Lizenzmanagement: Raus aus der Kostenspirale

Immer im Februar finden die Vertragsverlängerungen der Cloud-Dienste mit Microsoft statt. Und alle Jahre wieder staunen CIOs über eine Verschlechterung ihrer Konditionen.

Angekündigt wurden Preiserhöhungen für nahezu alle 365-Pläne lang im Voraus. Besonders betroffen sind Monats-Abos. Auch TEAMS ist nicht mehr überall enthalten und kostet bei Neulizenzierung ordentlich extra (Bestandskunden bekommen Aufschub, dann aber trifft es auch sie). Klingt, als gäbe es kein Entrinnen aus der Kostenspirale der Cloud. Doch in nahezu jeder M365-Lizenzierung stecken Sparpotenziale, sagt Björn Orth, Geschäftsführer des Microsoft Partners VENDOSOFT.

Das Optimum

„Wer sich bei der Microsoft-Lizenzierung über Jahre stabile Kosten wünscht, der kann nicht auf ‚Cloud-only‘ setzen“, sagt der Microsoft-Experte. Das ist seiner Ansicht nach auch nicht nötig. „Ein modernes und kostenbewusstes Lizenzmanagement ist heute hybrid und nutzt das Beste von beidem: die fix kalkulierbaren Einmalkosten von on-premises-Software und die Vorteile für Remote-Work und Agilität aus der Cloud.“ Orths Mitarbeitende sind zertifizierte Microsoft Licensing Professionals. Sie helfen Unternehmen dabei, die IT-Infrastrukturen optimal und am Bedarf orientiert auszurichten.

Hunderte Umstellungen von on-prem auf hybrid – und auch von Cloud-only auf hybrid – haben sie im letzten Jahr erfolgreich vorgenommen. „Erfolgreich“ – das heißt: maximal effizient und kostensparend für den Kunden. VENDOSOFT setzt dafür unter anderem gebrauchte Kaufsoftware ein. Denn die ist selbst in der neuesten Version bedeutend günstiger als im Neukauf oder Cloud-Abo.

Wer sich bei der Microsoft-Lizenzierung über Jahre stabile Kosten wünscht, der kann nicht auf ‘Cloud-only’ setzen.

Björn Orth, Vendosoft GmbH

Die Einsparungen

An konkreten Beispielen, die zeigen, wie sich hybride Lizenzierungen rechnen (ohne Einbußen in Performance und Zweckmäßigkeit), mangelt es Björn Orth nicht. Ein internationales Logistikunternehmen hatte sämtliche Arbeitsplätze mit M365-Plänen ausgestattet, darunter auch 25 PCs im Lager. An diesen arbeiten im Wechsel 60 Lageristen. Das kostete Jahr für Jahr 10.320 Euro, weil in der Cloud jeder Anwender angebunden sein muss. „Wir haben dem CIO vorgerechnet, was er spart, wenn er stattdessen die Geräte lizenziert, was in diesem Fall Sinn machte, aber nur noch on-prem möglich ist.“ Unter dem Strich stand ein Einmalposten von 5.250 Euro für gebrauchte Office 2021 Standard Device Programme versus der jährlichen Cloud-Kosten von 10.320 Euro. Für 25 Computer. Man rechne sich das hoch!

Von Cloud auf hybrid in wenigen Stunden

Wenn Unternehmen auf die 365-Dienste migrieren und dann erleben, wie ihnen die Gebühren explodieren, scheint alles zu spät. Björn Orth kann jedoch beruhigen: „Es gibt da keinen Point-of-no-Return. Eine Rückkehr aus der Cloud ist jederzeit möglich!“ Das bestätigen ihm andere IT-Dienstleister – wie das Münchener Systemhaus TakeData, das für seine Geschäftskunden gebrauchte Microsoft Server, CAL, Betriebssysteme und Office-Pakete bei VENDOSOFT bezieht.

Technical Consultant Andreas Ramelow: „Wir wickeln den Rückzug aus der Cloud bereits für Kunden ab und bieten die Dienste über eigene Rechenzentren an. Das ist dann sicher und günstig.“ Office-Applikationen von O365- auf Kaufsoftware umzustellen, ist eine Sache von ein paar Minuten. E-Mail-Konten der Exchange Server dauern etwas länger. „Bei einem Seniorenheim mit 100 PC-Arbeitsplätzen war das kürzlich pro Standort innerhalb eines Tages durchgeführt.“ Die Kosten für den Wechsel, sagt Andreas Ramelow, seien im Verhältnis zur Einsparung quasi sofort amortisiert.

Die richtige Lizenzierung kann erheblich zur Entlastung von IT-Budgets beitragen. Die Cloud hingegen schnell zur Belastung werden. Deshalb sollte sie immer hinterfragt – und im Zweifelsfall rückabgewickelt werden. Das ist auch in Teilen möglich. VENDOSOFT identifiziert Bereiche, in denen das sinnvoll ist, und bietet Unterstützung auf dem Weg.