Mit einer neuen Integration verbindet Hyland seine Content-Management-Systeme OnBase und Nuxeo mit Microsoft Teams.
„Hyland for Microsoft Teams“
Hyland integriert Dokumentenverwaltung direkt in Microsoft Teams
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Mitarbeitende können dadurch zentral verwaltete Dokumente direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung suchen, bearbeiten und teilen, während die bestehenden Vorgaben für Sicherheit und Governance erhalten bleiben.
Dokumente bleiben im kontrollierten System
In vielen Unternehmen findet die tägliche Zusammenarbeit inzwischen überwiegend in Microsoft Teams statt. Geschäftskritische Unterlagen liegen jedoch häufig weiterhin in separaten Dokumentenmanagement-Systemen. Der Wechsel zwischen den Anwendungen erschwert den Zugriff und kann dazu führen, dass Dateien mehrfach gespeichert oder unkontrolliert in Chats und Kanälen verteilt werden.
Mit „Hyland for Microsoft Teams“ soll diese Trennung reduziert werden. Die Integration ermöglicht den Zugriff auf Inhalte aus unterstützten OnBase- und Nuxeo-Repositories, ohne Teams verlassen zu müssen. Nutzer können Dokumente direkt aus Unterhaltungen und Kanälen heraus suchen, öffnen, prüfen und bearbeiten. Auch das Teilen von Links zu zentral verwalteten Inhalten ist möglich.
Inhalte aus Chats in die Dokumentenverwaltung übernehmen
Die Integration unterstützt nicht nur den Zugriff auf bestehende Dokumente. Dateien, die in Teams-Unterhaltungen geteilt werden, lassen sich auch direkt in die Hyland-Repositories übernehmen. Dort können sie langfristig verwaltet und entsprechend den geltenden Aufbewahrungs- und Governance-Vorgaben behandelt werden.
Darüber hinaus können Inhalte bestimmten Unterhaltungen zugeordnet werden. Das soll die spätere Suche erleichtern und verhindern, dass wichtige Informationen ausschließlich im Verlauf einzelner Chats auffindbar bleiben. Administratoren richten die Integration über die Hyland Content Innovation Cloud ein und beziehen dort auch das benötigte Teams-App-Paket.
Einsatzmöglichkeiten in regulierten Branchen
Besonders relevant ist die Verbindung für Unternehmen, die mit sensiblen oder compliance-relevanten Dokumenten arbeiten. Im Bankwesen können beispielsweise Kundenbetreuer oder Kreditsachbearbeiter benötigte Unterlagen aus OnBase abrufen und bearbeiten, während sie in Teams mit Kollegen kommunizieren.
Auch Versicherer können davon profitieren: Fotos, Kostenvoranschläge und Gutachterberichte aus einem Schadenkanal lassen sich dem jeweiligen Schadensfall zuordnen und in den vorgesehenen Dokumententyp übernehmen. Im Personalwesen können Recruiting-Teams Lebensläufe und Vertragsunterlagen aus Teams direkt in die zentrale HR-Dokumentenverwaltung übertragen.
In diesen Szenarien bleibt Teams der Ort für die Kommunikation, während die eigentliche Verwaltung der Dokumente und die zugehörigen Prozesse weiterhin über die Hyland-Systeme erfolgen.
Bestehende Sicherheitsvorgaben bleiben bestehen
Hyland will mit der Integration vor allem verhindern, dass Mitarbeitende etablierte Dokumentenmanagement-Systeme umgehen, weil der Zugriff über mehrere Anwendungen hinweg zu aufwendig ist. Die Inhalte sollen dort verwaltet werden, wo Unternehmen bereits Regeln für Zugriffsrechte, Sicherheit und Compliance festgelegt haben.
Megan Caraballo, Director of Industry Solutions Product Management bei Hyland, sieht darin eine Möglichkeit, zentral verwaltete Inhalte stärker in die alltäglichen Arbeitsabläufe einzubinden, ohne die Governance aufzugeben. Auch Microsoft hebt den Nutzen vertrauenswürdiger Unternehmensinhalte für fundierte Entscheidungen in Teams hervor.
„Hyland for Microsoft Teams“ ist ab sofort für bestehende Hyland-Kunden verfügbar, die Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsplattform einsetzen.
(red/Hyland)
