Thought Leadership
Nicht nur börsennotierte Großunternehmen sondern auch der Mittelstand, Kommunen und Vereine stehen heute bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und anderen Gremiensitzungen vor zahlreichen Herausforderungen.
Sei es im Hinblick auf den Schutz von vertraulichen Daten, Compliance Vorschriften, Dokumentations- und Archivierungspflichten, die Durchführung von virtuellen Meetings und den sicheren, standortunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Sitzungsunterlagen für alle Teilnehmer einer Sitzung.
Einfache und effiziente Bedienung
Die meisten bisher verfügbaren Gremienkommunikation- und Sitzungsmanagement-Lösungen, sowohl Software- als auch Cloud-Lösungen, bieten zwar eine umfangreiche Funktionalität, adressieren aber nicht die speziellen Anforderungen des Mittelstands oder von Kommunen und Vereinen. Deren Vorstände, Aufsichtsräte und andere Gremienmitglieder erwarten heute eine sichere, sehr schnelle und vor allem auch einfach zu bedienende Lösung für das Sitzungsmanagement. Der Terminkalender von Gremienmitgliedern ist heutzutage mehr als ausreichend gefüllt und lässt keine aufwändige Einarbeitung oder Schulung von neuen IT-Lösungen zu. Nicht ohne Grund wird heute immer noch oft auf ausgedruckte Unterlagen oder E-Mail bei der Gremienarbeit und dem Sitzungsmanagement zurückgegriffen. Diese Lösungen stoßen jedoch beim Thema Effzienz, Datenschutz und Usability oftmals an Grenzen. Selbst wenn die E-Mail Kommunikation verschlüsselt erfolgen sollte, entsteht beim Austausch von Sitzungsunterlagen per E-Mail schnell ein unüberschaubares Versionschaos für alle Beteiligten.
Datenschutz- und Compliance Anforderungen machen zudem den Einsatz von Lösungen amerikanischer oder anderer außereuropäischen Lösungen unmöglich.
Virtueller Datenraum
Ein virtueller Datenraum bietet auf Grund seiner „Herkunft“ aus dem M&A-Bereich (Due Diligence Prüfungen) auf der einen Seite ein Maximum an Datenschutz und Datensicherheit, auf der anderen Seite eine orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit dieser Daten, sowie einen zentralen, stets aktuellen und in der Bearbeitung nachverfolgbaren Datenbestand. Damit erfüllen virtuelle Datenräume alle Anforderungen der modernen Gremienarbeit sowie neuer Entwicklungen im Geschäftsleben im Zuge der Digitalisierung und helfen dabei, die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern und die damit verbundenen Risiken zu minimieren.
netfiles Board Room
netfiles Board Room ist eine virtuelle Datenraumlösung für das Sitzungsmanagement und die Gremienkommunikation speziell von mittelständischen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Verbänden.
netfiles ermöglicht eine hochsichere Verwaltung und den Austausch von vertraulichen Dokumenten zwischen Vorstand, Aufsichtsrat bzw. beliebigen Gremienmitgliedern und autorisierten Managern und Assistenten. Sämtliche Dokumente werden 256-Bit verschlüsselt und können nur von Mitgliedern des Datenraums eingesehen werden. Weder IT-Administratoren noch Mitarbeiter von netfiles können auf die Daten zugreifen oder diese lesen. Optionale Sicherheitseinstellungen können dabei zusätzlich den Ausdruck und die Weitergabe von Dokumenten verhindern. Ein revisionssicheres Aktivitätsprotokoll dokumentiert lückenlos jede Aktivität im Datenraum.
Tagesordnungen, Sitzungsmappen, Protokolle und Beschlüsse können direkt in netfiles Board Room erstellt und hinterlegt werden. Gremienmitglieder können vor, während und nach Sitzungen sicher und ortsunabhängig auf alle Sitzungsunterlagen zugreifen, Dokumente bearbeiten, kommentieren und untereinander austauschen.
Ergänzend zur Webanwendung steht netfiles Anwendern eine Tablet- und Smartphone-App für iOS/iPadOS und Android für den Zugriff von unterwegs auf den Board Room zur Verfügung. Die App basiert auf modernsten Entwicklungs- und Sicherheitstechnologien und bietet Anwendern die Möglichkeit, in netfiles gespeicherte Dokumente direkt in der App auf dem Tablet oder Smartphone zu öffnen und zu lesen. Dabei ist je nach Berechtigung des Benutzers, auch eine Speicherung der Dateien in der netfiles mobile App und damit ein Offline Zugriff, ohne Internetverbindung, möglich. Dokumentenverschlüsselung, Kennwortschutz und optional eine 2-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung gewährleisten die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten.
netfiles Board Room zeichnet sich insbesondere durch eine einfache Bedienbarkeit aus. So kann die Lösung schnell und ohne Einarbeitungsaufwand von Sitzungsorganisatoren, Sitzungsteilnehmern und weiteren Beteiligten effizient genutzt werden.
netfiles – Made in Germany – zertifizierter Anbieter
Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung ist die netfiles GmbH einer der ersten und führenden deutschen Anbieter von virtuellen Datenräumen. Mit der Cloud-Lösung netfiles können Daten einfach innerhalb des Unternehmens oder mit Kunden und Lieferanten ausgetauscht und sichere Datenräume für Due Diligence Prüfungen und Sitzungsmanagement eingerichtet werden. Das Unternehmen ist in Deutschland ansässig, unterliegt den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Seine IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Die Server des Anbieters befinden sich ausschließlich in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland.
