Wie Sie mit dem Microsoft Surface Hub 2S hybride Meetings produktiv gestalten – und dabei Kosten sparen

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SurfaceHub2S
Bildquelle: Bechtle

Meetings lebendig und effizient zu gestalten, ist oftmals eine Herausforderung. Besonders schwierig wird dies, wenn nicht alle Teilnehmer in einem Raum sitzen. Verbindungsabbrüche, schlechte Bild- und Tonqualität und Verzögerungen bei der Übertragung belasten den Austausch zwischen Teamkolleg:innen und machen kreative Prozesse nahezu unmöglich.

Dabei sind Hybride Meetings längst in den meisten Unternehmen zur Normalität geworden. Was oftmals aus dem Blick gerät: Viele Konferenzräume sind dafür gar nicht ausgestattet. Obwohl sie der Dreh- und Angelpunkt der modernen, hybriden Kommunikation sein sollten, sehen die Räume oftmals wie aus der Zeit gefallen aus. Der Fokus liegt nach wie vor darauf, dass alle Teilnehmenden sich direkt vor Ort austauschen können – das Problem: Hybride Meetings werden dadurch ineffizient.

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Für Unternehmen ist es an der Zeit, die Ausstattung ihrer Konferenzräume kritisch zu hinterfragen. Lassen Sie uns also einen Blick darauf werfen, was einen modernen Meetingraum ausmacht. Können sich hybride Teams hier einfach austauschen? Ist die Ausstattung flexibel? Gelingt die Zusammenarbeit hier sowohl kreativ als auch effizient? Der Status-Quo kann diesen Anforderungen nicht gerecht werden. Wenn die Entscheidung dann aber zugunsten einer Modernisierung gefallen ist, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, welche Lösung tatsächlich die richtige für sie ist. Der Markt bietet schließlich eine Vielzahl an Lösungen für die unterschiedlichsten Nutzungsszenarien. Da liegt die Frage nahe: Gibt es eine einfache und intuitiv zu benutzende All-in-one-Lösung? Ja, die gibt es. Aber dazu später mehr.

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Gemeinsame Interaktionsmöglichkeiten

Viele Unternehmen haben in ihren Besprechungsräumen nach wie vor keine Kamera installiert. Für hybride Meetings ist es aber entscheidend, dass die Teilnehmer sich gegenseitig sehen und hören können. Hier ist vorallem die Bildqualität entscheidend: Ist das Bild von Anfang an unscharf und schwammig, oder sehen Farben falsch aus, kann sich bei den entfernt arbeitenden Kolleg:innen kein „Wir-Gefühl“ aufbauen. Qualitativ hochwertige Kameras sind aber nur ein Aspekt. Mindestens genauso wichtig ist eine hochwertige Akustik. Die Teilnehmenden vor Ort sind über den gesamten Raum verteilt. Einige sitzen näher am Mikrofon, andere sitzen weiter entfernt. Gute Lösungen müssen dies kompensieren können. Das klassische Whiteboard an der Wand kann ebenfalls nur analog vor Ort genutzt werden und eignet sich nicht zur hybriden Zusammenarbeit. Die Kollegen vor Ort, können eigene Ideen nicht oder nur sehr schwer einbringen, falls sie überhaupt sehen können, was auf den Boards steht. Es zeigt sich: Sind die Meetingräume nicht entsprechend ausgestattet, können agil arbeitende Kollegen kaum effektiv eingreifen. Darunter leidet nicht nur die Produktivität in den Meetings, sondern auch der Teaminterne kreative Austausch.

Einen anderen geht Microsoft mit dem Surface Hub 2S. Anstatt vieler einzelner und kompliziert zu installierender Elemente gibt es das Gerät in lediglich zwei Varianten: Für größere Räume eignet sich die Variante in 85“, in kleineren Räumen kommen die Stärken des 50“ großen Geräts zum Tragen. Die größere Variante bietet mit der im Lieferumfang enthaltenen KI-gestützten Smart Camera ein interaktives Meeting-Erlebnis: Die intelligente Kamera erkennt die Teilnehmenden im Raum und Microsoft Teams setzt den Fokus immer auf den gerade sprechenden. So können sich Referent:Innen und Teilnehmer:Innen frei im Raum bewegen, denn die Kamera erfasst sie in einem 130° weiten Sichtfeld. Dadurch wird ein verbesserter interaktiver Austausch auf Augenhöhe möglich. Darüber hinaus werden durch das Microsoft Surface Hub sowohl die Personen vor Ort als auch die physisch nicht anwesenden Teammitglieder in den kreativen Arbeitsfluss mit eingebunden – denn dank des integrierten Whiteboards können alle von überall zeichnen, Anmerkungen machen und neue Ideen austauschen. Die ausgeklügelte Mikrofon-Technologie eliminiert Hintergrundgeräusche und sorgt so für eine glasklare Akustik in den Besprechungen.

Flexibilität der technischen Ausstattung

Neue Arbeitsmodelle erfordern ein hohes Maß an Flexibilität bei der Gestaltung von Meetings und Gelegenheiten für den spontanen Austausch. Teilnehmende sollten sich sowohl remote als auch vor Ort einfach auch in bereits laufende Meetings einklinken können. In vielen Meetingräumen ist die technische Ausstattung jedoch veraltet und unterstützt diese Art der Zusammenarbeit noch nicht – diese Räume alle zu modernisieren kann schnell hohe Investitionssummen verschlingen. Eine flexible Ausstattung, die einfach in verschiedenen Räumen integrierbar ist, ist darum wünschenswert.

Diesen Vorteil bieten die Surface Hub 2S in allen Größen: Durch das robuste Mobile Steelcase mit integriertem APC-Akku können die Mitarbeitenden es schnell in verschiedenen Meetingräumen so einsetzen, als wäre es die ganze Zeit in diesem Raum. Da ein einzelnes Device auf diese Weise für mehrere Räume genutzt werden kann bedeutet das für Unternehmen eine echte finanzielle Entlastung und für die Mitarbeitenden die größtmögliche Flexibilität bei der Meetinggestaltung. Egal, ob ihr Team ad-hoc ein Meeting benötigt, oder bei geplanten Meetings- Proximity Join ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden sich mit ihrem Device einfach in bestehende Meetings einklinken. Ob vom Smartphone, Tablet oder Laptop aus.

Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem Webinar. Sichern Sie sich gleich die Teilnahme.

Einfache Bedienung steigert Produktivität

Dauert es zu Beginn des Meetings lange, die Technik einzurichten, hat das viele Nachteile: Die Teilnehmenden schweifen ab, Motivation und Produktivität sinken – und es geht wichtige Arbeitszeit verloren. Einfach nutzbare Technik ist die Antwort auf dieses Problem. Alle Mitarbeitenden müssen diese schnell und intuitiv nutzen können – im Homeoffice genauso, wie vor Ort im Besprechungsraum.

Die Bedienung des Surface Hub ist einfach und an den Alltag der User:innen angepasst: Sie können sich drahtlos und von allen Devices mit dem Bildschirm verbinden und das Meeting starten oder steuern. Personen, die bereits auf einem Surface Gerät arbeiten, können das Hub sofort benutzen – denn es ist gleich aufgebaut. Haben die Mitarbeitenden bereits M365 im Einsatz, können sie auf dem Hub dank OneDrive auf alle Dokumente, das Postfach, den Kalender oder Teams ganz einfach zugreifen. Die Teilnehmenden können Daten schnell und einfach über Miracast teilen und über alle Geräte hinweg schnell und intuitiv zusammenarbeiten.

Wer bereits ein Microsoft Teams Room System (MTRS) besitzt, kann dieses als Konferenzsystem für die Audio- und Videoübertragung nutzen und ganz einfach  mit dem Surface Hub 2S als Content Quelle verbinden. Somit kann auch bei großen Räumen das bestmögliche Meeting-Erlebnis geschaffen werden.

Zentraler Dreh- und Angelpunkt: moderne Meetingräume

Wie bereits erwähnt, sind Meetingräume der Dreh- und Angelpunkt für den Austausch der Mitarbeitenden in der hybriden Arbeitswelt. Das Microsoft Surface Hub 2S ist das „All-in-One“-Gerät, mit dem Zusammenarbeit effektiv gestaltet werden kann. Räumliche Grenzen werden aufgebrochen und Teams können auch verstreut produktiv zusammenarbeiten. Dabei wird das Thema IT-Sicherheit von Anfang an mitgedacht: Der Zero Trust Ansatz greift auch beim Surface Hub 2S. Hauchen Sie jetzt Ihren Arbeitsräumen neues Leben ein und ermöglichen Sie die hybride Arbeitswelt in Ihrem Unternehmen.

Sie möchten mehr zum Thema moderne Meetingraumausstattung mit dem Microsoft Surface Hub 2S erfahren? Melden Sie sich jetzt zu unserem Live-Webinar an.

www.bechtle.com

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