Die permanente Datenflut auf die richtige Bahn lenken

SAP-Systeme haben sich längst als zentrale Instrumente zur effizienten Steuerung und Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse etabliert und steigern Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen erheblich.

Allerdings produzieren sie permanent enorme Datenmengen, und diese Datenflut muss bewältigt werden. Strukturierte Archivierungsprozesse sorgen dafür, dass diese Herausforderung gemeistert wird.

Tag für Tag wachsen SAP-Systeme in unzähligen Transaktionen, Belegen, Stammdaten und Dokumenten. Wenn diese Datenflut im Unternehmen ohne klare Struktur immer weiter anschwillt, dann kann es zu Performance-Einbußen, steigenden Infrastrukturkosten und Risiken bei der Einhaltung von Compliance-Regeln und rechtlicher Vorgaben wie der DSGVO kommen. Eine strukturierte Datenarchivierung kann hier gezielt entlasten, wenn sie mit der richtigen Strategie und einem systematischen Vorgehen richtig aufgesetzt wird. Dabei geht es um mehr als um das Verschieben von alten Daten in externe Speicher, technische, fachliche und systemseitige Aspekte spielen eine entscheidende Rolle. In fünf Schritten setzt man die Datenarchivierung richtig auf und lenkt die Datenflut in die richtige Bahn:

1. Mit einem klaren Konzept starten

Eine der größten Fehler ist, SAP-Archivierungsprojekten ohne klares Konzept zu starten und die Archivierung als reines IT-Thema zu sehen, bei dem es hauptsächlich darum geht, Speicherplatz zu sparen. Denn das greift zu kurz. Erfolgreiche Archivierung braucht eine unternehmensweite Strategie, die Geschäftsprozesse, Compliance-Vorgaben und Systemarchitektur einbezieht. Bevor also der erste Archivierungsjob gestartet wird, sollten klare Richtlinien definiert werden: Welche Daten können wann archiviert werden? Welche gesetzlichen Vorgaben sind einzuhalten – Stichpunkt Aufbewahrungsfristen? Wer übernimmt die Verantwortung bei der Umsetzung und Pflege der Archivierungsobjekte? Deshalb ist es wichtig mit einem Konzept zu starten, das die technischen und die fachlichen Aspekte gleichermaßen berücksichtigt, zum Beispiel mit einem Archivierungsleitfaden, der mit den Stakeholdern aus IT, Datenschutz, Finanzen und Fachabteilungen abgestimmt ist.

2. Daten nach Relevanz klassifizieren

Wer alle Daten gleich behandeln, wird ihrer Relevanz nicht gerecht und legt sich bei der Archivierung selbst Steine in den Weg. Denn nicht jedes Datenobjekt ist gleich kritisch. Um das Risiko zu minimieren, dass existenzielle Informationen versehentlich archiviert oder rechtlich relevante Daten dauerhaft im Live-System verbleiben, empfiehlt sich ein datenbasiertes Kategorisierungsmodell. Wichtig ist, die Daten hinsichtlich ihrer geschäftlichen Relevanz, Zugriffshäufigkeit und Compliance-Pflichten zu bewerten. Hier ist es sinnvoll die Fachbereiche aktiv einzubinden, denn sie haben die nötige Expertise, um zu wissen, welche Daten für Berichte, Audits oder zukünftige Prozesse weiterhin gebraucht werden. In der Praxis hat sich ein Klassifizierungsmodell bewährt, das Daten nach Relevanz, Zugriffshäufigkeit und rechtlichen Vorgaben einordnet. Denn geschäftsrelevante Daten mit hoher Audit-Relevanz benötigen einen anderen Archivierungsansatz als veraltete Transaktionen oder Stammdatensätze ohne historische Bedeutung. So lassen sich sinnvolle Aufbewahrungsfristen und Zugriffsbedarfe definieren, die auch in Zukunft tragfähig bleiben.

3. Archivierungsprozesse automatisieren

Auch wenn „Archivierung per Hand“ im ersten Moment nach Kontrolle und Übersicht klingt – das ist in Wahrheit sehr fehleranfällig und ineffizient. Wenn Archivierungsjobs nur sporadisch gestartet, Parameter nicht sauber gepflegt oder wichtige Datenobjekte vergessen werden, kommt es zu Inkonsistenzen, Datenlücken und unnötiger Systemlast. Deshalb können moderne SAP-Systeme Daten automatisiert und regelbasiert archivieren. Dabei ist wichtig, dass die Archivierungsstrategie mit den individuellen Geschäftsprozessen abgestimmt wird und dass die Prozesszyklen regelmäßig durchlaufen werden. Auch hier sind ein zentrales Job-Management und eine klare Dokumentation des Archivierungsplans hilfreich, um den Überblick zu erhalten, auch wenn die verantwortlichen Personen wechseln.

4. Die passende Technologie wählen

Welches ist die passende Archivierungstechnologik? In vielen Unternehmen wird zur Archivierung noch mit dem klassischen SAP-Transformationstool SARA gearbeitet. Das ist ein robustes Werkzeug und eignet sich für die unkomplizierte Archivierung klassischer Objektklassen und archiviert zuverlässig Daten, die zwar nicht mehr aktiv verwendet werden, aus rechtlichen oder betriebswirtschaftlichen Gründen jedoch aufbewahrt werden müssen. Es hat allerdings Grenzen: Denn aktuelle rechtliche Anforderungen wie DSGVO-konforme Löschung, das Lifecycle-Management oder eine systemübergreifende Archivierung lassen sich damit nur schwer abbilden. Hier kommt SAP ILM (Information Lifecycle Management) zum Zug: Mit ILM lassen sich Regeln für die Lebensdauer von Daten definieren und automatisiert umzusetzen – von der Archivierung bis zur Löschung. Besonders bei Migrationen nach SAP S/4HANA ist ILM deshalb häufig die nachhaltigere Wahl, weil es nicht nur archiviert, sondern alte Systeme auch ablösen kann. Deshalb gilt es, für die richtige Wahl des Tools die jeweiligen Unternehmensanforderungen genau zu analysieren: Wenn es um Compliance, Migration oder Langfristaufbewahrung geht, ist ILM meist die bessere Wahl. Für schnelle Entlastung ohne große Investitionen kann SARA aber nach wie vor sinnvoll sein.

5. Verfügbarkeit und Wissen aktuell halten

Technisch gesehen ist die Archivierung oft zügig erledigt. Doch die Herausforderungen zeigen sich meist erst im Alltag. Denn archivierte Daten müssen weiterhin zugänglich bleiben und gefunden werden, ob nun für Prüfungen, Recherchen oder Reports. Wer hier nicht sauber arbeitet, läuft Gefahr, dass archivierte Informationen verloren oder unbrauchbar werden. Deshalb ist es von grundlegender Bedeutung, regelmäßig Stichproben und Integritätsprüfungen durchzuführen. Zudem sollten alle betroffenen Mitarbeitenden in Buchhaltung, Einkauf oder Controlling geschult werden, wie sie auf archivierte Daten zugreifen können. Dieses Wissen sollte ebenso wie die Dokumentation regelmäßig aktualisiert werden. Empfehlenswert ist es, mindestens einmal pro Jahr ein Archivierungsreview durchzuführen und immer wieder aufs Neue zu klären: Funktionieren die Zugriffspfade noch? Stimmen die Aufbewahrungsfristen? Gibt es neue rechtliche Vorgaben?

Fazit

Eine durchdachte Archivierung ist Schlüssel für nachhaltige SAP-Systeme und bietet maßgebliche Vorteile: Sie verbessert die Performance durch leichte, durchsuchbare Systeme, reduziert die Kosten bei Speicher und Betrieb, sorgt für Rechtssicherheit durch strukturierte Aufbewahrung und Löschlogik und erleichtert die Migration bei S/4HANA-Umstellungen. Mit klarer Strategie, gezielter Datenklassifikation, passender Toolauswahl, Automatisierung und integritätsgesichertem Zugang lässt sich der Spagat zwischen Systementlastung, Effizienz und Compliance meistern. 

Autor: Ingmar Schiller, Leitender IT-Architekt bei Convista