IT-Refurbishing – aber sicher

Eine datensichere Lösung für ausgemusterte IT- und Mobilgeräte ist der Schredder. Doch das verhindert Erlöse und verhagelt die CO₂-Bilanz. Die bessere Wahl heißt IT-Refurbishing. Denn mit dem richtigen Partner ist das datensicher und bringt Unternehmen zudem viele weitere Vorteile.

Nach der aktuellen bitkom-Studie „Klimaeffekte der Digitalisierung 2.0“ wird die Herstellung und Nutzung von IT-Geräten im Jahr 2030 zwischen 6 und 11 Millionen Tonnen CO₂-Äquivalente betragen. Praktisch jedes Unternehmen befüllt diesen CO₂-Rucksack regelmäßig durch den Kauf oder das Leasing neuer Hardware. Anschließend muss es die Emissionen der aussortierten Geräte mühsam wieder loswerden. Denn das Schreddern zerstört zwar die Daten, es spart aber keine Klimagase ein. Eine bessere Lösung lautet, das Leben der IT-Geräte durch professionelle technische Aufbereitung (Refurbishing) zu verlängern und den CO₂-Footprint im Vergleich zu neu produzierter Hardware nachweislich zu senken. 

Frage der Datensicherheit

Das Argument, das in Industrie, Kritischer Infrastruktur, Finanzwelt, Gesundheitswesen und anderen Bereichen oft gegen IT-Refurbishing ins Feld geführt wird, ist Datensicherheit. Klar, je mehr digitalisiert wird, je mehr KI zum Einsatz kommt, desto mehr Daten entstehen. Das Datenhandling bei diesem Fortschrittstempo unter Kontrolle zu halten und Rechtssicherheit zu schaffen, ist für Verantwortliche nicht leicht. Deshalb ist das hohe Sicherheitsbedürfnis von Unternehmen und Organisationen absolut richtig. Gleichzeitig kann professionelles Refurbishing genauso datensicher sein wie Schreddern. Warum hält sich das Vorurteil dann so hartnäckig?

Gebrauchte Hardware wird oft geschreddert, um sämtliche Daten auf den Geräten zuverlässig zu vernichten. Doch IT-Refurbishing kann genauso sicher sein. Bildnachweis: afb Group, Jannik Hammes

Sichtbare Zerstörung versus unsichtbare Löschung

Eine geschredderte Festplatte ist im Prinzip sichtbar und fühlbar auf ewig zerstört. Eine gelöschte und weiterverkaufte Festplatte könnte theoretisch noch versteckte Daten enthalten, wenn die Löschung nicht korrekt durchgeführt wurde. Das lässt sich von außen weder sehen noch fühlen. Sprich, dort liegt ein potenzielles Sicherheitsrisiko, das auch ein IT-Verantwortlicher nicht beurteilen und erst recht nicht kontrollieren kann. Dieses Sicherheitsrisiko so zu eliminieren und zu dokumentieren, dass es einer materiellen Zerstörung gleichkommt, ist die Kunst einer datensicheren Wiederaufbereitung.

Drei wichtige Punkte für sicher gelöschte Daten

Für ein sicheres Refurbishing braucht es 

1. einen Löschvorgang, der erwiesenermaßen sämtliche Daten gemäß geforderter Standards aus den verschiedensten Speichermedien entfernt,
2. einen lückenlos nachvollziehbaren Prozess, der die Geräte sicher vom Unternehmensstandort bis zur Löschung in den Räumen des Refurbishers bringt,
3. einen Weg, nicht löschbare Datenträger absolut zuverlässig auszusortieren und zu vernichten. 

Worauf IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte konkret achten sollten, zeigt die Prozesskette des IT-Unternehmens afb social & green IT. Der zertifizierte Refurbisher ist seit mehr als 20 Jahren europaweit am Markt und einer der wenigen autorisierten Microsoft-Refurbisher in Deutschland. Zu seinen Partnern zählen globale Größen wie Siemens, Schaeffler, die Telekom oder Pfizer. afb hat seine Prozesse konsequent mit dem Fokus auf Sicherheit aufgebaut und verbessert sie kontinuierlich weiter. 

IT-Transport mit eigener Logistik

Ein wichtiger Teil ist die Logistik: afb betreibt einen eigenen Fuhrpark mit festangestellten Fahrern. Für den IT-Transport werden abschließbare Rollgitterwagen im Partnerunternehmen mit aussortierten Geräten befüllt. Bei der Abholung verplomben die Fahrer die Wagen und bringen sie in geschlossenen Fahrzeugen mit Hartverkleidung direkt an das Hallentor des afb-Standorts. Dort werden die Wagen sofort hinter einen gesicherten Zugang gebracht. Erst in diesem Sicherheitsbereich öffnen die Mitarbeitenden die nummerierten, verplombten Wagen unter Videoaufzeichnung, markieren jedes Gerät einzeln und erfassen es im digitalen Trackingsystem. So lässt sich ein Gerät von der Abholung bis zum Verkauf lückenlos durch den gesamten Wiederaufbereitungsprozess verfolgen.

Der Refurbisher afb bietet als TÜV-geprüftes und ISO-zertifiziertes IT-Unternehmen alle Sicherheiten rund um die Datenlöschung, unter anderem durch eine eigene Logistik.Bildnachweis: afb Group, Jannik Hammes

International zertifizierte Lösch-Software

Zentrales Element der Datensicherheit ist der Löschvorgang. afb nutzt die nach internationalen Standards anerkannte Software Blancco. Für jeden Datenträger wird ein eigener Datenvernichtungsnachweis ausgestellt. Speicher, bei denen auch nur ein Bruchteil der Daten nicht löschbar ist, werden direkt vor Ort nach regelkonformen Verfahren geschreddert. Zur Absicherung der Prozesskette und zum Nachweis gegenüber seinen Partnern ist afb sowohl TÜV-geprüft als auch ISO-zertifiziert im Qualitätsmanagement (ISO 9001), Umweltmanagement (ISO 14001) sowie im Informationssicherheitsmanagement (ISO/IEC 27001). Zusätzlich ist der IT-Dienstleister staatlich anerkannter Entsorgungsfachbetrieb. 

Ökologisch, sozial und betriebswirtschaftlich sinnvoll

Die Schaeffler-Gruppe aus Herzogenaurach vertraut seit 17 Jahren auf diesen Prozess. Für Schaeffler-CIO Marc Votteler ein Zeichen, dass die Partnerschaft funktioniert: „Die Wiederaufbereitung von IT-Geräten mit afb ist für uns nicht nur eine praktische Lösung, sondern eine unverzichtbare Maßnahme. Denn sie ist ökologisch, sozial und wirtschaftlich sinnvoll.“ Über den ökologischen Impact stellt afb allen Partnern wissenschaftlich fundierte Wirkungsurkunden aus, mit Zahlen zu den abgegebenen Geräten, eingesparten CO₂-Emissionen, Rohstoffen, Wasser, Energie und weiteren Fakten. Als Inklusionsunternehmen, dessen Team fast zur Hälfte aus Menschen mit Beeinträchtigungen besteht, hat afb auch die soziale Wirkung seiner Jobs extern wissenschaftlich bestätigen lassen. Die positiven Effekte der Inklusion am ersten Arbeitsmarkt werden den Partnerunternehmen ebenfalls nachgewiesen. 

Das Fazit: IT-Refurbishing mit einem zuverlässigen Partner ist ebenso sicher wie die Vernichtung der Datenträger. Aber Refurbishing liefert Unternehmen im Gegensatz zum Schreddern nachweislich Mehrwerte. Die verantwortungsvolle Entscheidung für Datenschutz kann damit auch eine verantwortungsvolle Entscheidung für Nachhaltigkeit sein.