Warum die reine Implementierung von SaaS-Tools nicht reicht

Viele Unternehmen stehen bei der Einführung eines neuen Tools, wie z-B. Software-as-a-Service (SaaS), vor der Herausforderung, die Zurückhaltung ihrer Mitarbeiter:innen überwinden zu müssen. Gründe dafür sind Unsicherheit, fehlendes Wissen oder persönliche Ablehnung. Umso wichtiger ist es, dass das Augenmerk nicht nur auf der Einführung des jeweiligen Tools liegt, sondern auch auf der Betreuung der Nutzer:innen.

Wie stellen Entscheider:innen also sicher, dass das Team mit der eingekauften Software nachhaltig umzugehen lernt und diese akzeptiert?

Prozesse digitalisieren und effizientes Arbeiten stehen weit oben auf der Wunschliste eines jeden Unternehmens. Die zunehmende Bedeutung digitaler Tools in der heutigen Geschäftswelt und vor allem von Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud, bei dem Unternehmen sich weder um Updates noch um Hosting Gedanken machen müssen, spielt dabei eine Schlüsselrolle. Aber SaaS erfordert trotzdem mehr als nur einfache Implementierung, um effektiv zu sein. Der nötige Wandel und die damit verbundenen, neuen Prozesse müssen auch im Team verankert werden und sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz.

Fälschliche Annahmen und das Wunschdenken

Das Missverständnis, dass das bloße Vorhandensein eines neuen Tools eine optimale Leistung im Team gewährleistet, scheint verbreitet – und dadurch entstehen automatisch Fallstricke. Für einige Unternehmen kann es zur Herausforderung werden, wenn die vorherigen, analogen und nicht optimierten Prozesse einfach übernommen werden, ohne sie zu hinterfragen. Für andere spielt die digitale Reife der Mitarbeitenden eine größere Rolle: Auch wenn moderne Tools einfach zu bedienen sind, können sich einige im Team überfordert fühlen und haben nicht die benötigten Kenntnisse oder Fähigkeiten. Diese Umstände machen es den Nutzer:innen der Software schwieriger, die neuen Lösungen anzunehmen, geschweige denn den wahren Wert von SaaS zu erkennen. Das Endergebnis: Mitarbeitende fühlen sich mit den Herausforderungen alleingelassen und lehnen den Wandel ab.

In zwei einfachen Schritten zur geeigneten SaaS-Lösung

Das Gute ist: Software-as-a-Service ist genau dazu gemacht, auch ohne großen Aufwand die Digitalisierung zu unterstützen. Software-Anbieter arbeiten iterativ, investieren zum Beispiel in UX- und UI-Design, testen die Software mit Nutzer:innen und passen die Oberflächen an, sodass Unternehmen die Tools schnell und intuitiv einsetzen können. SaaS ermöglicht “Plug-and-Play” bzw. ein “Kaufen und Loslegen”. Damit das nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis stimmt, reichen schon zwei entscheidende Phasen.

1. Vor der Auswahl

Damit eine neue Software erfolgreich unterstützt, müssen Entscheider:innen schon bei der Softwareauswahl genauer hinsehen. Eine Bedarfsanalyse sollte vor jedem Software-Kauf auf der To-do-Liste stehen. Diese klärt, wie die alltäglichen Workflows in der Praxis funktionieren, welche Bedürfnisse das Team hat oder welche Anforderungen es gibt. Eine “Entscheidung von oben” führt zu Problemen; eine Entscheidung aus dem Team heraus ist also der Schlüssel, um die Vorteile der jeweiligen SaaS-Software erfolgreich zu maximieren. Erst wenn die Anforderungen geklärt sind, sollte es an den Marktüberblick und Anbietervergleich gehen. Und vor einem Kauf sollten auch Demo-Termine oder der kostenlose Probezeitraum zum Ausprobieren genutzt werden.

2. Nach der Auswahl

Der Vorteil von SaaS ist, dass es nach dem Kauf “eigentlich” nicht mehr viel für ein Unternehmen zu tun gibt. Im besten Fall tut die Software, was sie verspricht und ist intuitiv zu bedienen. Aber dennoch können Unternehmen die ersten Schritte mit einer neuen Software begleiten und sicherstellen, dass die letztlichen Nutzer:innen mitgenommen werden und sich eben nicht beim Einsatz zurückhalten.

Hier kommt das sogenannte Change Management ins Spiel. Aber keine Sorge: Dazu braucht es kein gesondertes Team, sondern vielmehr Entscheider:innen, die alle Aspekte des Change Management gut im Blick sowie das Vertrauen der Mitarbeiter:innen haben. Im Umgang mit der Anwendung werden die Mitarbeitenden dann ebenfalls genau diese Entscheider:innen kontaktieren, womit ein weiterer wichtiger Punkt abgedeckt wäre: Eine gute interne Kommunikation ist in jedem Wandel unerlässlich. Das Ziel ist, Widerstände zu reduzieren und reibungslose Übergänge in allen Abteilungen zu garantieren. Dazu ist es beispielsweise gut, die Vorteile und Best Practices in den Teams zu kommunizieren und gemeinsam auszuprobieren. Nur mit solchen Hands-On-Beispielen sehen die Mitarbeiter:innen die Vorteile sofort und vor allem, bevor sie die Lösung selbstständig nutzen. Dazu bietet sich auch eine Retrospektive an, um die Arbeit mit der Software oder den Prozess zu bewerten, Erfahrungen auszutauschen und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Hier wird dann schnell erkannt, an welchen Stellen noch Bedarf zur Klärung besteht. Das hilft nicht nur, um stets zu prüfen, ob jeder im Team alles verstanden hat, sondern auch, um Hilfe zur Selbsthilfe innerhalb des Teams zu gewährleisten. Stellt sich heraus, dass es mehr Unterstützung braucht, bieten sich zusätzlich Schulungen an, die schnell einen Praxisbezug herstellen. Auch hier lautet die Devise “Hands-on”: Früh testen und lernen.

Warum eine ausführliche Kommunikation zu den Vorteilen und Best Practices so wichtig ist, zeigen zum Beispiel die derzeitigen Integrationen von KI-Lösungen: Eine KI kann automatisches Prozess-Monitoring zur besseren Planung übernehmen oder auch generierte Texte sowie Social-Posts mithilfe von Generative AI vorformulieren. Nutzer:innen im Marketing, in Redaktionen oder auch in Kommunikationsabteilungen sind aber noch unsicher beim Einsatz von künstlicher Intelligenz oder fürchten sogar um ihre Arbeitsplätze. Beschäftigen sich die Entscheider:innen ausgiebig im Vorfeld mit der Thematik, klären Fragen in den Teams und bilden sie fort, können Zweifel schnell aus dem Weg geräumt werden und die echten Potenziale entfalten sich.

Auch mit den Software-Anbietern sprechen

Was außerdem noch zu einem erfolgreichen Software-Einsatz führt: Die Kommunikation mit dem Anbieter über Best Practices oder Individualisierungen, um die Workflows noch besser zu unterstützen. Denn einige SaaS-Lösungen lassen sich durchaus an individuelle Bedürfnisse anpassen. Dazu müssen Wünsche geäußert werden, damit der Anbieter die Software dementsprechend konfiguriert. Darunter können beispielsweise nötige Integrationen von weiteren Tools fallen, aber auch Fragen zur Datenmigration.

Nur Akzeptanz führt zum gewünschten Erfolg der SaaS

Ein zufriedenes, gut geschultes und kompetentes Team nimmt SaaS oder generell unterstützende Software in jedem Fall an. Was aber für die Implementierung neuer Prozesse gilt, ist auch beim Einsatz neuer Software wichtig: Gutes Change Management darf nicht ab einem gewissen Punkt einfach aufhören, den Wandel voranzutreiben. Die Devise lautet: Überwachen und messen, testen und lernen, Feedback sammeln und immerzu bereit bleiben, die SaaS-Lösung iterativ auf die Bedürfnisse des Teams anzupassen.