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BPM reloaded

Für viele Unternehmen ist die Business Transformation eine große Herausforderung. Viele Projekte scheitern gänzlich oder führen nicht zum gewünschten Ergebnis. Der Business-Transformation-Spezialist Signavio zeigt, welche Schritte zielführend sind.

Die Business Transformation betrifft IT-Infrastrukturen, Prozesse und Mitarbeiter gleichermaßen. Sie zielt in vielen Fällen auf eine Neuordnung von Organisation, Prozessen und Customer Journeys, um Veränderungen im Unternehmen und auf dem Markt umzusetzen. Doch bei der Umsetzung hapert es vielfach. Signavio nennt sieben einfache, aber elementare Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Transformation.

Der Sieben-Schritte-Ansatz im Überblick

1. Beteiligung und Information der Mitarbeiter

Um überhaupt eine ganzheitliche Transformation durchführen zu können, müssen in einem ersten Schritt alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter ins Boot geholt werden. Nur gemeinsam können die konkreten Transformationsziele bestimmt werden. Anschließend müssen die Mitarbeiter über die Gründe und Ziele informiert werden; ihnen muss auch mitgeteilt werden, was konkret von ihnen verlangt wird. Nur durch diese Vorarbeiten sind Motivation und Engagement der Mitarbeiter im weiteren Projektverlauf sichergestellt.

2. Modellierung

Kollaboration heißt das entscheidende Schlagwort in der folgenden Modellierungsphase. Die Definition von Zielmodellen kann nicht die Arbeit einer einzelnen Person sein, sie erfordert den Input und vor allem auch das Commitment unterschiedlicher Stakeholder im gesamten Unternehmen. In diesem kollaborativen Prozess müssen auch Arbeitsabläufe zwischen Teams und Funktionsbereichen bei der Transformation klar geregelt werden.

3. Gap-Analyse und Definition

Der nächste Schritt ist die Durchführung einer Gap-Analyse, um die Lücken zwischen dem aktuellen und angestrebten Zustand zu identifizieren. Nur auf dieser Basis können dann auch die adäquaten Maßnahmen ergriffen werden, um die Lücken zu schließen.

4. Validierung und Optimierung

Es ist fast immer kostengünstiger, ein Modell rechtzeitig anzupassen als einen bereits implementierten Prozess. In diesem Schritt geht es also um die mehrfache Überprüfung und Validierung des Transformationsmodells – mit einer kontinuierlichen Verfeinerung und Optimierung. In dieser Phase sollten Ideen, Vorschläge und Pläne wieder unternehmensweit geteilt werden; das Feedback sollte dann in konkrete Veränderungen einfließen. Von Vorteil ist hier die Nutzung eines Modellierungswerkzeugs mit integrierter Kommentar-, Freigabe- und Versionierungsfunktionalität.

5. Entwicklung und Implementierung

Nach Abschluss der Analyse und Validierung beginnt die Umsetzung der neuen Prozesse und Arbeitspraktiken. Auch bei diesem Schritt kommt es wieder auf maximale Transparenz und bidirektionalen Kommunikationsfluss zwischen den Prozessbeteiligten an. Durch das Aufheben traditioneller organisatorischer Trennungen und eine enge Kollaboration wird sichergestellt, dass auch bei der Umsetzung „jeder in die gleiche Richtung zieht“ – sei es die Fachabteilung oder die IT.

6. Information und Kommunikation

Der vollständige Nutzen der Transformation entfaltet sich erst dann, wenn sich das Unternehmen als Ganzes an die neuen Prozesse und Gegebenheiten anpasst. Um das zu gewährleisten, führt an einer durchgängigen Kommunikationsstrategie kein Weg vorbei. Trotz der vielen kollaborativen Phasen im Transformationsprozess ist es nicht möglich, jeden Mitarbeiter miteinzubeziehen. Sobald aber der Live-Betrieb startet, müssen alle betroffenen Mitarbeiter über die neuen Prozesse informiert sein.

7. Überprüfung und Verbesserung

Eine erfolgreiche Business Transformation ist prinzipiell nur dann erreicht, wenn auch die geplanten Ergebnisse erzielt werden. Folglich sollte auch ein Abgleich von Soll- und Ist-Zustand erfolgen, der oft überraschende Erkenntnisse zutage fördert und ein unmittelbares, korrigierendes Eingreifen erfordert. Nicht übersehen werden darf zudem, dass sich oft interne wie externe Anforderungen zwischen Strategieentwicklung und -umsetzung ändern. Auch diese Veränderungen müssen berücksichtigt und für die Ergebnisoptimierung genutzt werden.

„Natürlich differieren die branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen und Erwartungen bei der Business Transformation. Aber unsere sieben Schritte liefern einen ersten generischen Leitfaden für eine erfolgreiche Durchführung der Transformation“, erklärt Gerrit de Veer, SVP MEE bei Signavio. „Erfolgreiche Durchführung bedeutet aber nicht, dass ein Ende erreicht ist, denn Business Transformation ist kein Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der das Engagement und die Unterstützung aller Mitarbeiter erfordert.“ 

Gerrit de Veer, ist Senior Vice President MEE
Gerrit de Veer
ist Senior Vice President MEE, Signavio GmbH

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