Zwischen Windows NT und Microsoft 365

Wie ein mittelständischer Produktionsbetrieb alte und neue Microsoft-Welten zusammenführt.

Das Verfallsdatum auf der Joghurtpackung, der Barcode auf einer Palette oder der Scanner im Bankautomaten – viele alltägliche Anwendungen basieren auf Technik der Ernst REINER GmbH & Co. KG aus dem Schwarzwald. Seit mehr als 100 Jahren entwickelt und produziert das Familienunternehmen Kennzeichnungsgeräte, Scanner, Stempel und Präzisionsteile. Was nach außen hochmodern wirkt, basiert intern auf einer IT-Landschaft, die über Jahrzehnte gewachsen ist. Genau darin liegt heute eine der größten Herausforderungen.

Alte Systeme gehören manchmal zum Geschäftsmodell

In produzierenden Unternehmen folgen Maschinen und Anlagen anderen Lebenszyklen als klassische Büro-IT. Solange eine Produktionsanlage zuverlässig arbeitet, wirtschaftlich ist und höchste Qualitätsanforderungen erfüllt, gibt es keinen Grund, sie auszutauschen. Nur die Anforderungen an die IT fallen entsprechend unterschiedlich aus. Bei Ernst REINER arbeiten rund 300 PCs, 100 Server und zahlreiche Testsysteme parallel. Etwa 70 Server basieren auf Windows. Gleichzeitig laufen einzelne Anwendungen noch unter Windows NT oder sogar Windows 95 beziehungsweise Windows 98 – weil sie fest mit Maschinen oder Spezialsoftware verbunden sind. Für IT-Leiter Jürgen Hund ist das kein Zeichen fehlender Modernisierung, sondern gelebte Wirtschaftlichkeit. Die IT entwickelt sich dort weiter, wo es sinnvoll ist – nicht dort, wo allein das Alter einer Software den Austausch vorgibt. 

Wenn Standardmodelle an ihre Grenzen stoßen

2017 stand das Unternehmen vor einer Frage, die viele Produktionsbetriebe kennen: Wie lässt sich eine gewachsene Infrastruktur wirtschaftlich weiterentwickeln, ohne funktionierende Systeme unnötig auszutauschen? Die ersten Angebote überzeugten nicht. Zu teuer, zu pauschal und zu wenig auf die Realität des produzierenden Mittelständlers zugeschnitten.

Die Microsoft- und SAM-Expertin Joyce Studier vom Lizenzberater VENDOSOFT entwickelte mit Jürgen Hund deshalb Schritt für Schritt eine Lizenzstrategie, die sich an den tatsächlichen Anforderungen orientiert. Statt alle Systeme nach einem einheitlichen Modell zu lizenzieren, wird jede Anwendung einzeln betrachtet: Wo gebrauchte Microsoft-Lizenzen wirtschaftlich sinnvoll sind, kommen sie zum Einsatz. Cloud-Dienste werden dort genutzt, wo sie einen konkreten Mehrwert bieten. Bestehende Software bleibt im Einsatz, solange sie ihren Zweck erfüllt. So entstand über die Jahre eine Architektur, die alte und neue Microsoft-Welten miteinander verbindet. 

Eine Microsoft-Lizenzierung ist kein einmaliges Projekt. Sie wächst mit einem Unternehmen mit. Wir sorgen dafür, dass alles kompatibel bleibt und auditsicher zusammenpasst.

Joyce Studier, VENDOSOFT

Audit-sicher trotz neu, alt, gebraucht und Cloud 

In gewachsenen IT-Landschaften entsteht jedoch auch eine besondere Herausforderung: Unterschiedliche Windows-Versionen, virtuelle Server, Bestandslizenzen, Gebrauchtsoftware und Microsoft-365-Dienste müssen lizenzrechtlich sauber zusammenspielen. Fehler bleiben oft lange unbemerkt – bis ein Audit ansteht. „Wir sorgen dafür, dass alles kompatibel bleibt und auditsicher zusammenpasst“, erklärt Joyce Studier die Rolle von VENDOSOFT. Genau diese kontinuierliche Begleitung schätzt auch Jürgen Hund. Mehrfach wurde REINER bereits von Microsoft geprüft – immer ohne Beanstandungen. 

Unabhängig bleiben

„Im Mittelstand wird noch gerechnet, um dem allgemein hohen Kostendruck entgegenzuwirken“, sagt der IT-Leiter. Das erklärt, warum ein Unternehmen wie Ernst REINER nicht einfach in die Cloud wechselt. Man will sich nicht unnötig von einzelnen Lizenzmodellen oder Cloud-Strategien abhängig machen. Deshalb kommen Cloud-Dienste bei REINER nur zum Einsatz, wenn sie Prozesse vereinfachen, Open-Source-Anwendungen werden als Alternative zu Microsoft geprüft. Joyce Studier zeigt mit diesem Kundenbeispiel, wie produzierende Unternehmen ihre IT zukunftsfähig aufstellen können. Nicht durch radikale Umbrüche, sondern durch Entscheidungen, die technische Anforderungen, Nachhaltigkeit und Auditfähigkeit berücksichtigen. Der individuell entwickelte Lizenzmix sparte der Ernst REINER GmbH & Co.KG zudem 240.000 Euro ein.