Businesssoftware – diese Programme bilden die administrative Grundlage

Software ist für jedes Unternehmen wichtig. Die Digitalisierung hat dafür gesorgt, dass Programme bei allen Aufgaben helfen können. Besonders sinnvoll ist der Einsatz im administrativen Bereich. Das sind Aufgaben, die in jedem Unternehmen, unabhängig von der Branche, vorkommen. Einige Beispiele dafür sind Kommunikation, Buchführung oder die Verwaltung. 

Tatsächlich gibt es hier große Unterschiede, was die Wahl der konkreten Lösungen betrifft. Hinzu kommt, dass auch im 21. Jahrhundert zahlreiche Unternehmen in diesen Bereichen die Digitalisierung noch nicht vorgenommen haben. Dieser Artikel beleuchtet die Aufgabenbereiche, in denen digitale Lösungen die Arbeit deutlich erleichtern und welche Optionen Unternehmen bei der Wahl haben.

Plattformen für die Kommunikation und Kollaboration

Die Kommunikation ist einer der Bereiche, der von der Digitalisierung besonders betroffen ist. Gleichzeitig setzen auch hier viele Unternehmen noch auf klassische Lösungen. Das Telefon beispielsweise ist ein gutes Beispiel.

Die Business-Kommunikation der Zukunft basiert jedoch eindeutig auf digitalen Lösungen. Das bedeutet hingegen nicht, dass das Telefon ausgedient hat. Nur in seiner bekannten Form ist es für die moderne Unternehmenskommunikation nicht mehr geeignet. Die Cloud-Telefonie dezentralisiert die Kommunikation und bringt eine enorme Flexibilität mit. Diese Technik ist vollkommen kompatibel mit dem normalen Telefonnetz. So nehmen die Mitarbeitenden ganz normal Telefonanrufe auf der Festnetznummer entgegen. Diese ist jedoch über die Cloud an die digitale Technik gekoppelt und somit standortunabhängig. So wird die Festnetznummer immer dorthin umgeleitet, wo sich der Mitarbeitende gerade aufhält. Die Berliner Festnetznummer leitet so unterwegs auf das Smartphone oder im Homeoffice auf den Laptop weiter. Wer sich gerade im Ausland aufhält, erhält die Anrufe auf das Mobiltelefon. Dank digitaler Verbindung über das Internet entstehen auch keine hohen Gebühren für Auslandsgespräche, weder für den Anrufer noch das Unternehmen.

Die interne Unternehmenskommunikation wird auf die gleiche Art und Weise digitalisiert. Hier gibt es Plattformen wie Microsoft Teams. Diese stellen zahlreiche Möglichkeiten für die digitale Kommunikation zur Verfügung. Zu den Kanälen gehören beispielsweise Textchats, Diskussionsforen, IP-Telefonie oder auch Videogespräche. Selbst Konferenzen mit mehreren hundert Teilnehmern lassen sich so organisieren. Dabei fallen bei den einzelnen Gesprächen keinerlei Kosten an, da die Kommunikation vollständig über das Internet abläuft. Über den eigenen Account haben die Mitarbeitenden von jedem Ort aus vollen Zugriff auf die interne Plattform. Dort ist auch das Teilen von Dokumenten und anderen digitalen Daten möglich. Somit integriert sich Teams optimal in den Arbeitsalltag und organisiert die komplette Kommunikation sowie die Kollaboration.

Modere Buchhaltungssoftware übernimmt alle Buchführungsaufgaben

Die Buchhaltung ist ein Punkt, der viele Unternehmen belastet. In kleineren Unternehmen muss sich der Geschäftsführer oft selbst um die Organisation kümmern. Die Buchführung nimmt viel Zeit in Anspruch. Dazu kommt, dass ständig Termine im Nacken sitzen. Der Steuerberater benötigt Belege und das Finanzamt fordert die Steueranmeldungen an den Stichtagen.

Im modernen Unternehmen ist die komplette Buchführung digitalisiert. Damit jedoch nicht genug, Künstliche Intelligenz ist in diesem Bereich ebenfalls stark im Kommen. Die Künstliche Intelligenz ermöglicht die Automatisierung und übernimmt viele zeitraubende Aufgaben. Dazu gehört beispielsweise die Verbuchung von Geschäftsvorfällen. Jede einzelne Ausgabe und alle Einnahmen müssen korrekt verbucht werden. Dies erfordert in der klassischen Buchführung eine manuelle Betrachtung jedes einzelnen Vorfalls. Digitale Buchhaltungssoftware mit Künstlicher Intelligenz hingegen ist in der Lage, solche Buchungen eigenständig vorzunehmen. Das System lernt mit der Zeit und wird somit immer verlässlicher. Außerdem können solche Plattformen auch mit dem Onlinebanking verbunden werden. Dann erfolgt ein automatischer Abgleich von eingehenden Zahlungen. Dies geht so weit, dass das System automatisch die Versandabteilung darüber informiert, dass bezahlte Lieferungen verschickt werden können. Selbst die Vorbereitung von Zahlungen für eingehende Rechnungen übernehmen die Plattformen inzwischen. Weiterhin kalkuliert die digitale Buchhaltung die Steuervoranmeldungen und erlaubt eine direkte Übersendung an das Finanzamt. Mit diesen Eigenschaften spart eine digitalisierte Buchhaltung enorm viel Zeit.

Das papierlose Büro mit der richtigen Software realisieren

Papier ist nicht nur geduldig, es kostet auch viel Zeit und Geld. Viele Unternehmen haben nach wie vor nicht vollständig auf das papierlose Büro umgestellt. Vor allem, weil die Kommunikation oft noch in dieser Form eingeht. Jedoch ist das papierlose Büro praktische Digitalisierung am Arbeitsplatz. Dies betrifft auch eingehende Briefe. Es gibt Softwarelösungen, in Kombination mit Hardware wie Scannern, die auch solche Papiere direkt digitalisieren.

Die Vorteile eines vollständig digitalen Unternehmens zeigen sich im Alltag sehr schnell. Die Suche nach Geschäftsvorfällen in Akten beispielsweise entfällt vollständig. Alles lässt sich über die Suche sofort am Computer finden. Der Zugriff ist außerdem von jedem Ort aus möglich. So haben auch die Mitarbeitenden im Homeoffice vollen Zugriff auf alle Geschäftsdokumente. Ohne ein papierloses Büro wäre das Konzept Homeoffice gar nicht realisierbar. Weiterhin sinkt der Platzbedarf im Büro enorm. Ablage, Archiv oder Drucker entfallen vollständig. Alles wird digital, platzsparend und günstig verarbeitet.

Weiterhin spielt das Thema Nachhaltigkeit in Unternehmen eine immer größere Rolle. Deshalb ist der Verzicht auf Papier auch unter diesen Gesichtspunkten ein interessanter Aspekt.

Die Cloud ist überall: Datenspeicher und Arbeitsplatz

Es klingt ein wenig wie eine Floskel und dennoch steckt viel Wahrheit hinter der Aussage. Die Cloud ist inzwischen ein zentraler Bestandteil der IT-Infrastruktur von Firmennetzwerken. Dennoch nutzen viele Unternehmen noch nicht das gesamte Potenzial der Cloud.

Zunächst gilt es, die zentralen Vorteile von Cloud-Lösungen zu identifizieren. Sie sind flexibel, fast unbegrenzt skalierbar und die Kosten sind sehr präzise kalkulierbar. Alleine das sind wertvolle Eigenschaften für die Infrastruktur eines Unternehmens. Darüber hinaus hat die Cloud einen enormen Vorteil gegenüber lokalen Lösungen, und zwar sind die Dienste über das Internet von jedem Ort aus erreichbar. Damit passen Cloud-Anwendungen optimal zur modernen Arbeitswelt, die mobil ist und das Homeoffice voll in den Alltag integriert.

Darauf aufbauend können Unternehmen die passenden Cloud-Dienstleistungen wählen, um das eigene Arbeitsumfeld auf dieses Konzept anzupassen. Der Speicher in der Cloud ist einer der ersten Dienste, den inzwischen die meisten Unternehmen in der einen oder anderen Form nutzen. Von überall Zugriff auf Dokumente zu haben, ist bereits ein großer Vorteil. Jedoch lässt sich dieses Konzept mittlerweile auf fast alle Anwendungen und Dienste im Unternehmen übertragen. So gibt es beispielsweise die Online-Buchhaltungssoftware in der Cloud. In der Praxis zeigt sich deutlich, welchen Vorteil dies hat. Belege werden mit der App und dem Smartphone direkt dort eingescannt, wo sie entstehen. Beispielsweise beim Händler, wenn Ware eingekauft wird. Das System in der Cloud trägt den Vorgang direkt korrekt in der Buchführung ein. Es ist nicht mehr notwendig, die Belege zu sammeln und ins Büro zur zentralen Eingabe zu transportieren.

Ein weiteres passendes Beispiel ist der Arbeitsplatz in der Cloud. Im Normalfall hat jeder Mitarbeitende seinen persönlichen Computer. Auf diesem sind die Programme installiert, die er für seine Arbeit benötigt. Oftmals sind diese PCs sogar recht leistungsstark, denn anspruchsvolle Software wie zum Beispiel CAD benötigt Ressourcen. Eine viel bessere Option sind Thin Clients als Arbeitsplatz der Zukunft. Dann dient der Rechner nur noch als Zugangstor zum Arbeitsplatz. Dieser befindet sich vollständig in der Cloud. Dort befindet sich der Desktop mit allen Daten und den eigenen Programmen. Auch die Rechenleistung kommt aus der Cloud. Das reduziert die Investitionskosten in die Hardware und durch Load Balancing sinken sogar die laufenden Betriebskosten deutlich.

Das Enterprise-Resource-Planning mit Software verwirklichen

Die Verwaltung eines modernen Unternehmens läuft vollkommen digital. Alle Daten, Informationen und Strategien sind digital gespeichert. Als zentrale Lösung haben sich hier Enterprise-Resource-Planning-Plattformen, sogenannte ERP-Systeme, etabliert. Systeme für das Enterprise-Ressource-Planning verwalten alle unternehmerischen Aufgaben, von der Finanzplanung bis zur Speicherung der Kundendaten.

Der Vorteil dieser Programme liegt nicht nur in der digitalen Speicherung. Diese alleine macht unübersichtliche und platzraubende Aktenordner überflüssig. Viel wichtiger sind die Vorteile für die Planung. ERP-Software ist in der Lage, Analysen zu erstellen und Berichte zu visualisieren. Somit stehen ohne teure externe Berater wertvolle Unternehmensdaten zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise Umsatzdaten oder Gewinnmargen. Alle diese Informationen liefert die eigene ERP-Plattform zudem in Echtzeit, was ein entscheidender Vorteil ist.

Darüber hinaus kommt bei ERP-Software immer häufiger Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Diese ist in der Lage, basierend auf den aktuellen Geschäftsdaten Vorhersagen für die Zukunft zu erstellen. Das hilft bei der Planung und Ausrichtung des Unternehmens. ERP-Software mit Künstlicher Intelligenz hilft auch in den Bereichen Marketing und Kundenbindung. Über die ERP-Plattform lässt sich das Kaufverhalten von Kunden analysieren. Es ist auch möglich, Kunden in Interessengruppen einzuteilen und so gezielt sowie individuell anzusprechen. Damit hilft die ERP-Software bei der Umsatzsteuerung und der Erstellung von erfolgreichen Marketingkampagnen mit hoher Konversionsrate.

Eine Plattform für alles oder für jede Aufgabe eine spezielle Software?

Die Wahl einer bestimmten digitalen Plattform ist eine wichtige Entscheidung mit vielen Auswirkungen. Deshalb sollte ein solcher Entschluss mit Bedacht getroffen werden. Wichtig ist, dass eine IT-Strategie vorhanden ist, die langfristig ausgelegt ist. Von zentraler Bedeutung sind die Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen. Ist eine problemlose und automatische Datenübertragung zwischen den einzelnen Plattformen nicht möglich, sind die Vorteile der Digitalisierung schnell ins Gegenteil verkehrt.

Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen sind eine sinnvolle IT-Strategie und die Wahl der digitalen Plattformen von entscheidender Wichtigkeit. Wer sich hier an zu viele Anbieter und Lösungen bindet, endet im Chaos. Gleichzeitig sorgen die monatlichen Kosten für eine große Anzahl an Cloud-Dienstleistungen und Softwaregebühren für ein KMU schnell für erhebliche Belastungen.

Eine Lösung für diese Probleme ist die Wahl einer zentralen Unternehmenssoftware. Diese Art der Software vereint die Funktionen von angesprochenen Anwendungen in einer Plattform. Zur Klasse dieser zentralen Unternehmenssoftware gehört beispielsweise Zoho. In erster Linie ist es eine CRM-Plattform, ist also für das Customer-Relationship-Management konzipiert. Darüber hinaus ist die Plattform Kommunikationslösung, Online-Buchhaltungssoftware und Marketingwerkzeug sowie vieles mehr. Insgesamt verfügt sie über 45 eigenständige Web-Anwendungen. Diese sind alle aufeinander abgestimmt, besitzen also ganz spezifische Aufgabenbereiche. Gleichzeitig sind mobile Apps für diese Anwendungen vorhanden. Alle Applikationen kommunizieren direkt miteinander, sodass es keinerlei Barrieren durch Schnittstellen gibt.

Die CRM-Plattform übernimmt alle administrativen und operativen Aufgaben, die in einem Unternehmen anfallen. Die Plattform erstellt Rechnungen, bietet ein Kommunikationsportal für den Austausch mit Kunden oder verwaltet die Human Resources. Damit sind die Urlaubsplanung, Arbeitszeitabrechnungen und weitere Aufgaben im HR-Bereich möglich. Weiterhin erlaubt die Plattform die Automatisierung von vielen Geschäftsaufgaben. Dazu gehört beispielsweise der Abgleich von eingehenden Zahlungen zwischen der Buchführung und den Bankkonten.

Zoho ist cloud-basiert, bringt also die angesprochenen Vorteile von Cloud-Anwendungen mit. Somit ist keine lokale Installation erforderlich. Unternehmen haben die Möglichkeit, den Leistungsumfang exakt an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Auf diese Weise lassen sich auch die Kosten der All-in-one-Lösung skalieren. Die Anschaffung eigener Server ist nicht erforderlich.

Die Zielgruppe solcher Plattformen ist breit gestaffelt. Junge Start-ups, die direkt auf eine zentrale Unternehmenssoftware setzen, ersparen sich die Investitionskosten in eine eigene IT. Das Program ist in der Lage, mit dem eigenen Unternehmen zu wachsen. So beschränkt sich das Einsatzgebiet nicht nur auf KMU. Durch seine allgemeine Aufstellung ist die Plattform grundsätzlich für Unternehmen aus allen Branchen geeignet. Der Fokus liegt auf Firmen, deren Fokus auf der Interaktion im Internet liegt. Dies können Händler oder Dienstleister sein.

Eine solche zentrale Unternehmenssoftware bündelt auch sehr gut Geschäftsaktivitäten auf verschiedenen Kanälen oder Plattformen. Dies ist für Onlinehändler eine der zentralen Herausforderungen. Der eigene Onlineshop ist in vielen Fällen nicht mehr ausreichend. Deshalb nutzen immer mehr Händler Drittanbieter wie Amazon oder eBay. Die Synchronisation der Daten zwischen den verschiedenen Kanälen wird schnell zu einer enormen Aufgabe. Mit zentralen Softwarelösungen wird eine Verbindung zwischen allen Kanälen sowie der Buchhaltung und dem Versand geschaffen. Auch hier gilt, dass die Plattform problemlos mit den Geschäftstätigkeiten mitwächst. Wer als kleiner Händler beginnt, kann über Zoho problemlos skalieren und erweitern. So sind zentrale Lösungen ideal für schnell wachsende Unternehmen, die mit einer innovativen Idee den Markt erobern.

Eine moderne IT-Infrastruktur ermöglicht den Schritt in die digitale Zukunft

Selten war es so wichtig wie heute, über eine moderne, digitale IT-Infrastruktur zu verfügen. Es sind vor allem zwei Faktoren, die für enorme Wettbewerbsvorteile sorgen. Das sind die Kosten sowie die Flexibilität. Wer auf die richtigen Lösungen setzt, senkt seine laufenden Kosten deutlich und kann somit günstiger am Markt aktiv sein. Flexibilität und Skalierbarkeit geben Unternehmen ausreichend Freiraum, um die IT-Infrastruktur entsprechend dem Geschäftsaufkommen anzupassen. Nichts ist schlimmer, als wenn die eigenen Geschäftsaktivitäten durch eine steife IT-Infrastruktur oder fehlende Investitionen in diese gebremst werden. Deshalb ist es für Unternehmensinhaber im 21. Jahrhundert eine der zentralen Aufgaben, eine IT-Strategie zu entwerfen, die zum eigenen Unternehmen passt. Dies ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zukunft.