herausforderung Digitalisierung. Um dezentral organisierte Teams erfolgreich einzusetzen, sind neben technischen Mitteln grundlegende Verhaltens- und Kommunikationsregeln sowie bestimmte Mitarbeiter- und Führungskompetenzen der Teammitglieder notwendig. Alle Beteiligten sollten sich dabei über die Anforderungen an virtuelle Teamarbeit auf Mitarbeiter, Führungskräfte und das Gesamtunternehmen im Klaren sein, um geschlossen erfolgreich und zufrieden die jeweiligen Aufgaben und Projekte bewältigen zu können.

Aspekte effektiver virtueller Teams

Bild 1 - Aspekte effektiver virtueller Teams

Vernetzung mit Kommunikationsservices

Face-to-Face-Kommunikation fehlt in virtuellen Teams meist komplett. Führungskräfte sind angehalten, den informellen Austausch virtuell nachzuholen, um den Sprung in die wirkungsvolle Arbeitsweise zu schaffen. Teams, die über mehrere Standorte hinweg agieren, erscheinen grundsätzlich flexibler. Ihr Einsatz führt zu einer effizienteren Nutzung von Wissen sowie einem Plus an Kreativität und damit zu mehr Innovationskraft. Insbesondere in international aufgestellten Teams wird so ein hohes Maß an Heterogenität und ein breites Wissen über die jeweiligen Märkte zentralisiert. Nicht nur in der Zusammensetzung, auch in der Anzahl der Teamzugehörigkeiten bleiben Unternehmen mit dieser Methode agil und können kostengünstig auf internationale Ressourcen zugreifen. Mithilfe spezifisch auf das Unternehmen abgestimmten Kommunikationsservices bleibt die notwendige Spontanität trotz der räumlichen Trennung erhalten. Damit Zeit- und Raumgrenzen überwunden werden können, greifen die Verantwortlichen oftmals auf den Einsatz sicherer Kommunikationsmittel zurück, um so auch eine stabile Vernetzung des virtuellen Teams zu garantieren. Cloud-Kommunikationsservices können an Unternehmensbedürfnisse angepasst werden, um eine reibungs- und störungsfreie Kommunikation sicherzustellen. So werden die Dienste der readypartner GmbH in deutschen Rechenzentren betrieben, welche nach ISO 27001 zertifiziert sind.

Auf der Überholspur

Bei der Einführung virtueller Teams ist darauf zu achten, dass die Anforderungen der verwendeten Kommunikations- und Kollaborationsplattformen mit der eingesetzten Client-Hard- sowie -Software kompatibel sind. Je nach Anbieter können Anwender hierbei auf weitestgehend unabhängige Lösungen setzen, die mit allen gängigen Client- und Mobilplattformen vereinbar sind. Modular aufgebaute Services, wie sie beispielsweise die readypartner GmbH verwendet, bieten zudem den Vorteil des flexiblen Einsatzes. So können jedem Mitarbeiter, der in ein virtuelles Team integriert wird, genau die Dienste oder Services zur Verfügung gestellt werden, die er auch tatsächlich benötigt. In der Eingewöhnungsphase kommt es dabei vor, dass ein virtuelles Team durch Veränderung der Nutzungsfrequenz bisheriger Kommunikationskanäle zwar hinter der Geschwindigkeit eines normalen Teams bleibt, doch mit stetiger Anpassung der Kommunikationsregularien sowie der Festlegung von Prozessen überholen die virtuellen meist die an einem Ort gebündelten, regulären Teams in Schnelligkeit und Effizienz. Funktionen wie Live-Chats, Video-Calls und gemeinsame digitale Workspaces haben dabei zukünftig einen besonders großen Einfluss auf die unternehmensinterne Kommunikation virtueller Teams.

Wege interner Kommunikation

Bild 2 - Wege interner Kommunikation

Was macht das virtuelle Teammitglied aus?

Neben dem technischen Rahmen entscheidet die Teamzusammensetzung über Erfolg oder Nicht-Erfolg. Ein unzureichendes Commitment der einzelnen Mitglieder wirkt sich häufig negativ auf Gruppenzusammenhalt und Erfolge aus. Mitarbeiter müssen das Spannungsfeld zwischen virtuellen und Präsenzteams aushalten und die verschiedenen Arbeitsprozesse sowie Kommunikationsabläufe in den Arbeitsalltag integrieren können. Um mit den besonderen Gegebenheiten der virtuellen Arbeit umgehen zu können, brauchen Unternehmen deshalb ein gutes Selbstmanagement und eine hohe Eigeninitiative. Da der informelle Kontakt zu anderen Teammitgliedern weitestgehend fehlt, sollten Vertrauensbereitschaft sowie soziale und damit zusammenhängend interkulturelle Kompetenzen vorhanden sein. Schließlich treffen bei jeder standortübergreifenden Arbeit unterschiedliche Kulturen aufeinander. Immer dabei benötigt: das Schlüsselelement Kommunikation. Diese kann, beispielsweise in einer Videokonferenz, synchron ablaufen oder asynchron, also zu unterschiedlichen Zeiten wie klassischerweise per E-Mail. Eine gute verbale sowie schriftliche Ausdrucksweise stellen zusammen mit einer ausgeprägten Medienkompetenz und einer hohen intrinsischen Motivation weitere wichtige Kompetenzen der Teammitglieder dar. Die Aufgaben sollten dabei immer wieder einen Austausch unter den Teammitgliedern vorsehen, um das Wir-Gefühl zu stärken. Absprachen und Evaluationen garantieren dabei den Workflow der Teammitglieder. Durch eine klare Rollenverteilung umgehen Teams Missverständnisse, der Arbeitsfluss erfährt weniger Unterbrechungen und die Motivation steigt.

Koordination und Führung: Rollen definieren, flexibel agieren

Technische Kommunikationsmittel bergen ein gewisses Risiko, da die nonverbale Kommunikation und damit die Körpersprache als wichtiges Mitteilungsmoment entfallen, was die Konsensfindung erschweren kann. Das stellt veränderte Anforderungen an das Führungsverhalten. Abgesprochene Rollenverteilungen, Prioritätensysteme und hohe Transparenz wirken dabei Missverständnissen entgegen. Denn sind Verantwortlichkeiten und Aufgaben klar verteilt, können weitere Kapazitäten ausgelotet und genutzt werden.

Ablauf erfolgreicher Rollen- und Aufgabenverteilung

Bild 3 – Ablauf erfolgreicher Rollen- und Aufgabenverteilung

Festgelegte Erreichbarkeitszeiträume verbessern dabei den Kommunikationsfluss. Es liegt in der Hand der Führungskräfte, stetig die Aus- und Belastung der Mitarbeiter im Blick zu behalten und die Kommunikation sicherzustellen. Teamleiter bilden im Idealfall schnell eine Vertrauenskultur, loben sowohl Team- als auch Einzelleistungen und fungieren, falls nötig, als Mediator. Das virtuelle wird so zum eingespielten Team, das sich unterstützt, ergänzt und schließlich die eigenen Aufgaben insgesamt optimiert. Ausgefeilte Back-up-Pläne geben Sicherheit und garantieren im Ernstfall eine schnelle Reaktion über alle Zeitzonen hinweg. Somit stellt die Implementierung virtueller Teams Unternehmen zwar vor Herausforderungen. Doch wem die richtige Technik und kompetente Mitarbeiter zur Verfügung stehen, der steigert virtuell Produktivität, Effizienz, Vernetzung, Kreativität sowie Innovation und kann seine Mitarbeiter sicher durch die digitale Transformation und den globalen Wandel geleiten.

Björn BlattBjörn Blatt ist Geschäftsführer der readypartner GmbH und Experte für Digital-Strategie und digitale Wirtschaft sowie Spezialist für Cloud- und Kommunikationsservices.

www.readypartner.com

 

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