Warum IT-Verantwortliche bei Lizenzmodellen an ihre Grenzen stoßen

Wer für die IT eines Unternehmens verantwortlich ist, den quälen die Lizenzbestimmungen von Microsoft. Sie werfen Fragen auf, die inhouse kaum jemand verlässlich beantworten kann.

Doch: Microsoft-Lizenz-Wissen aufzubauen – und zu halten – kostet Zeit und personelle Ressourcen. Und so kämpfen viele Abteilungen mit undurchsichtigen Lizenzmodellen, wechselnden Bestimmungen, dem Versuch, ihre Software irgendwie zu managen – und der diffusen Sorge vor dem Audit.

Operativ am Anschlag, strategisch blockiert

Ähnlich sah es auch im Alltag von Helmut Fetsch aus, IT-Leiter einer Großen Kreisstadt in Bayern. „Wie viele Office-Lizenzen haben wir eigentlich? Reichen die? Was ist wem zugeordnet?“, waren wiederkehrende Fragen. Um auf Nummer sicher zu gehen, wurden immer ein paar mehr angeschafft als es User gab. Administrativ an sich gut organisiert, aber gefangen in einem Lizenzsystem ohne System, hangelte man sich von Jahr zu Jahr. Für mehr blieb einfach keine Zeit.

Doch der Druck steigt und wer Ordnung, Klarheit, eine Strategie will, kann sich nicht ewig auf Excel-Listen stützen und vor bösen Überraschungen fürchten.

Eine bayerische Gemeinde wird zur Blaupause

Deshalb beschloss die Kreisstadt vor zwei Jahren, ihre 250 PCs rechtskonform und wirtschaftlich neu aufzusetzen. Man schrieb gebrauchte Software aus und der Microsoft Solutions Partner VENDOSOFT erhielt den Zuschlag. Helmut Fetsch und sein Team bekamen Joyce Studier zur Seite gestellt. Und statt einfach nur zu liefern, stellte sie die richtigen Fragen: Wie arbeiten Sie? Was braucht die Stadt wirklich? Welche Altverträge existieren? Wo sind die Lizenznachweise? Was ist in Zukunft geplant? Joyce Studier analysierte, sortierte, strukturierte. Das Ergebnis war ein strategischer Lizenzplan, revisionssicher dokumentiert in einem elektronischen Archiv. Seitdem ist Microsoft hier keine Baustelle mehr – sondern Best Practice.

Frei machen vom Cloud-Zwang

Anfang dieses Jahres wagte die Kreisstadt dann den Schritt in die Cloud. Der führte dank Joyce Studier nicht blindlinks zu Cloud-only. Um ständig steigende Abo-Kosten und den Verlust der Datenhoheit zu vermeiden, schlug sie eine hybride Lösung vor, die so auch für Unternehmen funktioniert: Office 2021 (gebraucht) als lokal installierte Version. Weil man damit unabhängig bleibt, stabile Systeme gewährleistet – und aktuell besonders viel Geld spart. Windows Server 2022 und 2025 ersetzten ältere Installationen. Damit alles medienbruchfrei funktioniert, kommt Microsoft 365 punktuell zum Einsatz.

Wer lokale Installationen und Cloud klug kombiniert, spart Geld, behält die Kontrolle. – und schafft eine IT, die operativ und strategisch langfristig trägt.

Joyce Studier, VENDOSOFT GmbH

Klarheit statt Lizenzchaos

Und das rechnet sich: Über 52.000 Euro Einsparung brachte VENDOSOFT der Gemeinde – durch den intelligenten Einsatz gebrauchter Software. Die hybride Strategie zeigt, dass Digitalisierung nicht in Abhängigkeit führen muss. Wer lokale Installationen und Cloud klug kombiniert, spart Geld, behält die Kontrolle – und schafft eine IT, die operativ und strategisch langfristig trägt.