Das sind die Vorteile einer integrierten UC-Anwendung

Ein digitales Kommunikations- und Supportsystem ist für Unternehmen unerlässlich, um in der heutigen Zeit erfolgreich zu sein. Es erleichtert die Zusammenarbeit, unterstützt das ortsunabhängige Arbeiten, verbessert die Produktivität, entlastet die IT-Teams, erhöht die Kundenzufriedenheit und steigert damit letztlich den Umsatz. Die passende Lösung deckt alle Bereiche der Kommunikation und IT-Support ab – von Telefonsystemen und E-Mails über Video- und Audiokonferenzen sowie Messaging bis hin zu Lösungen für Kundeninteraktion, Contact Center, IT-Support und Management.

Dadurch können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und ihre Mitarbeiter und Kunden immer auf den Kanälen erreichen, auf denen sie sich gerade aufhalten.

Die meisten Mitarbeiter sind vertraut mit den Kommunikations- und Kollaborationslösungen, die ihr Unternehmen einsetzt (90 Prozent). GoTo’s 2023 IT Priorities Report durchgeführt von Frost & Sullivan ergab, dass die Mehrheit der Mitarbeiter in Deutschland mindestens zweimal pro Woche Videokonferenzsoftware einsetzt (70 Prozent). Darüber hinaus setzen sie ebenfalls separate Telefonsysteme (89 Prozent) und Messaging-Dienste (73 Prozent) ein. Die Nutzung separater Anwendungen erhöht jedoch die Komplexität unnötig – und damit wiederum die Arbeitsbelastung und den Verwaltungsaufwand für die IT-Abteilung. Gleichzeitig sieht jeder vierte Befragte (28 Prozent) Videokonferenz-Lösungen am wertvollsten für die Zusammenarbeit und die Produktivität der Mitarbeiter an.

Die Konsolidierung der Telefon-, Meeting-, Messaging- und IT-Support-Plattformen ist das A und O für Unternehmen, um produktiv, wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben. Dies erkennen auch 77 Prozent der Befragten, um das IT-Management zu erleichtern (46 Prozent), die Produktivität zu verbessern (43 Prozent), Kosten zu sparen (42 Prozent). Jedes zweite deutsche Unternehmen befindet sich jedoch noch auf dem Weg der Konsolidierung ihrer Kommunikations- und Supportlösungen. Jedes vierte Unternehmen will den Umstieg im Jahr 2023 vollziehen. Ralph Schmidt, Senior Manager, Account Executives Enterprise DACH von GoTo, liefert eine Reihe von Vorteilen einer integrierten UC-Anwendung:

1. Reduktion der IT-Komplexität und Arbeitsbelastung

Im Durchschnitt verwendet ein KMU 2,6 UC-Tools. Dabei beansprucht die IT-Abteilung ihre begrenzten Ressourcen, um die Plattformen zu unterstützen, Integrationen zu pflegen und Standards einzuhalten. Der Support mehrerer Tools bindet daher Personal, das dann an anderer Stelle – etwa strategischen Wachstumsinitiativen – fehlt. Die IT-Mitarbeiter verbringen heute mehr Zeit als je zuvor mit der Bereitstellung, Verwaltung und Konfiguration von Software, mit dem Zuweisen von Lizenzen, dem Festlegen von Berechtigungen, Schulungen von Teammitgliedern sowie mit der Portierung von Daten zwischen verschiedenen Plattformen. Dieser Aufwand lässt sich durch eine konsolidierte UC- und IT-Support-Plattformen deutlich verringern. Denn ihr Einsatz braucht weit weniger Ressourcen als die Verwaltung und Wartung mehrerer UC-Tools mit unterschiedlichen SLAs und Supportkanälen.

2. Bessere Kostenplanung und moderne Funktionen 

Die Verwaltung eines alten Telefonsystems vor Ort ist ressourcenintensiv, kostspielig und umständlich. Zudem können Unternehmen das Budget kaum effektiv prognostizieren, da sich teure Reparaturen oder Anforderungen an neue Funktionen nicht vorhersehen lassen. Das führt oft zu Produktivitätseinbußen und verhindert ein modernes Kundenerlebnis.

Cloud-basierte Softwareplattformen für kleine Unternehmen bieten gute Möglichkeiten, die Infrastruktur zu modernisieren, die Kosten zu senken und die Mitarbeiter- und Kundenerfahrungen zu verbessern. Die Konsolidierung der UC-Dienste in einer einzigen Cloud-Plattform ermöglicht den Zugriff auf neueste Kommunikations- und Supportfunktionen ohne Vorabinvestitionen. Außerdem lassen sich die Kosten besser vorhersehen, da die monatliche Gebühr alle Upgrades und Wartungsarbeiten abdeckt.

3. Kostensenkung und Schatten-IT vermeiden

Unternehmen, die mit einem einzigen Softwareanbieter zusammenarbeiten, geben 56 Prozent weniger für ihre Kommunikations- und Supporttools aus als Firmen, die mehrere Anbieter nutzen. Dadurch können sie ihr Budget für Investitionen in andere wichtige IT- oder kundenorientierte Technologien verwenden.

Der Einsatz einer schlanken Plattform und Verwaltungssystems bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, oder isolierte Daten von einer Software auf eine andere übertragen müssen. Solche Tätigkeiten sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Darüber hinaus können frustrierende Erfahrung mit einem Tool die Mitarbeiter dazu veranlassen, ihre eigenen Lösungen einzusetzen. Wenn aber Anwendungen, die sensible Geschäfts- und Kundendaten verarbeiten, nicht von der IT-Abteilung verwaltet werden, geht der Überblick über die Daten verloren. Es entsteht eine sogenannte Schatten-IT – ein Alptraum, was Datensicherheit und Compliance betrifft.

Die richtige Unified Communications- und IT-Support- und -Management-Plattform für KMU

Viele KMU schrecken davor zurück, ihre UC-Tools in einer einzigen cloud-basierten Plattform zu konsolidieren, da die verfügbaren Lösungen zu komplex und zu teuer sind. Um trotzdem von den Vorteilen zu profitieren und den ROI zu maximieren, empfiehlt sich für KMU eine Lösung, die folgende Kriterien erfüllt:

• Schnelle Implementierung: Das IT-Team sollte die Lösung mit nur wenigen Klicks implementieren können, damit die Ressourcen nicht überstrapaziert werden.
• Einheitliche Verwaltung: Die IT-Abteilung sollte alle Aufgaben über ein einheitliches Management-Portal mit benutzerfreundlicher Oberfläche verwalten können.
• Einfache Bedienung: Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein, sich in dem Tool zurechtzufinden, um ohne lange Lernkurve schnell produktiv zu werden.
• Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen wächst, sollten die Administratoren neue Nutzer und Funktionen hinzufügen können, , um den veränderten Anforderungen gerecht zu werden.
• Preistransparenz: Empfehlenswert sind erschwingliche Pakete mit einer transparenten Preisstruktur, damit die Unternehmen ihre Ausgaben besser einschätzen können.

Neben einer intuitiven Benutzeroberfläche sollte die Technologie eine hohe Zuverlässigkeit aufweisen. Wichtig ist zudem ein 24/7-Kundensupport, der die IT-Mitarbeiter rund um die Uhr entlastet.

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