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Europa ringt um digitale Unabhängigkeit und viele Unternehmen spüren den wachsenden Druck. Ein oft unterschätzter Baustein liegt im Dokumentenmanagement: genau dort, wo vertrauliche Informationen täglich verwaltet, geschützt und aufbewahrt werden.
Weltpolitische Spannungen, rechtliche Unsicherheiten und technologische Abhängigkeiten rücken das Thema digitale Souveränität zunehmend in den Fokus. Wenn Kontrolle über Datenflüsse fehlt oder Unternehmen sich zu stark auf einzelne Anbieter verlassen, steht schnell mehr auf dem Spiel als nur technische Flexibilität. Letztlich geht es um wirtschaftliche Handlungsfähigkeit und Resilienz.
Laut einer Befragung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) von 2024 messen 55 Prozent der Unternehmen in der Informationswirtschaft der digitalen Souveränität daher eine hohe bis sehr hohe Bedeutung bei. Ein zentrales Instrument auf dem Weg dorthin ist das Dokumentenmanagement (DMS) – insbesondere mit Blick auf Datenhoheit, Sicherheit, Cloud-Strategien, technologische Offenheit und lokale Expertise.
1. Datenhoheit als tragende Säule
Digitale Souveränität beginnt mit der Kontrolle über die eigenen Daten. Die Datenhoheit ist dafür die zentrale Voraussetzung. Sie bestimmt, wer Informationen einsehen, verarbeiten und weitergeben darf und welche Systeme sie nutzen.
Moderne DMS-Lösungen schaffen die notwendige Transparenz und Steuerbarkeit, um Datenhoheit im Unternehmensalltag umzusetzen. Sie bündeln geschäftsrelevante Informationen an einem Ort, erlauben die präzise Vergabe von Zugriffsrechten und protokollieren Änderungen lückenlos und revisionssicher. Besonders Anbieter mit Sitz in der EU bieten dabei ein hohes Maß an Kontrolle und Rechtssicherheit: Sie richten sich nach europäischen Datenschutzprinzipien, ermöglichen lokales Hosting und erfüllen regulatorische Anforderungen wie die DSGVO.
2. Datensicherheit gezielt steuern
Wer Kontrolle über Daten beansprucht, trägt auch die Verantwortung für ihren Schutz. Laut „Corporate Security Report 2024“ des Branchenverbands Bitkom waren bereits 74 Prozent der Unternehmen von Datendiebstahl betroffen. Denn Cyberangriffe, Ransomware-Attacken und gezielter Datendiebstahl gehören längst zum Alltag vieler Großkonzerne, Mittelständler und Dienstleister. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Systeme, die mit sensiblen Informationen arbeiten.
Dokumentenmanagementsysteme, die auf hohe Sicherheitsstandards setzen und sich an europäischen Rechtsvorgaben orientieren, schaffen hier wirksame Abhilfe. Sie schützen vertrauliche Dokumente durch mehrstufige Zugriffskontrollen, durchgängige Verschlüsselung – sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung – und revisionssichere Archivierung. Alle Änderungen und Zugriffe sind lückenlos protokolliert, sodass Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, was mit ihren Daten geschieht.
3. Cloud-Infrastrukturen souverän einsetzen
Cloud-Technologien bilden heute die Basis für flexible IT-Strukturen und datengetriebene Anwendungen. Gleichzeitig bestehen bei vielen Unternehmen Vorbehalte gegenüber internationalen Anbietern, vor allem beim Umgang mit sensiblen Informationen. Gesetze zum staatlichen Datenzugriff wie der US CLOUD Act schaffen Unsicherheit. Europäische DMS-Anbieter setzen hier auf Rechtssicherheit durch Infrastruktur innerhalb der EU und klar definierte Datenschutzstandards.
Hybride Cloud-Strukturen gestatten Unternehmen darüber hinaus, selbst zu entscheiden, welche Informationen lokal verbleiben und welche sie in der Cloud verarbeiten. Sensible Daten lassen sich in der eigenen IT-Infrastruktur speichern, während weniger kritische Inhalte flexibel ausgelagert werden können. Über intelligente Schnittstellen wie Hybrid Connectors greifen Mitarbeitende nahtlos auf beide Umgebungen zu. So entsteht ein ausgewogenes Zusammenspiel aus Sicherheit, Skalierbarkeit und digitaler Souveränität.
4. Vendor-Neutralität sichern
Skalierbarkeit erfordert offene Systeme, die mit wachsenden Anforderungen Schritt halten. Proprietäre Lösungen erscheinen oft bequem, da sie schnell einsatzbereit sind und alles aus einer Hand bieten, schränken langfristig jedoch Flexibilität und unternehmerische Freiheit ein. In einer Zeit, in der Technologien wie KI und Automatisierung rasante Fortschritte machen, wird ein solcher Verlust an technologischer Souveränität schnell zum Innovationshemmnis.
Zukunftsfähige DMS-Lösungen setzen deshalb auf Offenheit. Dank standardisierter Schnittstellen (APIs) lassen sie sich problemlos in bestehende IT-Landschaften integrieren, etwa in ERP-Systeme wie SAP, CRM-Lösungen oder interne Datenbanken. So können Unternehmen neue Technologien wie KI-Modelle oder Automatisierungswerkzeuge flexibel anbinden.
5. Verlässlichkeit durch regionale Expertise
Gerade im Mittelstand zählen nicht nur Funktionalität und Preis, sondern auch Nähe und Vertrauen. Wer digital souverän handeln will, braucht verlässliche Ansprechpartner, idealerweise in derselben Zeitzone, Sprache und Rechtsordnung. So bevorzugen 79 Prozent der Unternehmen in der Informationswirtschaft europäische Anbieter. Denn lokale Partner kennen branchenspezifische Anforderungen und begleiten Projekte mit persönlicher Betreuung und langfristiger Kontinuität.
Fazit
Digitale Souveränität entsteht nicht über Nacht. Unternehmen müssen sie daher strategisch und kontinuierlich aufbauen. Wer heute in transparente, rechtssichere und interoperable Systeme investiert, legt das Fundament für nachhaltige Unabhängigkeit im digitalen Raum. Denn der Anspruch an Kontrolle wächst und damit auch die Bedeutung eines souveränen Dokumentenmanagements.
